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メールでお願いした事項に関して、返信がこない…
SNSであれば、相手が送信文を読んだかどうかチェックができますが、通常のメールの場合はなかなか難しいですよね。
「このまま待っていればいいのかな？」「もしかしたら返信を忘れているのかな？」と思ってしまいます。
仕事上で期限の決まっている資料だったり、訪問日の確認だったり・・・と周囲のスケジュールに直結する場合はなおさら深刻です。
相手に返信の催促をする場合には、どのような内容で送ればよいのでしょうか？
そこで知りたいのが・・・
返信を催促する場合の例文
- 訪問日の候補をメールで送ったのに、返信が来ない！上司のスケジュール調整の関係で、○日までに返信が欲しいのに…
- 企画書案の合意がほしい！○日の会議までに必要な書類なのに、2日も返信がない…
- 早く見積りがほしい！見積りが早くこないと、次に進めないんだけどなぁ…
私は過去にこのような事例がありました^^;
ただ単に「メールの返信をお願いします」だけだと、なんだか言い方が気になるし・・。
かといって、そのまま返信を待つのはスマートとは言えません。
そこで考えたいのが、ビジネスメールの返信催促の文面！
まずは、社内の方相手へ返信を催促する場合の例文を見ていきましょう。
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目次
【社内宛】返信を催促する場合の例文
社内で身内だからといって、ビジネスマナーを踏まえないメールを送るのはNG。
特に、先輩や上司に返信の催促をする場合は、失礼のない文面にする必要があります。
単純に「返信をお願いします」ではなく、丁寧に返信をお願いすることが大切。
社内の上司に送る場合の例文を見てみましょう。
マーケティング部
部長 〇〇 様
お疲れ様です。
営業部の山田です。
12日にメールにて、商品Aの資料に関する内容確認をお願いいたしました。
こちらの資料ですが、16日の会議にて共有したい内容となっております。
その前に是非ご確認いただきたいと思っております。
念のため、資料を再送させていただきます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認をよろしくお願いいたします。
営業部 山田 一郎
いつ・何をお願いしたのかをリマインドも含めて記載しましょう。
それは、以下のような可能性が考えられるからです。
- 単に返信を忘れている可能性
- 他の業務を優先してしまっている可能性
- そもそもメールを見逃されていた可能性
返信がないと業務に支障が出る旨を伝え、具体的にどうしてほしいのかを伝えることが大切。
社内の相手だとついフランクになってしまいがちですが、最低限のビジネスマナーと、相手を配慮する気持ちを忘れないようにしましょう。
では次に、取引先などの社外に対する催促メールは、どう書けばよいのでしょうか？
社外の方だと社内の方以上に、気を遣わなければなりません。
どんなことを意識すればよいのか、例文を交えてお伝えしていきますね。
【社外宛】返信を催促する場合の例文
社外の方だと、相手の状況がなかなか分かりません。
メールを見逃していた、返信を忘れていたなどの状況以外にも、何らかの事情がある可能性を頭に入れておきましょう。
多忙だったり、体調不良があったり、仕事を休んでいたなど・・。
社外に対する催促メールは、相手に対する配慮の気持ちを前面に出し、なおかつこちらの要望を明確に伝えることが大切！
では実際のメールはどうすればよいのか、例文をご紹介していきます。
〇〇株式会社
営業部
課長 〇〇 様
いつもお世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
先日はお忙しいところお時間をいただき、誠にありがとうございました。
10日に〇〇様宛に商品Bの販促資料をお送りした件ですが、お目通しいただけたでしょうか。
まだご確認のご連絡をいただいておりませんでしたので、勝手ながらご連絡いたしました。
念のため資料を再送させていただきます。
こちらの都合で恐縮ですが、プロジェクトの進行上、15日までにご連絡いただけると幸いです。
お忙しいところ申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1－23 ○○ビル5F
TEL：03-××××-××××
FAX：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
社外の方宛のメールは、社内の方相手よりも言葉遣いを丁寧にする必要があります。
