取引先の担当の方とも親しくなり、仕事のやり取りがしやすくなってきた!

そんな時に社外の方から、担当者変更のお知らせメールが来ると、ショックを受けますよね^^;

 
でもそれは組織で働く限り、避けては通れない事象。

担当者変更に関するメールを受け取ったら、「え!困る…」などの気持ちが出ると思いますが、まずは返信を考えましょう。

で、困るのが返信の内容

 
担当者変更メールへの返信は、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが、今までのお礼を丁寧に伝える例文

具体的な担当者変更の事例として・・・

  • 異動の場合の返信
  • 退職の場合の返信
  • 産休の場合の返信

 
私は全ての場合の事例で、社外の方からメールを受けとった経験があります。

いずれも「今までありがとうございました」という旨で送りますが、それだけだといかにもテンプレートっぽくなってしまいます^^;

周りの人と同じような文章にならないよう、ちょっとした工夫が必要

 
担当者変更には様々な理由がありますが、今回はどの会社でもありがちな異動・退職・産休の3パターンを紹介します。

例文に加えてポイントもお伝えしますので、ぜひ意識をしてみてくださいね^^

 
まずは、異動によって担当者が変わる場合の返信内容から見ていきましょう!

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異動で担当者が変更になる場合の返信の例文

異動で担当が変わる場合、ご縁が完全に切れるということではないですね。

 
今後もお付き合いが続いていく可能性があることを頭に入れておきましょう。

これまでのお礼今後の活躍を祈る気持ちをあなたらしいメッセージで伝えてくださいね!

 
それでは例文を見ていきましょう。
 

件名:Re:異動のご挨拶
 
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
ご多忙のところ、異動のご連絡をいただきありがとうございました。
 
〇〇様が弊社の担当をして下さったことで、仕事がスムーズに進み、私自身大変勉強になりました。

特に▲▲の商品企画の際に、〇〇様の発想力に感嘆したことが、つい最近のように思い出されます。
 
新しい部署に異動されましても、益々のご活躍お祈りしております。

貴社とはお付き合いが多岐に渡りますので、別件でお世話になる事もあると思いますので、その際はよろしくお願い申し上げます。
 
今まで本当にありがとうございました。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
件名は先方から届いたメールに返信する形で、「Re:」のまま返信しましょう。

そうすることによって、相手は返信メールであることが分かるので。

 
会社が変わるわけではないので、今後も何らかしら関わる可能性があります。

不明な点が出てくれば、問い合わせをする可能性がありますからね。

そのため、今後も関係が続く印象の終わり方にすることをオススメします!
 

異動の場合は「関係が続くイメージ」ですが、退職の場合はどうでしょうか?

次の見出しでは、退職で担当者が代わる場合の返信について見ていきましょう!

退職で担当者が変更になる場合の返信の例文

退職で担当者が変更になる場合は、退職の挨拶としてメールが届くことが多いと思います。

 
同業他社でなければ、今後仕事で関わる機会は基本的にないでしょう。

そのため、今までお世話になったお礼をしっかりと述べることが大切。

 
それでは例文を見ていきましょう!
 

件名:Re:退職のご挨拶

 
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
ご多忙の中、退職のご挨拶を賜りありがとうございました。
 
先日の打ち合わせの際に、退職の件はお聞きしておりましたが、現実に迫って正直寂しい気持ちです。
 
〇〇様には多くの面で助けていただき、心より感謝申し上げます。

特に△△プロジェクトの際、ご同行いただいて商品の販売が成功したことが、非常に嬉しかったです。
 
ご紹介いただいた後任の△△様と共に、今まで〇〇様と築いた貴社との良い関係性を発展させていければと思っております。

一緒にお仕事ができなくなるのは寂しいですが、今後のご活躍をお祈りいたします。
 
今まで本当にありがとうございました。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
退職後の進路について、先方から次の職場の情報などあれば、それにまつわる応援のメッセージもよいでしょう。

しかし、そのような話がなければ、今後の具体的な話は触れないほうが無難。

個人的な情報に関わってきますからね^^;

 
そのため、今後の活躍を応援していると、ざっくりと伝えることをオススメします。

前向きな言葉で締めるようにしてくださいね!

 
さて最後は、産休が理由である場合です。

20代・30代の女性からは、産休によって担当者が変更になることが割とあると思います。

 
次の見出しで詳しく見ていきましょう!

