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取引先の担当者へ初めてメールを送る場合には、どんな内容にすればいいんだろう?

 
今までやり取りをしている方であれば、メールを送るのにそれほど悩まないですね。

しかし、初めての方に送る場合には、手が止まってしまうかもしれません。

そう、送る文面をどうしようかということ^^;

 
取引先の方へ初めてメールを送る場合には、失礼な内容ではいけませんね。

ビジネスマナーを守った内容で送ることが大切です!

 
取引先初めてメール挨拶をする場合には、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回は、3パターンの状況における例文をご紹介していきます!

具体的には・・・

  • 紹介を受けて初めてメールを送る場合
  • 引き継ぎ後に初めてメールを送る場合
  • 名刺交換後に初めてメールを送る場合

 
今でこそ慣れましたが、私も社会人3年目あたりまでは、初めての方に送る場合には結構緊張していました・・。

相手に失礼のないようにと意識していたので。

最初で躓くと、今後の関係構築が難しくなりますからね^^;

 
最初の印象が今後の取引に影響する可能性が高いので、よいスタートを切ることが重要。

そのためにも、ビジネスマナーを踏まえたメールを送るようにしていきましょう!

 
まずは、紹介を受けて初めてメールを送る場合について、お伝えしていきますね。

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紹介を受けて初めてメールを送る場合の例文

日頃お付き合いのある方から紹介を受けて、初めてメールを送るという場合ですね。
 

この場合につい考えてしまいがちなのが、「失礼な文面で送ってしまい、紹介者をガッカリさせたらどうしよう…」ということ。

そう思うと、どうしても肩に力が入りがち^^;

 
そうならないよう、きちんとポイントを押さえたメールを送ることが大事。

今度取引先の方と関係を構築していくためにも、例文を頭に入れておきましょう。
 

件名:××商品のご紹介につきまして(株式会社ビジマナねっと 山田)

 
株式会社〇〇
営業部
〇〇 〇〇 様
 
はじめまして。

株式会社ビジマナねっとの山田と申します。
 
△△株式会社の田中様からのご紹介で、ご連絡をさせていただきました。
 
現在弊社では、××という商品をご紹介しており、多くの方から高い評価をいただいております。

△△株式会社の田中様からもお褒めいただき、是非御社にご紹介したいということで私に連絡がありました。
 
もしご興味をお持ちいただけましたら、詳しくご説明させていただきたいと考えております。

よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
紹介を受けて連絡をする場合には、誰からの紹介でメールを送っているかを述べること。

誰からの紹介なのかが書いていなければ、相手は不安な気持ちになってしまうでしょう^^;

紹介してくれた方の会社名と名前を記載することによって、相手へ安心感を与えることができます!

 
また、メールを送ることになった経緯と用件を書きましょう。

ダラダラと長い文章は、相手の時間を無駄にさせることになります。

必要事項をなるべくシンプルにまとめることが大切です!

 
ちなみに、前任者から引き継ぎでメールを送る場合は、どんな内容にすればよいのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう!

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引き継ぎ後に初めてメールを送る場合の例文

前任者に代わって取引先を担当することになれば、あなたがメールを送る場面がありますね。

その場合の流れとしては、「後任の〇〇です ⇒ これからよろしくお願いします」のようにしましょう。

 
前任者の方がよかったと言われないよう、最初のメールは特に大事にすること!

それでは、例文を見ていきましょう。
 

件名:新任のご挨拶(株式会社ビジマナねっと 山田)
 

株式会社〇〇
営業部
〇〇 〇〇 様
 
はじめまして。

株式会社ビジマナねっとの山田と申します。
 
本日は新任のご挨拶のため、ご連絡いたしました。
 
これまで御社を担当しておりました△△に代わり、今後は私が後任として担当させていただくことになりました。

御社のお役に立つことができるよう、誠心誠意努めますので、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
 
近日中にご挨拶に伺いたいと存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
最も大事なのが、これからあなたが担当になる旨を伝えること。

前任に代わり、あなたが後任となることを文章に盛り込みましょう。

 
そして、近いうちに挨拶に伺いたいという旨を述べた方がよいです。

本来は直接挨拶をするのが、一般的なマナー。

例文のように、「近々訪問する予定であるが、まずはメールでのご挨拶」といった形式にしましょう!

 
最後に、名刺交換をした相手に初めてメールを送る場合についてお伝えしていきますね!

名刺交換をして面識はあるが、メールを送るのは初めてという状況です。

 
次の見出しで詳しく見ていきましょう!

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名刺交換後に初めてメールを送る場合の例文

名刺交換をした後に、メールを送る場合です。

一度会っているので、今までご紹介した2つのパターンよりも、送りやすいかもしれません^^

 
メールを送る流れとしては、「先程はありがとうございました ⇒ これからよろしくお願いします」のようにしましょう。

それでは、例文をご紹介しますね。

 

件名:本日はありがとうございました(株式会社ビジマナねっと 山田)
 

株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
 
突然のご連絡失礼いたします。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
先程はご挨拶をさせていただき、ありがとうございました。

今度お会いする機会に、是非〇〇に関するお話を聞かせていただけると幸いです。
 
今後ともよろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
直接会って名刺交換をしているので、特別な用件がない限り、長々と内容を記載する必要はありません。

これから関係を築いていきたいという意識で、メールを送るようにしてくださいね!

 
ただし、挨拶だけの内容であれば、その場限りで終わってしまう可能性もあります。

そのため、例文のように興味を持ったこと・気になっていることについて聞きたいという旨を入れましょう。

話を聞かせてくださいというスタンスだと、相手に断られる可能性が低いですよ!

 
自分からの提案だと、相手が興味を持っていない場合、押し付けになってしまうので・・。

ぜひ意識してみてくださいね^^

まとめ

取引先へ初めてのメールについて、振り返っておきましょう。

<初めてのメールを送るポイント>
① 内容を推測できる件名にする
② メールを送った経緯を述べる
③ これから関係を築いていきたい旨を示す

 
件名はメールを開く前に見ることができる重要な要素。

どこの誰から来たのかわからないようなメールは、開くときに不安が生じてしまいます。

どんな内容で誰からのメールなのかを件名に記載すると、初めての相手の不安を軽減できますよ^^

 
本文では、メールを送った経緯を述べましょう。

「~という理由でご連絡いたしました」というような内容です。

一度も会ったことがない相手の場合には、必ず入れてくださいね。

 
そして、メールを送るということは、これから関係を築いていきたいという思いがあるはず。

「これからよろしくお願いします」といった旨の文言を入れるようにしましょう!

 
相手がメールを受け取った時に、どう感じるかを考えながら、丁寧な内容で送るようにしてくださいね^^

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