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「初めてメールでやり取りをする社外の相手への返信は、どうすればいいんだろう…」と悩んでいませんか?

今までやり取りをしたことがない相手だと、返信内容に困ってしまうもの。

私も社会人1〜2年目あたりは、相手に失礼のないようにと、内容を考える時間が凄くかかってしまいました^^;

 
どのように書けばよいのでしょうか?

そこで知りたいのが・・・
社外で初めての相手に返信する例文

初めてやり取りをする相手なので、書き方を間違えると、相手によくない印象を残してしまいます。

そんな心配をしなくて済むように、ありがちな状況の例文をご紹介していきます。

 
それでは、ビジネスメール初めての相手返信する場合の状況別例文を見ていきましょう!

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【面識あり】今後関係を築きたい場合の例文

一度は対面したことがあり、メールをするのは初めてという相手の場合です。

面識があると、相手にメールの返信を書きやすいですね。

営業の先輩に同行してお客様に挨拶をして、その後に「今度ともよろしくお願いします」というメールが送られてきた場合の状況で例文をお伝えします。

件名:Re:本日はありがとうございました

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
本日は、ご挨拶の機会を設けていただき、ありがとうございました。

まだ入社から間もなく、未熟ではありますが、一日でも早く〇〇様のお役に立てるよう努めます。
 
今後とも末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
いつもお世話になっております」という書き出しの挨拶は、社外の相手によく使われる表現。

もう既に「はじめまして」のごあいさつが済んでいると、メールでの書き出しは「お世話になっております」や、「お世話になります」が一般的です。

 
面識があるお客様から初めてメールを受け取ったときは、できるだけ早く、失礼のないように返信することがポイント。

それは、今後も仕事上でやり取りをする可能性が高いので、特にスピード感は大事です。

すぐ返信をしてくれる相手には、よい印象を持つもの。

返信が早いと、「仕事が早い人」と思ってもらえるきっかけを作ることができますよ(^^)

 
次に、面識がなく初めてメールをする人で、今後関係を築いていきたい場合の例文をご紹介しましょう。

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【面識なし】今後関係を築きたい場合の例文

面識がなく、メールをするのは初めてという相手の場合です。

営業や販売関係に関係する仕事では、面識がない人と取引をすることもあります。

面識がない分、メールの印象はとても大切ですね。

面識がないけれども、見積もり依頼があり、今後につなげていきたい場合の例文を見ていきましょう。

件名:Re:見積依頼の件/〇〇株式会社 〇〇(名前)

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
はじめまして。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
商品Aの見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。

見積書を作成したので、添付ファイルにてお送りいたします。
 
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
 
(署名)

 

書き出しの挨拶には、「はじめまして」を用いています。

面識がない相手なので、「お世話になっております」ではなく、「はじめまして」を使用するのが好ましいです。

 
面識のない相手の場合で今後の関係を築いていきたい場合には、相手からの要求をしっかりと理解することが大切。

的はずれな回答をしてしまっては、次の機会は二度とないかもしれません。

一度面識があれば、多少の融通はききますが、面識がないと文脈でしか判断できないので、どうしてもシビアになる傾向が強いのです。

初めて返信するお相手だからこそ、礼儀はしっかりわきまえましょうね!

 
続いては、初めて返信する相手に提案や断りを入れたい場合の例文をご紹介していきますね。

まずは一度面識があって、断りたい場合の例文を見ていきましょう。

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【面識あり】提案や誘いを断りたい場合の例文

何度も会ったり、メールをしたことがある場合だと、比較的提案や誘いは断りやすいもの。

しかし、初めてメールをする相手への返信だと、慎重になりますよね。

相手に失礼にならないよう配慮して、印象を損ねないメールを送りましょう。

件名:Re:販促先のご提案につきまして
 

〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
先程は弊社商品における販促先拡大のご提案をいただき、ありがとうございました。

大変恐縮ですが、新商品Bの発売が控えているため、今回のご提案はお受けいたしかねます。

せっかくの機会にも関わらず、ご期待に応えることができず大変申し訳ありません。
 
何卒よろしくお願い申し上げます。
 
(署名)

 
提案や誘いを断る場合でも、まずはお礼を述べることが大切。

例文の場合だと、提案にしてくれたことに対するお礼の言葉ですね。

 
提案や誘いを断る場合には、理由を盛り込むようにしましょう。

相手が何で断られたのか分からないと、印象が良くありません。

例文の場合だと、「新商品Bの発売が控えているため」という理由ですね。

 
また、お詫びの気持ちもしっかりと伝えましょう。

「申し訳ありません」のような文言ですね。

 
面識がない人からの提案や誘いを断りたいときには、どう書いたらよいでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう。

【面識なし】提案や誘いを断りたい場合の例文

今まで会ったことがない人からの提案や誘いを断るときは、メールの印象がとても重要になります。

面識がない上、断りを入れるため、言葉を選んだ内容にすることが大切。

失礼な内容だと、今後の関係性が非常に厳しいものとなる可能性が高いです。

一度も面識がなく、提案に対して断る場合の例文を見ていきましょう。

件名:Re:新プロジェクトに関するご提案/〇〇株式会社 〇〇(名前)

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
はじめまして。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
この度は新プロジェクトについてご提案いただき、誠にありがとうございます。

社内にて慎重に検討をしましたが、予算を超過しているため、貴社提案の採用を見送らせていただきたく存じます。

素晴らしいご提案をいただいたにも関わらず、このような返事となりましたこと深くお詫び申し上げます。
 
次の機会がございましたら、その際には何卒よろしくお願い申し上げます。
 
(署名)

 

面識のない相手であるため、メールの書き出しでは「はじめまして」を使うとよいでしょう。

ただ断るのではなく、断る理由をしっかりと入れましょう。

面識のない相手なので、より丁重に断りたいもの。

「社内にて慎重に検討をしましたが、」のように受け入れを試みた旨の文言を入れると、ただ単に断るよりも、断然印象がよくなります。

「次の機会がございましたら〜」のような文言も入れておくと、断りのメールでも今後への前向きさが伝わりやすいですよ。

 
ぜひそれぞれの状況に合わせて、例文を活用してくださいね。

自分の状況に合わせたカスタマイズをして、初めての相手へ失礼のない文章にしていきましょう!

まとめ

ビジネスメールで初めての相手に返信するポイントを振り返っておきましょう。

<初めての相手への書き出しのポイント!>
・面識がある相手:お世話になっております
・面識がない相手:はじめまして

 
「お世話になっております」や「はじめまして」の挨拶は、おなじみのフレーズですね。

面識がある人には「お世話になっております」の挨拶から始まり、面識がない人には「はじめまして」の書き出しが一般的。

 
提案やお誘いを断るときは、「大変恐縮ですが」「社内にて慎重に検討しましたが」と一言書き添えると、相手への配慮が伝わりやすいです。

自分がメールの受け手だった場合、ただ断りだけではなく、このような一言があると、配慮してくれていると感じますよね(^^)

初めての相手への返信なので、ビジネスマナーをしっかりと意識してメールを送るようにしましょうね。

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