飲み会欠席の連絡に対しては、どう返信すればいいんだろう?

 
あなたが飲み会の幹事で、欠席のメールを受けた場合に、こんなことで悩んでしまうかもしれません。

飲み会を欠席する側のテンプレートであれば結構あります。

しかし、返信する側は中々ないので、困ってしまうところ^^;

 
「ご連絡ありがとうございます。」だけでは、形式的すぎて物寂しいです。

かといって、返信しないのは印象がよくありませんね。

 
飲み会欠席メールへの返信は、どんな内容にすればよいのでしょうか?

 
そこで今回お伝えするのが、幹事から丁寧に返信する例文

ただし、状況によって返信内容が変わるため、2パターンでご紹介していきます。

それが・・・

  • 欠席メールに対する返信(基本パターン)
  • 当日の欠席メールに対する返信

 
私は飲み会の幹事を度々やっているので、この2パターンを使い分けています。

形式的な返信にならないよう、一工夫加えることを意識しているため、良く思ってもらえますよ^^

 
状況に合わせて、この2パターンを使い分けていきましょうね!

まずは、返信の基本パターンからお伝えしていきます。

スポンサードリンク

飲み会欠席メールに対する返信の例文

連絡をくれた相手は、仕事やプライベートなどの予定が入ってしまい、飲み会を欠席しなければならないという状況でしょう。

 
相手からわざわざ欠席の連絡をくれたわけですから、ありがたいことですよね^^

そのため、欠席連絡への返信は、連絡をくれたことへのお礼から述べましょう。

 
それでは例文をご紹介します。

 

件名:Re:懇親会欠席のご連絡

 
技術部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
お忙しいところ、ご連絡をいただきありがとうございます。

懇親会欠席の件、承知いたしました。

今回は残念ですが、また別の機会でご一緒できることを楽しみにしております。
 
よろしくお願いいたします。
 
営業部
山田 一郎

 
件名は変えずに、Re:が付いた状態で返信しましょう。

そうすると、相手が件名を見た際に、自分が送ったメールに対する返信だと分かります!

 
ちなみに、当日にキャンセルの連絡が来る可能性もあります。

その場合には、どんな返信をすればよいのでしょうか?

 
次の見出しでご紹介していきますね!

スポンサードリンク

当日の飲み会欠席メールに対する返信の例文

体調不良などが原因で、当日に欠席の連絡が来る場合もあります。

 
急な連絡ですが、「当日に連絡するなんて酷い!」とは思わないように(笑)

連絡をしてくれたわけなので、まずはそのことに感謝をしてくださいね!

 
状況にもよりますが、体調不良など仕方がない理由の場合には、相手のことを労る文言を入れるのがベスト。

それでは、例文を見ていきましょう!

 

件名:Re:慰労会欠席のご連絡

 
〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
体調が悪い中、ご丁寧にご連絡をいただきありがとうございます。

慰労会欠席の件、承知いたしました。
 
本日は残念ですが、次の機会でご一緒できればと思います。

お大事になさってください。
 
山田 一郎

 
当日の欠席の場合でも、最初の基本パターンの例文とほとんど一緒で問題ありません。

 
ただし、体調不良の場合には、例文のように「お大事になさってください」といった文言を入れるとよいです。

また、「一日も早い回復をお祈りしております」でもOKです。

あなたが使いやすい方で、ぜひ活用してくださいね!

 
ちなみに、飲み会当日の欠席となると、お店のキャンセル料が発生する可能性があります。

「お金の話」は非常に触れにくいですね^^;

 
そんな場合の対応について、次の見出しで見ていきましょう。

スポンサードリンク

飲み会でキャンセル料が発生する場合の対応は?

会社の大人数の飲み会では、料理はコースで飲み放題付きというプランの場合が多いでしょう。

 
そのため、当日に飲み会の人数変更をすると、キャンセル料が発生する場合があります。

参加費が個人負担の飲み会の場合は、その費用を支払わなければなりません。

 
幹事のあなたが当日に、「人数変更の場合の費用はどうしよう…」とならないよう、お店側に次のことを確認しておきましょう。

【確認するポイント】

① いつまでならキャンセル料が発生しないか?
② 当日キャンセルの場合は、全額負担になるのかどうか?

