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引用返信って2つの方法があるけど、使い分けが分からない…

この場合には部分引用を使うのがいいの?」「それとも全文引用かな?」「そもそも返信引用って何?」などなど。

 
こういうことで悩んで、返信時に手が止まってはいないでしょうか?

そこで知りたいのが・・・
マナーを踏まえた引用返信の使い方

メールを返信する時に使う引用返信は、相手の文章を活用できて非常に便利。

引用機能を使いこなせると、ビジネスマナーがしっかりしている人という印象にもつながりますよ!

 
私自身、社会人になりたての頃は「引用って何!?」というところからスタートしましたが、今は引用返信を使い分けています^^

引用返信をしっかり使える人だと、「相手のことを配慮できる人だなぁ」と思いますからね!

 
今回はマナーを踏まえたメール引用返信について見ていきましょう。

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複数人で内容共有の場合は全文引用がマナー

ビジネスメールを書くときは、情報を共有したい人のメールアドレスも入れて送ることが度々ありますよね。

複数人が関わっている内容のメールに返信するときは、みんなが理解できるように全文引用をするのがデキる大人のマナー。

 
全文引用はメールの返信時に、相手からの文章全体をそのまま付けることを言います。

例えば下記のようなものです。

〇〇 様

お疲れ様です。

山田です。

(以下本文の内容)

 
—– Original Message —– ← 全文引用(下記は相手からの文章)
>山田 様

>おつかれさまです。

>〇〇です。

>マナー研修会の内容について、変更点がありましたので、ご連絡いたします。

>「名刺交換」の時間を20分から15分に変更し、「身だしなみの注意点」に関する研修を追加することになりました。

>よろしくお願いいたします。

 
今までの話の内容がわかるように、やりとりを省略せずにメールを交わしていくと、皆が流れを理解できます。

文章に流れがある場合には、内容を消したりせずに全文引用を用いるのがマナー。

私は過去に文章があまりに長いので、よかれと思って勝手に一部を消したことがありました。

その結果、「勝手に消されると、話の流れが分からないんだけど!」と言われたことも・・。

当時は苦い経験でしたが、今となってはいい思い出です^^;

 
メールのやり取りをしていると、情報共有のために後から他の人のメールアドレスをCcに入れることがあります。

全文引用があると、後から読んだ人でも流れを理解することができますね!

 
もう一つの返信引用の方法として、部分引用もあります。

続いて、部分引用について見ていきましょう。

質問に答えるときには部分引用がマナー

メールでやり取りをしていると、相手から質問を受けることもしばしば。

回答や意見が必要な場合は、部分引用で抜き出して答えると相手に親切です。

部分引用のやり方を見ていきましょう。

 
例えば、下記のようなメールが相手から送られてきたとします。

————————————————
お疲れ様です。

来週の展示会の件で質問があります。

展示する商品の手配は、明日でよろしいですか。
————————————————

 
このメールの質問に返信します。

>展示する商品の手配は、明日でよろしいですか。

明日で問題ありません。

送付後にご連絡をいただけると幸いです。

 
引用記号である「>」を文頭に付けた状態で、抜き出した文章をそのままコピペして返答します。

そうすると、過去のメールから抜き出していることが相手に伝わるんですね。
 

このやり方だと、コミュニケーションがスムーズに進みやすいです。

その理由は、何の質問に対する回答かがすぐ分かるから。

ぜひ積極的に部分引用を活用していきましょう!

