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転職活動での電話で翌日に折り返す場合には、どう対応すればいいんだろう?

 
電話がかかってきたけれども、都合が悪くて出られないことがあると思います。

現在の仕事を続けながら転職活動をしていると、結構ありがちなことかもしれません^^;

そんな場合には、翌日に折り返しをすることになるでしょう。

 
でも、次のような悩みが出てきてしまいますね。

例えば・・・

  • 折り返しの際には、どんな文言で話を始めればいいのか…
  • 折り返しの時間帯は気にした方がいいのか…
  • 連絡が遅いという理由で、評価がマイナスになったりしないだろうか…

これらの疑問を1つ1つ取り上げていきますね。

 
でも、まず気になるのが、翌日電話折り返しする場合に話す文言のこと。

そこで今回お伝えするのが・・・
スムーズな電話対応例
 
転職活動時にマナー違反の電話を掛けるのは、ぜひとも避けたいところ。

そうなると、マイナスの印象を与えてしまう場合があります。

つまり、選考に悪影響が出てしまうということ。

 
電話を掛けた後に、スムーズに用件に移れるようにしたいですよね。

そうすれば、好印象で話を進めることができる可能性が高くなります。

 
どんな文言で対応をすればよいのか、問答例を見ていきましょう!

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翌日に電話を折り返す場合の問答例

「折り返しをすれば、相手が話を進めてくれるだろう」という相手任せの対応はNG

その姿勢で電話を掛ければ、何を話せばよいか言葉に詰まってしまうでしょう。

そうなることは、ぜひとも避けたいところですよね^^;

 
きちんとマナーを踏まえた対応をする必要があります。

翌日に折り返し電話を掛ける際は、どんな話し方をすればよいのでしょうか?

 
留守番電話に伝言があるかないかによって、話す内容は変わってきます。

まずは、留守番電話に伝言があった場合の対応例を見ていきましょう!
 

留守番電話に伝言があった場合

電話の相手電話の相手

株式会社〇〇でございます。

あなたあなた

お世話になっております。

山田一郎と申します。

昨日の16時頃に、人事部の△△様より〇〇の件でお電話をいただいておりました。

△△様はいらっしゃいますでしょうか?

電話の相手電話の相手

△△にお取次ぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。

相手が電話に出たら・・・
 

あなたあなた

お世話になっております。

山田一郎と申します。

昨日は電話に出ることができず、申し訳ありませんでした。

伝言に残していただいた〇〇の件で、折り返しご連絡をさせていただきました。

今お時間があるようでしたら、ご用件を伺ってもよろしいでしょうか?


 
留守番電話に伝言があった場合には、誰からの電話なのかが分かりますね。

そのため、電話を掛ける際には、その人に取り次いでもらうように話をしましょう。

また、用件も分かっていれば、よりスムーズに話を進めることができますよ!

 
ちなみに、留守番電話に伝言が残されていない場合はどうなのでしょうか?

つまり、着信のみという場合ですね。

こちらも見ていきましょう。
 

伝言がなかった場合(着信のみ)

電話の相手電話の相手

株式会社〇〇でございます。

あなたあなた

お世話になっております。

山田一郎と申します。

昨日の16時頃にお電話をいただいておりました。

伝言がありませんでしたので、どなた様からのお電話かが分からないのですが、折り返しご連絡をさせていただきました。

電話の相手電話の相手

確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。

相手が電話に出たら・・・
 

あなたあなた

お世話になっております。

山田一郎と申します。

昨日は電話に出ることができず、申し訳ありませんでした。

今お時間をいただけるようでしたら、ご用件を伺ってもよろしいでしょうか?


 
伝言がなければ、誰から電話がかかってきたのかがハッキリと分からないですね。

そのため、電話を掛ける際には、伝言がなく誰からの電話なのかが分からない旨を伝えましょう。

 
ここまで伝言があった場合となかった場合の例文について、ご紹介してきました。

あわせて押さえておきたいのが、折り返す際の時間帯のこと。

電話があったから、翌日の朝一番に折り返すというのは、あまり適切ではありません^^;

 
では、いつ頃に電話を掛けるのがよいのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう。

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折り返しの時間はいつ頃がいい?