 

幹事を今までに何度もやった私の経験だと、当日キャンセルでも「料理代だけでいいですよ」と言ってもらえることが多いです。

 
そのためには、上記のポイントをしっかりと確認しておくことが大切!

参加人数や費用のことについて、お店の方と丁寧にやりとりをしておいてくださいね。

 
上記のことを頭に入れた上で、欠席する方へ返信メールを送りましょう!

 

キャンセル料が発生する場合の返信

欠席する本人に「キャンセル料をお願いします」とは、なかなか言いにくいですよね^^;

そこで、下記のような丁寧な内容にすることをオススメします。

 
返信メールの最後に、下記の文言を加えましょう。

当日の欠席であるため、残念ながらキャンセル料(飲み物代)が発生します。

〇〇さんのご事情もあり、こちらとしても大変心苦しいのですが、ご理解いただきますようお願いいたします。

お手数をお掛けしますが、来週中に〇〇〇〇円を集金させていただきたいと思います。

よろしくお願いいたします。

 
お金の話は、言い出すのにためらいがあるもの^^;

だからといって、「キャンセル料が発生するので、その分はお支払いください」という内容では、相手に与える印象は良くありません。

 
そのため、例文のように、相手への配慮の気持ちをプラスすれば、印象が変わります。

ぜひ意識してくださいね!

 
ここまで欠席メールへの返信の例文について、ご紹介してきました。

返信の際には、コレは意識しておきたいというポイントがあります。

 
相手へ丁寧な返信をするためにも、次も読み進めることをオススメします!

次の見出しで詳しく見ていきましょう。

欠席メールへの返信の際に意識すべき3つのポイント

飲み会の欠席メールへの返信時には、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

 
特に大事なのが次の3つのポイント。

それが・・・

  • 連絡をくれたことへのお礼を伝える
  • 相手の状況を察した言葉を入れる
  • 前向きな言葉で締める

それぞれについて、お伝えしていきますね!
 

連絡をくれたことへのお礼を伝える

まずは、連絡をくれたことに対してのお礼を伝えましょう。

「ご連絡をいただきありがとうございます」というような文言です。

 
さらに、その前に「お忙しいところ」「体調が悪い中」などの言葉を入れると、より丁寧さが伝わりやすいですよ!

例文にも入れてありますので、もう一度確認してみてくださいね。

 

欠席を承った旨を入れる

返信する際に、「ご連絡の件、承知いたしました」だけはNG。

相手からのメール文が、欠席しますという内容だけではなかった場合、何に対して承知したのかがあやふやになる可能性があります。

 
そのため、文面には「欠席の件、承知いたしました」と欠席を承った旨を入れることが大切です。

相手は「理解してもらえた」と思うことができ、安心感が出ますので、ぜひ意識してくださいね!
 

前向きな言葉で締める

このポイントが非常に大事。

多くの人ができていないことなので、ぜひ実践してくださいね!

 
前向きな言葉で締めることができれば、印象の良い返信文となります。

具体的には、次のような文言。

  • またの機会にご一緒できることを楽しみにしています。
  • 次回はぜひよろしくお願いいたします。

などを入れることによって、前向きな締めくくりになります!

 
周りの人達との差別化にもなりますので、ぜひ意識してくださいね^^

まとめ

飲み会の欠席メールへの返信について、振り返っておきましょう。

<幹事からの返信ポイントがこの3つ!>
① 連絡をくれたことへのお礼を伝える
② 相手の状況を察した言葉を入れる
③ 前向きな言葉で締める

 
幹事というのは案内のメール・お店選びだけではなく、返信についても気遣いが必要です。

その中でも、迷いがちなのが欠席メールへの返信

 
ただ単に、「欠席の旨について、承知いたしました」だけでは、返信文として非常に寂しいです。

相手に淡白な印象を与えかねませんね^^;

 
そうならないよう、上記のポイントを押さえた返信文を意識しましょう。

特に、前向きな言葉で締めるというのは、感情が伝わりやすい部分なので非常に大事。

「今回は残念ですが、またの機会にご一緒できることを楽しみにしています。」のような言葉を入れて、気持ちを込めた返信を心がけてくださいね^^

 
デキる幹事と言ってもらえるよう、返信まで心遣いを意識していきましょう!

スポンサードリンク