電話をかけた時に、相手が出てくれればこのような心配はありません。
しかし、問題なのは電話に出てもらえなかった場合。
相手が出るまで何度も掛けなおすのは、非効率的ですよね。
さらに、何度も電話が鳴って迷惑に思わせてしまうでしょう。
そこで活用するのが、留守電のメッセージです。
ただし、どんな内容で残せばよいのか、気になるはず。
内容がまとまっていなくてシドロモドロしたり、マナー違反の対応をするのは避けたいですよね^^;
ビジネスで用いる留守電メッセージは、どのような内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが、スムーズな対応につながる例文3パターン。
ただし、留守電のメッセージと言っても、様々な状況があります。
そのため、下記の3パターンでお伝えしていきますね！
具体的には、
- 折り返しを希望する場合
- 後でかけ直す場合
- 連絡手段をメールに変更して連絡する場合
です。
状況に応じてメッセージの内容を変えていくことが非常に大切。
つまり、臨機応変さが求められるということです！
マナー違反の対応をすると、その後の関係性に悪い影響が出る可能性があります。
そうならないよう、きちんとした内容で留守電のメッセージを残すようにしていきましょう。
まずは、折り返しの電話をもらいたい場合の例文から、お伝えしていきますね。
目次
折り返しを希望する場合の留守電例文
留守番電話のメッセージで残す際に最も多いのは、折り返しを希望するパターンでしょう。
相手に折り返しを希望する場合には、その旨をきちんと伝えなければなりません。
そのため、きちんと折り返しをくださいと伝えてくださいね！
それでは、留守電メッセージの例文をご紹介していきます。
あなたいつもお世話になっております。
〇〇株式会社の山田です。
（△△様のお電話でよろしいでしょうか。）
以前お話いただいた〜の件について、ご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。
ご都合がよろしい時に、折り返しご連絡をいただけないでしょうか。
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。
大きなポイントが2点あります。
それが・・・
- やり取りが少ない相手の場合は確認をすること
- 急ぐ度合いによって内容を変えること
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
やり取りが少ない相手の場合は確認をすること
電話帳に入れていない相手・やり取りの少ない相手にかける場合には、相手の名前を確認しましょう。
「〇〇様のお電話でよろしいでしょうか。」のようなメッセージですね。
名前を入れておくと、折り返しをしてくれる可能性が高くなります。
私の経験上、実感していることです^^;
相手が自分事として捉えてくれるため、面識の浅い相手には入れておくことをオススメします！
また、留守電は相手が電話に出ないため、かけ先を間違えた時のリスクヘッジにもなります。
万が一かけた相手を間違えていれば、電話で知らせてくれるかもしれません。
やり取りを何度もしている相手の場合は、なくてもOKです。
やり取りが少ない相手の場合は、上記のように相手を確認する文言を入れておくと丁寧。
相手に折り返しをお願いするわけですからね！
今後の円滑な対応につながるので、ぜひ頭に入れておきましょう。
急ぐ度合いによって内容を変えること
今回の例文で紹介した「ご都合がよろしい時に〜」というメッセージは、特に急ぎでない場合。
電話が出来るときに連絡をお願いしますという意味合いですね。
もしも、緊急の要件ですぐにでも電話が欲しい場合には、メッセージの内容を変える必要があります。
例えば、「緊急の要件ですので、折り返しご連絡をお願いいたします」といった文言です。
急ぎの用事であることがわかるような内容にしてくださいね。
ちなみに、こちらから電話をかけ直す場合もありますね。
その場合には、どのようなメッセージにすればよいのでしょうか？
次の見出しで詳しく見ていきましょう。
後でかけ直す場合の留守電例文
再度こちらから連絡をしたい場合には、電話をかけ直しますね。
例えば・・・
- 折り返しを求めるほど急いでいない
- 折り返しだと相手に負担をかけさせてしまう
- こちらのタイミングで再度電話をしたい
などの場合です。
電話をかけ直す文言をメッセージに残す際の例文をご紹介しますね。
あなたいつもお世話になっております。
〇〇株式会社の山田です。
（△△様のお電話でよろしいでしょうか。）
〜の件についてご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。
本日の夕方に改めてご連絡させていただきますので、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。
社名と名前を名乗って要件を伝えるのは、折り返しの時と同様です。
ここまではどんな留守電メッセージでも同様なので、テンプレにして覚えておくとよいでしょう。
かけ直す際に大事なのが、改めて（再度）電話をするという文言を入れること。
可能であれば、いつ頃に連絡をするのかタイミングを入れておくと親切ですね。
相手は心構えが出来ますので^^
ちなみに、別途メールで用件を連絡する際の留守電メッセージは、どのような内容にすればよいのでしょうか？
次の見出しで見ていきましょう。
連絡手段をメールに変更して連絡する場合の留守電例文
相手が電話に出れなかった場合、連絡手段をメールに変更する場合もありますね。
その場合には、メールで用件を伝える旨をきちんと伝えることが大切。
連絡手段をメールに変更する場合のメッセージ例文を見ていきましょう。
あなたいつもお世話になっております。
〇〇株式会社の山田です。
（△△様のお電話でよろしいでしょうか。）
以前ご依頼いただいた〜の件について、詳細な見積もりのが完成したので、ご連絡いたしました。
後ほど、「●●という件名」で参考資料をメールにて送信しますので、折り返しは不要です。
資料の内容のご確認をお願いいたします。
失礼いたします。
後でメールを送るという内容が伝われば、留守電メッセージとしては合格。
メールを送るという文言の後に、折り返しの可否などについて付け加えるとより親切でしょう。
さらに、例文のように内容や件目についても伝えておけば、バッチリですよ^^
以上、ビジネスで用いる際の留守電メッセージ3パターンについて、ご紹介してきました。
あなたの状況に合わせて、メッセージを自分なりにアレンジして使ってくださいね！
まとめ
ビジネスで用いる留守電メッセージについて、振り返っておきましょう。
⇒ 折り返しをお願いする文言を入れる
【後でかけ直す場合】
⇒ 後でかけ直す文言を入れる
【メールで用件を伝える場合】
⇒ メールで用件を連絡する文言を入れる
一言で留守電メッセージと言っても、このように使い分けをしなければなりません。
それぞれの状況に応じて、使い分けをしてくださいね。
留守電メッセージの目的は、何の用件でどうしてほしいのかを正確に伝えること。
例えば、折り返しの電話がほしい場合には、相手に折り返しをお願いする文言ですね。
相手に内容が伝わらなければ、留守電メッセージの意味がないので・・。
留守電メッセージであまりに長い内容だと、相手に迷惑がかかります。
時間を奪ったり、不快な思いをさせることにつながりますからね…。
そうならないよう、事前に話す内容をまとめておくことが大切です。
今回紹介した例文を参考にして、あなたなりのアレンジを加えてくださいね。
ビジネスマナーを踏まえた留守電メッセージで、丁寧な対応を心掛けていきましょう！