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産休で担当者が変更になる場合の返信の例文

産休を取る方は、妊娠したことへの喜びの気持ちがあるのはもちろんですが、不安も大きいもの。

 
「迷惑をかけてしまわないだろうか?」「きちんと復帰できるだろうか?」などの気持ちを抱えることが多いです。

そういった気持ちに対して、配慮も込めた内容にするといいですね^^;

 
それでは例文を見てみましょう!
 

件名:Re:産休のご挨拶
 

株式会社〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
この度は、ご懐妊誠におめでとうございます。

お休み中の業務につきましては、ご連絡いただいた後任の△△様と進めてまいります。
 
〇〇様からは学ぶべきことが多くあったため、大変感謝しております。

商品××での打ち合わせの際、私のミスをフォローしていただいたことは、つい最近のことのように感じております。
 
また一緒にお仕事ができることを楽しみにしています。

お体にお気をつけてお過ごしくださいませ。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
また一緒に仕事がしたいと思っている」という好意的な気持ちを書くことをオススメ。

こう言われて、嫌な気持ちになる人はいないはずなので^^

復帰した際には、再び一緒に仕事をする可能性が十分あることを頭に入れておきましょう。

 
また、体のことを気遣う文言を入れることがオススメ。

産休に入る時期というのは、つわりや体調不良などが起きやすいので、相手への配慮も気持ちがあるとよいですね!

 
さて、ここまで3つのパターンの例文を紹介してきました。

担当者変更への返信メールでは、気を付けるべきポイントがあります。

 
返信の際に特に意識すべきポイントが3つ

これらが入っていないと、マナーを外したり、いかにもありがちな内容となってしまいます・・。

 
そうならないよう、次の見出しのことも頭に入れておきましょう!

担当者変更への返信メールで意識すべき3つのポイント

担当者変更への返信メールでは、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

 
特に大事なのが次の3つ。

それが・・・

  • 連絡をくれたことへのお礼を述べる
  • 今までお世話になったことへのお礼を述べる
  • 思い出に残っているエピソードを盛り込む

それぞれについて見ていきましょう!
 

連絡をくれたことへのお礼を述べる

担当者が変更になるということは、後任者への引き継ぎなどで忙しいはず。

そんな中、連絡をくれた行為に対してのお礼を述べましょう。

 
特に、一斉送信ではなく、あなた個人に連絡をしてくれた場合には、丁寧に返信をすることが大切。

個人に連絡をくれるのは、ある程度関係が出来ていたことを意味するので^^
 

今までお世話になったことへのお礼を述べる

今まで様々な面でお世話になったことでしょう。

そのため、協力してやった仕事・助けてもらった仕事などに対して、感謝の気持ちをしっかりと伝えること。

 
具体的にお世話になった内容があれば、それを盛り込むと相手に気持ちが伝わりやすいですよ!

ぜひ意識してみてくださいね^^
 

思い出に残っているエピソードを盛り込む

一緒に仕事をしていれば、何らかしら印象深かった思い出があるでしょう。

時には飲み会などで、個人的な話があったかもしれません。

 
テンプレートのようなありきたりな内容で返信をすると、相手に読み流される可能性が高くなります。

つまり、形式的な文面では、社交辞令のように受け取られてしまうということ^^;

失敗談・苦労話・成功談など相手と共有できる話題を盛り込むことによって、思いが伝わりやすくなりますよ!

まとめ

担当者変更メールへの返信について、振り返っておきましょう。

<担当者変更メールへ返信する際のポイント>
① 連絡をくれたことへのお礼を述べる
② 今までお世話になったことへのお礼を述べる
③ 思い出に残っているエピソードを盛り込む

 
担当者が変更になるということは、相手は忙しい時期であるはず。

引き継ぎや新しい環境に向けての準備などがある中で、あなたに連絡をくれたわけです。

その行為に対して、まずはお礼を述べましょう。

 
また、今までの仕事でのお礼を伝えることによって、相手は「達成感」や「安堵の気持ち」を感じてくれるかもしれません。

返信を受け取る社外の方が、あなたと一緒に仕事ができてよかったと思ってもらえるよう、丁寧にメールの内容を考えてくださいね!

 
異動・退職・産休のいずれの場合においても、相手の気持ちを考えた内容が大切。

思い出に残ったエピソードを盛り込み、あなたオリジナルの返信を目指していきましょう!

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