 
今まで全文引用と部分引用についてお伝えしてきました。

もう少し詳しい使い方について、次の見出しで見ていきましょう。

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全文引用と部分引用の使い方

全文引用するやり方部分引用するやり方について、詳しくご紹介していきます。

 
まずは全文引用についてです。

全文引用の方法はとても簡単で、設定を変えていなければ、返信ボタンを押すと使うことができますよ。

過去のメール内容が分かる全文引用

メールで全文引用を用いる場合を見ていきましょう。

例えば、下記のメールが相手から送られてきたとします。

————————————————
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の田中です。
 
ご依頼いただいた商品Aの見積りを添付いたします。

前向きにご検討いただけると幸いです。
 
よろしくお願いいたします。
————————————————

 
このメールに全文引用で返信します。

株式会社〇〇
営業課 田中 太郎 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
見積りをお送りいただき誠にありがとうございました。
 
ご提示いただいた商品Aの見積りは、特別にご配慮いただいた内容と存じます。

しかしながら、弊社の希望額とは少々隔たりがあり、10%程の値下げをお願いしたい状況です。
 
商品Aはここ数ヶ月競合他社の参入により、販売数が伸び悩んでいる傾向があります。

つきましては、現状を打開するためにも、ぜひご協力いただきたく存じます。
 
ご検討のほどよろしくお願いいたします。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
—– Original Message —–
>株式会社ビジマナねっと
>営業部 山田 一郎 様

>いつもお世話になっております。

>株式会社〇〇の田中です。

>ご依頼いただいた商品Aの見積りを添付いたします。

>前向きにご検討いただけると幸いです。

>よろしくお願いいたします。

 
このように全文引用を使っていると、第三者が見ても話のやり取りの内容が分かります。

全文引用は、元の文章を削除したり追記はせず、元の文章のまま使うようにしましょう。

メール内容の一部を抜き出す部分引用

次は、部分引用のやり方を見てみましょう。

例えば、下記の文章を部分引用で返信する方法をお伝えしますね。

————————————————
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の田中です。
 
先日、ご提案いたしましたサービスプランの件です。

◯日の◯時から打ち合わせのお時間を設けていただくことは可能でしょうか。
 
もし可能でしたら、補足のご説明をさせていただきたいと思います。
————————————————

 
文章中の「◯日の◯時から打ち合わせのお時間を設けていただくことは可能でしょうか。」という質問部分のみを抜き出します。

以下のように部分引用を活用すると、スムーズなやり取りができますよ。

株式会社〇〇
営業課 田中 太郎 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
>◯日の◯時から打ち合わせのお時間を設けていただくことは可能でしょうか。

問題ございません。

◯日の◯時から打ち合わせの機会をお願いしたいと思います。
 
何卒よろしくお願いいたします。
 
(署名)

 
必要な部分のみが相手に分かりやすく伝わるので、話がスピーディーに進みますね。

抜き出して回答や意見を述べる場合であれば、部分引用を用いましょう。

質問に対しての回答がすぐ分かるため、読み手の負担軽減につながります。

 
ぜひ全文引用と部分引用を使い分けて、マナーを踏まえた文章で相手のことを気遣っていきましょうね!

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まとめ

メールの引用返信のマナーについて、振り返っておきましょう。

<メールの引用返信のポイント>
◎ 全文引用:複数人で内容共有する場合
◎ 部分引用:必要な部分のみを抜粋する場合

 
全文引用は、過去のメール内容を省略せずに、やり取りを続ける方法でしたね。

話の流れがわかるため、複数人で内容を共有する場合に便利。

 
部分引用は、メール内容の一部分だけを抜粋する方法です。

「>」を付けて相手の文をコピペした下に、自分の文章を書くので、何に対する回答なのかがパット見て分かります。

下記のような使い方です。

>(相手からの文章を抜き出し)
⇒(抜き出した文章に対する回答や意見を書いていく)

 

たまに相手からメールで、2つ以上の回答が必要な時がありますよね。

「1つにしてよ〜」と思ってしまいますが^^;

そんな場合でも部分引用を用いると、それぞれの質問に対する回答が分かるので、非常に便利。

何に対する回答かがすぐ分かるため、相手にとって親切だと思いますよ^^

 
メールで引用返信を積極的に活用して、あなたのビジネススキルを向上させていきましょう!

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