留守電のメッセージは、どのような内容で残すべきなのだろう?

 
電話をかけた時に、相手が出てくれればこのような心配はありません。

しかし、問題なのは電話に出てもらえなかった場合

 
相手が出るまで何度も掛けなおすのは、非効率的ですよね。

さらに、何度も電話が鳴って迷惑に思わせてしまうでしょう。

そこで活用するのが、留守電のメッセージです。

 
ただし、どんな内容で残せばよいのか、気になるはず。

内容がまとまっていなくてシドロモドロしたり、マナー違反の対応をするのは避けたいですよね^^;

 
ビジネスで用いる留守電メッセージは、どのような内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが、スムーズな対応につながる例文3パターン

ただし、留守電のメッセージと言っても、様々な状況があります。

 
そのため、下記の3パターンでお伝えしていきますね!

具体的には、

  • 折り返しを希望する場合
  • 後でかけ直す場合
  • 連絡手段をメールに変更して連絡する場合

です。

 
状況に応じてメッセージの内容を変えていくことが非常に大切。

つまり、臨機応変さが求められるということです!

 
マナー違反の対応をすると、その後の関係性に悪い影響が出る可能性があります。

そうならないよう、きちんとした内容で留守電のメッセージを残すようにしていきましょう。

 
まずは、折り返しの電話をもらいたい場合の例文から、お伝えしていきますね。

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折り返しを希望する場合の留守電例文

留守番電話のメッセージで残す際に最も多いのは、折り返しを希望するパターンでしょう。

相手に折り返しを希望する場合には、その旨をきちんと伝えなければなりません。

そのため、きちんと折り返しをくださいと伝えてくださいね!

 
それでは、留守電メッセージの例文をご紹介していきます。
 

あなたあなた

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の山田です。

(△△様のお電話でよろしいでしょうか。)

以前お話いただいた〜の件について、ご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。

ご都合がよろしい時に、折り返しご連絡をいただけないでしょうか。

お手数ですが、よろしくお願いいたします。

失礼いたします。

大きなポイントが2点あります。

それが・・・

  1. やり取りが少ない相手の場合は確認をすること
  2. 急ぐ度合いによって内容を変えること

 
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
 

やり取りが少ない相手の場合は確認をすること

電話帳に入れていない相手・やり取りの少ない相手にかける場合には、相手の名前を確認しましょう。

「〇〇様のお電話でよろしいでしょうか。」のようなメッセージですね。

 
名前を入れておくと、折り返しをしてくれる可能性が高くなります。

私の経験上、実感していることです^^;

相手が自分事として捉えてくれるため、面識の浅い相手には入れておくことをオススメします!

 
また、留守電は相手が電話に出ないため、かけ先を間違えた時のリスクヘッジにもなります。

万が一かけた相手を間違えていれば、電話で知らせてくれるかもしれません。

 
やり取りを何度もしている相手の場合は、なくてもOKです。

やり取りが少ない相手の場合は、上記のように相手を確認する文言を入れておくと丁寧。

相手に折り返しをお願いするわけですからね!

 
今後の円滑な対応につながるので、ぜひ頭に入れておきましょう。
 

急ぐ度合いによって内容を変えること

今回の例文で紹介した「ご都合がよろしい時に〜」というメッセージは、特に急ぎでない場合。

電話が出来るときに連絡をお願いしますという意味合いですね。

 
もしも、緊急の要件ですぐにでも電話が欲しい場合には、メッセージの内容を変える必要があります。

例えば、「緊急の要件ですので、折り返しご連絡をお願いいたします」といった文言です。

急ぎの用事であることがわかるような内容にしてくださいね。

 
ちなみに、こちらから電話をかけ直す場合もありますね。

その場合には、どのようなメッセージにすればよいのでしょうか?

 
次の見出しで詳しく見ていきましょう。

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後でかけ直す場合の留守電例文

再度こちらから連絡をしたい場合には、電話をかけ直しますね。

例えば・・・

  • 折り返しを求めるほど急いでいない
  • 折り返しだと相手に負担をかけさせてしまう
  • こちらのタイミングで再度電話をしたい

などの場合です。

 
電話をかけ直す文言をメッセージに残す際の例文をご紹介しますね。
 

あなたあなた

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の山田です。

(△△様のお電話でよろしいでしょうか。)

〜の件についてご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。

本日の夕方に改めてご連絡させていただきますので、よろしくお願いいたします。

失礼いたします。

社名と名前を名乗って要件を伝えるのは、折り返しの時と同様です。

ここまではどんな留守電メッセージでも同様なので、テンプレにして覚えておくとよいでしょう。

 
かけ直す際に大事なのが、改めて(再度)電話をするという文言を入れること。

可能であれば、いつ頃に連絡をするのかタイミングを入れておくと親切ですね。

相手は心構えが出来ますので^^

 
ちなみに、別途メールで用件を連絡する際の留守電メッセージは、どのような内容にすればよいのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう。

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連絡手段をメールに変更して連絡する場合の留守電例文

相手が電話に出れなかった場合、連絡手段をメールに変更する場合もありますね。

その場合には、メールで用件を伝える旨をきちんと伝えることが大切。

 
連絡手段をメールに変更する場合のメッセージ例文を見ていきましょう。
 

あなたあなた

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の山田です。

(△△様のお電話でよろしいでしょうか。)

以前ご依頼いただいた〜の件について、詳細な見積もりのが完成したので、ご連絡いたしました。

後ほど、「●●という件名」で参考資料をメールにて送信しますので、折り返しは不要です。

資料の内容のご確認をお願いいたします。

失礼いたします。

後でメールを送るという内容が伝われば、留守電メッセージとしては合格。

メールを送るという文言の後に、折り返しの可否などについて付け加えるとより親切でしょう。

さらに、例文のように内容や件目についても伝えておけば、バッチリですよ^^

 
以上、ビジネスで用いる際の留守電メッセージ3パターンについて、ご紹介してきました。

あなたの状況に合わせて、メッセージを自分なりにアレンジして使ってくださいね!

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まとめ

ビジネスで用いる留守電メッセージについて、振り返っておきましょう。

【折り返しの電話を貰いたい場合】
⇒ 折り返しをお願いする文言を入れる

【後でかけ直す場合】
⇒ 後でかけ直す文言を入れる

【メールで用件を伝える場合】
⇒ メールで用件を連絡する文言を入れる

 
一言で留守電メッセージと言っても、このように使い分けをしなければなりません。

それぞれの状況に応じて、使い分けをしてくださいね。

 
留守電メッセージの目的は、何の用件でどうしてほしいのかを正確に伝えること。

例えば、折り返しの電話がほしい場合には、相手に折り返しをお願いする文言ですね。

相手に内容が伝わらなければ、留守電メッセージの意味がないので・・。

 
留守電メッセージであまりに長い内容だと、相手に迷惑がかかります。

時間を奪ったり、不快な思いをさせることにつながりますからね…。

そうならないよう、事前に話す内容をまとめておくことが大切です。

 
今回紹介した例文を参考にして、あなたなりのアレンジを加えてくださいね。

ビジネスマナーを踏まえた留守電メッセージで、丁寧な対応を心掛けていきましょう!

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