折り返しの電話を掛ける時間にも、注意を払う必要があります。

朝一番に折り返すのが、迅速さという意味では正解でしょう。

 
ただし、あなたもご存じのように、朝一番の時間帯は朝礼やミーティングがある場合が多いもの。

また、その日の仕事の準備もあるため、比較的忙しい時間帯ですね。

同じ理由で、お昼休み・終業間際の時間帯も避けるようにしましょう。

 
そのため、少し落ち着いた頃に電話をするのがベスト。

では、いつ頃に電話を掛けるのが好ましいのでしょうか?

 
その時間帯が・・・

  • 10時〜11時半
  • 14時〜16時半

 
これらの時間帯は、比較的余裕がある場合が多いです。

留守番電話で特に相手から「なるべく早めに」「〇〇時頃」と指定がない限りは、上記の時間帯で折り返しの電話をかけるのがよいでしょう。

 
相手のことを考えるのがデキる社会人のマナーなので、ぜひ意識してみてくださいね^^

 
ちなみに、着信が金曜日にあるかもしれません。

そうすれば、翌日は土曜日。

多くの会社が休みの曜日ですね・・。

 
この場合はどう対応するのが適切なのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう。

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翌日が土曜日であった場合は?

金曜日に着信があって、折り返す場合には次のような疑問が湧きますね。

  • 土曜日に電話を掛けるべきなのだろうか…
  • 月曜日でも問題ないだろうか…

 
どちらの対応が好ましいでしょうか?

その答えが・・・
月曜日の折り返し
 
多くの会社は土日が休みですね。

そのため、基本的には翌営業日である月曜日で問題ありません!

そもそも、土日休みの会社だと電話がつながらないです^^;

 
もしも、土曜日(日曜日)も営業している会社であれば、土曜日(日曜日)に電話をかけましょう。

営業時間外に電話を掛けるのはマナー違反なので、ご注意くださいね。

企業のホームページなどで、営業時間をあらかじめ確認しておきましょう。

 
翌日に電話を掛けることになって、心配になることがありますね。

そう、それが評価面のこと。

 
折り返しの電話が翌日になったということで、マイナスの評価になるのか気になると思います。

次の見出しで見ていきましょう。

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折り返しが翌日になったら評価はマイナスになる?

折り返しが翌日になれば、マイナスの評価を受けることになるのでしょうか?

 
その答えは・・・
基本的にマイナス評価にならない
 
折り返しの電話が翌日になったからといって、基本的に評価はマイナスになることはありません。

というのも、電話を掛ける相手もすぐに電話がつながらないことは、想定済みだからです。

 
ただし、次のような場合には、マイナス評価を受ける可能性があります。

代表的な例を下記に記載しますね。

  • 何度電話しても連絡が取れない人
  • 留守電に伝言を入れても折り返しがない人
  • 折り返しの電話があまりに遅い人(3日後など)

 

あまりにも連絡が取れないと、企業側に「この人は連絡がつながらないけど大丈夫な人なのかな?」と思わせてしまいます。

採用後のことも考えると、レスポンスが悪いのは致命的です。

つまり、マイナス評価の対象になる可能性が高くなるということ。

 
このようなことにならないように、最低限翌日(翌営業日)中には、折り返しをしたいですね。

2日後や3日後だと、相手にレスポンスが遅いという印象を与えかねないので^^;

 
早めに折り返しをするためには、あなたができることをしっかりと行うことが大事。

留守番電話が機能するようにしておく、こまめに着信をチェックするなど、十分な注意を払ってくださいね!

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まとめ

転職活動における電話の折り返しについて、振り返っておきましょう。

<翌日に電話を折り返す際のポイント>
「昨日は電話に出ることができず、申し訳ありませんでした。」と伝える

 
あなたは忙しくて電話に出ることができなかったかもしれません。

ですが、相手からしてみれば、電話がつながらなかったことだけが事実として残るわけです。

そのため、翌日に電話を掛ける際は、理由がどうであれ電話に出られなかったことへのお詫びを伝えてくださいね!

 
また、電話を掛けるタイミングにも注意を払っておきたいもの。

すぐに電話をかけなければと思い、翌日の朝一番にかけるのは、マナーとして適切ではありません。

比較的落ち着きやすい時間帯である10時〜11時半・14時〜16時半を選ぶことをオススメします!

 
電話の掛け方が適切でなければ、相手から好印象を持たれることはありません。

そのせいで、選考に影響するのは非常にもったいないです…

 
そのため、きちんとビジネスマナーを踏まえた対応が大切。

ご紹介した問答例を参考にして、相手に好印象を与える対応をしていきましょう!

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