当日に面接の辞退をしようと思っているけど、メールと電話どっちがいいんだろう?

 
転職活動をしていると、このような窮地に追い込まれることがあると思います。

例えば・・・

  • 他の会社から内定の連絡が来た
  • 他の会社との選考日程が被った
  • 突発的な仕事の予定が入った

上記のような状況になると、当日に面接を辞退せざるを得ない場合も・・。

 
そこで悩みがちなのが、連絡手段のこと

転職面接辞退当日にする場合には、メールと電話のどちらにすべきなのでしょうか?

そこでお伝えするのが・・・
適切な連絡手段と方法

連絡手段を誤ると、相手に大きな迷惑をかける可能性があります。

そんなことにならないよう、適切な方法で辞退の旨を伝えましょう!

 
また、メールなのか電話なのかの答えに加えて、どんな内容で伝えればよいのかの流れもお伝えしていきます。

スムーズに断りを入れるためにも、ぜひ参考にしてくださいね^^;

 
それでは早速、メールにすべきか電話にすべきかを見ていきましょう。

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当日の面接辞退はメール?電話?

当日に面接を辞退する場合には、どの手段が適切なのでしょうか?

その答えは・・・
電話
 
どういう事情であれ、転職の面接辞退の連絡が当日になってしまった場合には、必ず電話にしてください。

たとえ、今までの選考に関するやり取りの連絡手段がメールだったとしてもです。

 
電話にすべき理由は、相手にその場で伝えることができるから。

メールだと、面接当日に人事担当者がすぐにメールのチェックをできない可能性があります。

 
そうすると、辞退の旨が伝わりませんよね^^;

当日の辞退はただでさえ緊急なことなのに、すぐに相手に伝わらないとなると、さらに迷惑がかかってしまいます。

そのため、面接を辞退すると決めた時点で、速やかに誠意をもって電話で伝えましょう。

 

電話をして担当者が不在でも、代理の方に伝言をして辞退の意思が担当者に伝わるようにしてください。

連絡をしないという無断キャンセルは、ビジネスマナー上で絶対にNG!

たとえ、面接時間直前であったとしても、必ず連絡を入れてくださいね。

 
電話で当日の面接を辞退するのは、すごく緊張するかもしれません。

怒鳴られたらどうしよう、受け入れてくれなかったらどうしようということを思ってしまいますよね(;_;)

 
そこで、ビジネスマナーを踏まえた流れをご紹介します。

次の見出しで、転職面接を辞退する際の電話での問答を見ていきましょう!

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電話で転職面接を辞退する場合の流れ

電話で「断り」の意思を伝えるのが得意、という人はなかなかいませんよね^^;

誰もが緊張しますし、憂鬱な気分になると思います。

 
ですが、実は採用担当者からすれば、辞退の連絡を受けることはよくあることです。

そのため、変に気負うことは必要ありません。

申し訳ないという気持ちでお詫びをして、辞退の旨を伝えましょう。

 
それでは、実際の電話での問答をご紹介しますね!
 

あなたあなた

お世話になっております。

本日14時から採用面接のお約束をしている山田と申します。

人事部の〇〇様はいらっしゃいますか?

電話の相手電話の相手

お電話代わりました。

人事部の〇〇です。

あなたあなた

お世話になっております。

本日14時から採用面接のお約束をしている山田と申します。

先日は貴社の採用情報を詳細にご教示くださり、ありがとうございました。

誠に勝手ではございますが、一身上の都合により、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

当日のご連絡でご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ございません。

電話の相手電話の相手

そうですか、残念ですが承知しました。

あなたあなた

この度は誠に申し訳ございません。

それでは、失礼いたします。

電話をかける際のポイント

当日に面接辞退を電話で伝える際に、特に大事なポイントが、次の3つ。

それは・・

  1. 落ち着いてハキハキ話す
  2. 名前と面接の時間を伝える
  3. 迷惑を掛けたお詫びを伝える

 
面接の辞退という話す内容がネガティブであるため、つい委縮してしまいがち^^;

ですが、それだと声が小さくなり、相手に聞こえにくい可能性があります。

そのため、はっきりと話す意識で、慌てずゆっくりと話しましょう!

 
電話の最初には、名前と面接時間の情報は必ず伝えること。

会社側がすぐにあなたであることを理解し、他の応募者と区別することができるからです。

 
そして、当日の連絡なので、早めに連絡するよりも企業側に迷惑が多くかかります。

面接官の方々のスケジュールにも影響してきますからね^^;

そのため、直前の連絡で迷惑を掛けて申し訳ない、という旨をしっかりとお詫びしましょう。

 
以上のような流れで、当日の面接を辞退をしてくださいね。

ただし、中には「理由を知りたい」と言われることもあります。

 
そんな場合には、どう答えればよいのでしょうか?

次の見出しで、辞退の理由を聞かれた時の対処法を見ていきましょう!

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辞退の理由を聞かれた場合の対処法

辞退の旨を連絡をすると、「まぁ仕方がない…」と考える採用担当者が多いです。

そのため、基本的に具体的な理由を伝える必要はありません。

 
しかし、辞退の理由を聞かれてしまったら、あなたはドキッとしてしまいますね^^;

そんな状況で答える理由も、用意しておきましょう。

 

無難に切り抜けやすい理由が…

  • 他社から内定が出た
  • 他の企業で自分の力を試したい

他社を絡めた理由にすると、その後は突っ込んで聞かれる可能性が低いので、ぜひ使ってみてくださいね^^

 
実際、どんな風に話せばよいのか、電話での問答例を見ていきましょう!

辞退の理由を聞かれた場合の流れ

電話の相手電話の相手

差し支えがなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますか?

あなたあなた

実は別の企業から内定をいただきました。

自分の適性を考えた結果、そちらの企業へ入社することにいたしました。

電話の相手電話の相手

そうでしたか。

今回はご縁がなかったということで仕方ありませんね。

あなたあなた

ご理解いただきありがとうございます。

この度は誠に申し訳ございません。

それでは、失礼いたします。

 
断る口実として、身内の不幸や体調不良を理由にすればよいのでは、と思うかもしれません。

その場合に注意したいのが、先方から日程変更を提案される可能性があること。

 
面接を辞退の電話をしているということは、もうその会社に転職する意思はないでしょう。

そこで日程の提案をされると、非常に困ってしまいますね^^;

そのため、身内の不幸や体調不良といった理由を述べるのはオススメしません。

 
先程ご紹介した、他社を絡めた理由にしましょう。

そうすると、よほどのことがない限り、それ以上は突っ込んでこないので。

 
理由を聞かれた場合のことも頭に入れて、転職面接の辞退の申し出を伝えるようにしましょう!

まとめ

当日に転職面接の辞退をする場合について、振り返っておきましょう。

<当日に転職面接を辞退する際の手段>
電話で辞退の旨を伝えること

 
電話にすべきなのは、その場で面接辞退の旨を伝えることができるからです。

メールであれば、相手のタイミング次第では、見てもらえない可能性があります。

当日の辞退なのに、メールに気付かれないというのはマズいですね…。

 
そのため、メールではなく、電話で伝える必要があるのです。

最悪の場合、ドタキャンということにもなりかねないので要注意!

 
そして、理由を聞かれたときには、突っ込んで聞かれないような理由を意識しましょう。

そのためには、他社のことを絡めた内容がオススメ^^

「他者から内定が出た」「他社で自分の力を試したい」などの理由ですね。

 
ご紹介した電話での問答を参考にして、上手に転職面接の辞退の旨を伝えるようにしましょう!

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