以前お願いをしたが、まだ連絡をもらっていないので、再度連絡をしたという流れです。
相手の状況が分からない以上、返信が来ていない理由には触れないようにしましょう。
社内と社外宛に共通して、返信の催促のメールには3つのポイントがあります。
そのポイントを押さえておけば、スムーズにメールの作成ができますよ！
返信を催促する際に押さえたいポイントについて、次の見出しでお伝えしていきますね。
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返信を催促する際に絶対に押さえたい3つのポイント
返信を催促する際に押さえるべきポイントがあります。
それが・・・
- パッと見て分かる件名にする
- 具体的な日付を入れる
- 催促の理由を述べる
それぞれについて見ていきましょう。
① パッと見て分かる件名にする
件名は何の件なのか・何をしてほしいのかがパッと見て分かる件名にしましょう。
何の件なのかが分かりにくいと、メールを見逃される可能性が高くなります。
また、「再送」と加えると、再びメールを送った旨が伝わりやすくなります。
例文のように、「【再送】資料の内容に関する確認依頼」というような使い方ですね。
② 具体的な日付を入れる
まずは、いつお願いした事項なのかを入れること。
そして、いつまでに返信がほしいのかを必ず入れましょう。
◯日や2日後までというような具体的な日付を入れることがポイント。
そうすることで、相手に「返信をしなくては！」と思ってもらえる可能性がグッと上がりますよ！
③ 催促の理由を入れる
ただ「返信をお願いします」ではなく、返信が必要な理由を盛り込みましょう。
返信が来ないと、仕事を進めることができない、第三者に迷惑がかかるといった理由を入れることで、相手に返信の必要性を訴えましょう。
その上で、「連絡が欲しい」という内容を書きます。
以上3つのポイントをしっかり押さえておけば、丁寧な催促メールのできあがり♪
加えて多くの人があまり意識をできていないポイントがあります。
それがクッション言葉を活用すること。
クッション言葉を活用して、文章をやわらかくする方法を次の見出しで見ていきましょう！
クッション言葉を活用して文章をやわらかくできる
返信をやんわり催促する上で、とても大切なのがクッション言葉。
何かを伝えたい時、お願いしたい時に用件だけをストレートに伝えたのでは、相手が不快に感じることがあります。
例えば、次のような文章を見てみましょう。
A：「この資料、16時までに10部コピーしておいてくれる？」
B：「忙しいところ悪いんだけど、16時までにこの資料10部ずつコピーお願いできる？」
Aのように言われた場合と、Bのように言われた場合、どちらが丁寧に感じる言い方なのでしょうか？
答えはもちろんBですよね！
どうしてそう感じるのでしょうか？
それは、クッション言葉という文面をやわらかくする表現を使っているから。
ビジネスメールで使用できる文言だと、
- お忙しいところ恐縮ですが
- お手数をおかけしますが
- 申し訳ございませんが
などがクッション言葉です。
直接的な表現を避けることによって、やわらかい印象を与えることができます。
催促のメールには、このクッション言葉を上手に使用して、相手にやんわりと伝えていきましょうね！
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まとめ
ビジネスメールで返信を催促する場合のポイントについて、振り返っておきましょう。
① パッと見て分かる件名にする
② 具体的な日付を入れる
③ 催促の理由を入れる
返信を催促する場合には、パッと見て分かる件名で、まずは相手にメールを開いてもらうことが第一。
メールを開いてもらわないことには、次に進みませんからね。
そして、「この日までに返信がほしい」という旨の具体的な日付を書きましょう。
その後には、返信が必要な理由を盛り込みましょう。
返信が来ないことが原因で、仕事が進まない、第三者に迷惑がかかるなどの文言ですね。
催促メールで丁寧にお願いするためには、クッション言葉を利用すると効果的。
「お忙しいところ恐縮ですが〜」「お手数をおかけしますが〜」などの表現です。
私は過去に、クッション言葉を散りばめすぎたことで、社内の先輩から「本当にそんな風に思ってる？（笑）」と言われたことも^^;
そんな苦い経験もあるので、程よい頻度で使いましょうね。
返信の催促メールを送る際には、この3つのポイントとクッション言葉を覚えておくことをオススメしますよ！
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