担当者変更のメールを社外の方へ送る場合は、どんな内容にすればいいんだろう?

 
担当者が変更になる場合は、早めに連絡をしなければなりません。

連絡が遅くなったり、連絡がきちんとされなければ、引き継ぎに影響が出てしまいます。

そうなれば、取引先やお客さんとの関係が悪化する可能性も(;_;)

 
そんなことにならないよう、担当者が代わる旨をきちんと連絡することが大切です。

この状況で悩んでしまうのが、メールの内容。

 
担当変更挨拶メールは、どんな内容で送ればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが、取引先やお客様へ送る場合の例文

あなたが状況別にカスタマイズできるよう、2つのパターンでお伝えしていきますね!

それが・・・

  • 前任者が送る場合の例文
  • 後任者が送る場合の例文

 
一般的には、前任者が「後任は〇〇です」といったように紹介して引き継ぎますね。

しかし、不測の事態などが起きて、後任者が担当変更の旨を送る場合も考えられます。

 
そのため、両方のパターンについて、頭に入れておいてくださいね^^

 
まずは、前任者が担当変更の挨拶メールを送る場合から見ていきましょう!

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担当変更の挨拶メールを前任者が送る場合の例文

担当が変更になる際、通常は今までお世話になったことへのお礼も述べるでしょう。

そのため、前任者が担当変更の旨を伝えるのが基本的。

 
具体的には・・・
今までお世話になりました ⇒ 後任の〇〇に引き継ぎます

このような流れで、文章を構成してくださいね。

 
以上のことを踏まえて、例文を見ていきましょう。
 

件名:担当者変更のご挨拶(株式会社ビジマナねっと 山田)
 

〇〇株式会社
営業部 課長
〇〇 〇〇 様
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
本日は、担当者変更のお知らせのため、ご連絡いたしました。
 
私はこの度、4月1日付で大阪支店へ転勤することになりました。

〇〇様には今まで大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
 
後任として鈴木が担当させていただきます。

鈴木は入社以来7年間大阪支店で営業職を担当しており、相手との関係性を大切にする社員です。
 
本来であれば、直接ご挨拶をすべきところですが、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。

今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
担当が変更になるにあたり、変更の理由を述べるようにしましょう。

理由もなく担当変更となると、相手に疑問や不信感を抱かせる要因となってしまいます。

 
詳細な内容を述べる必要はありませんが、転勤・異動・退職・産休といった理由を明記しておきましょうね。

いずれかの事情によって担当者が変わる事を、伝えることが大切ですよ!

 
前任者が担当変更の挨拶メールを送る場合には、意識すべきポイントがあります。

ただ、やみくもに担当変更の旨だけを書くのは、オススメできません・・。

 
ポイントを押さえたメールでスムーズに引き継ぎを行うためにも、ぜひ頭に入れておきましょう。

次の見出しで詳しくお伝えしていきますね!

前任者が送る場合のポイント

前任者として担当変更の挨拶メールを送る時は、以下のポイントを意識しましょう。

それが・・・

  • 今までお世話になったお礼を述べる
  • 後任者の情報を盛り込む

それぞれについてお伝えしていきますね!
 

今までお世話になったお礼を述べる

メールを送る取引先やお客様などには、これまで色々とお世話になったことでしょう。

感謝の気持ちを込めて今までのお礼をすることが大切!

 
また、担当は代わりますが、担当者間での付き合いは続いていきますね。

お礼を述べて、次の担当に気持ちよくバトンタッチをするという意識を持っておきましょう!

 

後任者の情報を盛り込む

後任者がどんな人なのかの情報について、簡単に盛り込みましょう。

  • 入社してからの年数
  • 今までどんな仕事をしていたか

などの情報があるとよいですね。
 
社外の相手を安心させる内容で記載する意識が大切。

マイナスイメージなことは、書かないほうが無難ですよ^^;

 
ちなみに、後任者がメールを送る場合はどうなのでしょうか?

初めての相手にメールを送る場合が多いでしょうから、不安が大きいですね^^;

 
どんな内容にするのか、頭に入れておきましょう!

