忘年会の欠席メールが届いたけれども、どう返信すればいいんだろう?

 
12月に入ると、ほとんどの会社で行われる忘年会。

あなたが幹事であれば、出席の人・欠席の人を把握しておかなければなりません。

そんな中で意外と困るのが、欠席メールを受け取った時に、どんな内容で返信すればよいのかということ。

 
ただ単に「分かりました」だけでは愛想に欠けますし、だからといって返信しないのはマナー的にNGです。

でも、適切な返信内容ってなかなか思い浮かばないですよね^^;

 
忘年会欠席メールへの返信は、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
欠席メールへの返信例文

 
私は過去に忘年会の幹事を担った際、返信に悩んだ状況を経験しました。

忘年会を欠席する書き方に関しては、結構例文が見つかるけれども、「返信」に関しては、ほとんどないんですよね(;_;)

 
その時に求めていたのが、返信の例文と書き方

今回は社内バージョンの例文と、社外バージョンの例文をご紹介していきますね!

書き方のポイントもご紹介しますので、ご安心くださいませ^^

 
まずは、社内の人に向けた返信例文から見ていきましょう!

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【社内】忘年会欠席メールに対しての返信例文

社内向けの返信メールは、簡潔さを意識すること。

欠席の旨を承ったことと、連絡をくれたことへのお礼を端的に述べましょう。

 
どんな内容にすればよいか、例文をご紹介していきますね。
 

件名:Re:忘年会を欠席いたします

 
総務部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
ご連絡をいただきありがとうございます。
 
忘年会を欠席される旨について、承知いたしました。

今回ご一緒できないのは残念ですが、別の機会でご一緒できることを楽しみにしております。
 
よろしくお願いいたします。
 
営業部 山田 一郎

 
例文のように、「別の機会でご一緒できることを楽しみにしております」のような言葉を加えると、前向きに締めることができますよ!

少しでも温かみのある内容で返信したいという場合には、ぜひ使ってみてくださいね^^

 
相手の事情をある程度把握している状況であれば、「度重なる出張お疲れ様です」などの文言を入れるのもアリです。

事情にもよりますが、忘年会に出席できない相手を労るような文言を心掛けるようにしていきましょう!

 
取引先や顧客などの場合は、どうなのでしょうか?

続いて、社外の方への返信の例文を見ていきましょう!

【社外】忘年会欠席メールに対しての返信例文

基本的な内容は、社内と同じで問題ありません。

ただし、社外の方なので、丁寧な言葉遣い敬語の使い方を意識することが大切です。

 
それでは、例文を見ていきましょう!
 

件名:Re:忘年会欠席のご連絡

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
ご丁寧にご連絡をいただきありがとうございます。
 
忘年会を欠席される旨について、承知いたしました。

今回ご一緒できないのはとても残念ですが、またの機会にご縁を賜れますことを楽しみにしております。
 
今後ともよろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
例文のように「ご一緒できないのはとても残念です」などのように、気持ちを表現する一文を入れることをオススメします。

ビジネスマナーを意識し過ぎると、テンプレートっぽくなってしまうので^^;

こういう細かいな気遣いが大切ですよ!

 
気持ちを表現する文章を一言入れるだけでも、事務的な文章から脱却することができます。

メールを受け取った相手に、流し読みをさせない工夫をしていきましょう。

 
ここまで社内向けと社外向けの例文をご紹介してきました。

もしかすると、「どんな文章を書けばいいのか、なんとなく分かった気がするけど、まだ不安…」という状況かもしれません。

もしもあなたが少しでも、このような状況であれば、次の見出しも読み進めてくださいね^^

 
多くの人が見落としがちなことに関しても、お伝えしていきます。

返信の際に特に大事なポイントをまとめました!

 
次の見出しで、詳しく見ていきましょう。

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返信の際に意識すべき3つのポイント

忘年会への欠席メールに対して返信する際には、どんなことを意識すべきでしょうか?

 
特に大事なポイントが次の3つ。

それが・・・

  • 連絡をくれたことへのお礼を述べる
  • 欠席を承諾した旨を入れる
  • 相手の状況を理解してあげる

返信の際には、これらのポイントから外れていないか今一度確認してみましょうね^^

それぞれについて、詳しくお伝えしていきます!
 

① 連絡をくれたことへのお礼を述べる

メールの最初には、必ず連絡をくれた事へのお礼をしましょう。

 
欠席という連絡ではあれども、連絡をくれたことに対する感謝の気持ちを述べるのがマナー。

  • ご連絡をいただきありがとうございます
  • ご連絡をいただき感謝申し上げます

のような文章ですね。

 
社外の方の場合には、文頭に「ご丁寧に」や「早々に」などを加えると、より丁寧な一文となりますよ^^
 

② 欠席を承諾した旨を入れる

ただ単に「承知しました」という文言だけでは、何に対してのことか、はっきりしない場合があります。

確認の意味も込めて、欠席を承諾しましたという旨の文言は必ず加えるようにしてくださいね。

 
あなた自身にとっても、「出席だと思って勘違いしていた…」ということを防ぐメリットもありますよ。

そのため、お互いにとって勘違いがないための確認という意味でも、非常に大事です!
 

③ 相手の状況を理解してあげる

欠席の連絡をしてきた相手は、大なり小なりこちらに対して、申し訳ないという気持ちがあるはずです。

そのため、欠席の事情を理解して、返信を受け取った相手の気持ちを軽くする意識が大切。

 
例文のように、「今回ご一緒できないのは残念だけれども、またの機会によろしく」という内容を入れるのがオススメ。

こう言われて嫌な思いをする人はいないでしょう^^

 
事務的な冷たい返信になることを避けることができるので、ぜひ実践してみてくださいね!

まとめ

忘年会の欠席メールへの返信について、振り返っておきましょう。

<欠席メールへの返信のポイント>
① 連絡をくれた事へのお礼を述べる
② 欠席を承諾した旨を入れる
③ 相手の状況を理解してあげる

 
忘年会を欠席する理由には、仕事・プライベート・体調不良など様々な理由があります。

相手の事情には踏み込みすぎることなく、状況を理解するようにしましょう。

 
私が忘年会の幹事をした際には、この3つのポイントを盛り込んで返信しました。

すると、

  • お気遣いいただきありがとうございます
  • 今度別の飲み会のときにはよろしく

などの返信をもらったり、後日声をかけてもらえました^^

やはり形式的な返信ではなく、相手の気持ちを考えて一言プラスすることが大事なんだなとおもいましたね!

 
ぜひあなたもこの3つのポイントを意識して、相手に形式的と思わせないような内容で返信するよう心掛けていきましょう!

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