次の見出しでは、後任者が送る場合の例文についてお伝えしていきます。

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担当変更の挨拶メールを後任者が送る場合の例文

後任者(新担当)が送る場合には、内容に一層気を配る必要があります。

先程も述べたように、基本的に担当変更のメールは、今までやり取りをしていた前任者が送るのが基本なので。

 
しかし、やむを得ない事情や状況に応じて後任者(新担当)が担当変更の旨のメールを送る場合もあります。

担当があなたへ変更になる旨が、しっかりと伝わるような内容で作成しましょう!

 
それでは、例文をご紹介していきます。
 

件名:新任のご挨拶(株式会社ビジマナねっと 山田)

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田と申します。
 
この度、貴社を担当しておりました鈴木が退職したため、新任として山田が担当させていただくことになりました。
 
本来であれば、前任の鈴木からご報告とご挨拶をすべきところ、後任である私からのご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
 
私は入社して6年目の社員であり、今まで営業職に携わっておりました。

長期的な視点で相手のためになる提案を心掛けて、仕事をしております。

至らぬ点もあるかと存じますが、いち早く貴社のお役に立てるよう努めて参ります。
 
後日改めてご挨拶に伺わせていただきますが、まずは取り急ぎメールにてご挨拶とご連絡をさせていただきました。

よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
「あなたは誰?」ということにならないよう、自己紹介担当が変更になる旨をしっかりと入れることが大切。

また、前任者が挨拶できていなかった失礼をお詫びする文言も入れてくださいね。

 
そして、直接挨拶をしますという旨を入れることを推奨します。

お互いに面識がない、もしくは薄い場合がほとんどでしょう。

メールだけではなく、「後日挨拶に伺います」という文言を入れるのがマナーとして大切なので、ぜひ意識してくださいね!

 
後任者が担当変更の挨拶メールを送る場合にも、意識すべきポイントがあります。

 
ただ単に「これからよろしくお願いします」というわけではないので、ぜひ頭に入れておきましょう。

次の見出しで詳しくお伝えしていきますね!

後任者が送る場合のポイント

後任者として担当変更の挨拶メールを送る時は、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

それが・・・

  • 前任者から代わった理由を述べる
  • 自己紹介をいつもより丁寧にする

それぞれについて、見ていきましょう!
 

前任者から代わった理由を述べる

どうして担当が代わったのか、相手は非常に気になるところ。

相手からしてみれば、いきなり知らない人から担当者交代の連絡が来たわけなので^^;

 
そのため、前任者からあなたに代わった理由を述べることを忘れないようにしましょう。

シンプルで構わないので、急な異動や退職・休職など理由を伝えることが大切です。
 

自己紹介をいつもより丁寧にする

担当者が突然代わったことで、相手は不安を感じることでしょう。

あなたは、その不安を少しでも解消させる意識が大切。

 
そのため、ただ名前だけの自己紹介ではなく、プラスアルファを加えましょう。

簡単な経歴や携わった仕事の内容を伝えること。

顔が見えないので、あなたの情報を少しでも開示してくださいね^^

 
以上のポイントをしっかり押さえて、挨拶メールの内容を作成してみましょう!

まとめ

担当変更の挨拶メールについて、振り返っておきましょう。

<前任者が送る挨拶メールのポイント>
① 今までお世話になったお礼を述べる
② 後任者の情報を盛り込む

<後任者が送る挨拶メールのポイント>
① 前任者から代わった理由を述べる
② 自己紹介をいつもより丁寧にする

 
担当変更の挨拶メールは、前任者から送るのが一般的

今までお世話になりました。今後は後任の〇〇が担当します。」という流れです。

そうすることによって、スムーズに引き継ぐことができます!

 
しかし、諸事情によっては、新たな担当である後任者が送る場合も。

急な異動や退職・休職など、理由を述べて担当が変更になる旨を伝えましょう。

ビジネスマナーを意識した内容を心掛けてくださいね!

 
どちらの場合も大切なのは、担当者が変わることによって、社外の担当者に心配や不安をかけさせないこと

丁寧な内容で、社外の相手とよりよい関係を築いていきましょう!

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