メールで直接やり取りをしている人以外にも情報共有をしたい場合、メールのCcに宛先を追加しますよね。
宛先に入れるのは簡単ですが、気になるのがCcに追加する際のマナー。
- プライバシーの件はどうなんだろう…
- 途中からCcに入れる場合は？
- Ccに入れる相手の基準は？
こんな疑問が湧いていませんか！？
Ccは情報共有にとても便利な機能ですが、使い方を誤ると、「ビジネスマナーが欠如している人」という印象を持たれる可能性も・・。
そうならないよう、メールでCcに追加する際のマナーを把握しておくことが非常に大切！
どんなポイントに注意をすればよいのでしょうか？
そこで今回紹介するのが、
Ccに追加する際に注意すべき3つのマナー
Cc追加をする際には、ビジネスマナーをしっかり踏まえることが大切。
というのは、私は新入社員の頃に、Ccを上手く活用できていなかったからなんですね^^;
取引先とメールでやり取りしていたんですが、上司には色々な情報を共有した方がいいと思って、何でもかんでも上司をCcに追加していた時期がありました。
そうすると、上司から「この情報は共有しなくてもいい」「Ccをきちんと使いなさい！」と怒られてしまったんです (;_;)
それ以来、Ccの使い方のマナーを考えるようになりました。
このような余計な経験をしなくても済むよう、Ccに宛先を追加する際のマナーについて、ポイントを絞ってご紹介しますね！
まずは気を付けるべき1つ目のポイントから見ていきましょう。
互いのメールアドレスが知れても問題がないこと
宛先にCcを入れて送ったメールは、受信者全員に公開されます。
そうすると注意しなければならないのが、誰に送ったメールなのかが皆に分かってしまうこと。
どういうことかをお伝えしていきますね。
例えば、「例文株式会社の山田一郎さん」という方がいるとします。
会社のメールアドレスは、下記のような表記である場合が多いです。
通常、会社用のメールアドレスは、「＠の前」に氏名、「＠より後」は企業の名称であるケースが大半。
つまり、どこの企業の誰々さんということが、おおよそ分かってしまうのです！
社内の場合であれば、機密情報出ない限り、そこまで意識しなくても大丈夫です。
ただし、社外の担当者を不用意にCcに追加するのは要注意！
社内でのみ共有すべき情報が、社外に漏れるのは、非常にマズいこと。
情報の漏えいに繋がる可能性があることを頭に入れておきましょう。
そのため、互いのメールアドレスが知れても問題のない関係であることを確認した上で、Ccへの追加をする意識が大切です。
他にどういったポイントに気をつけるべきなのでしょうか？
次の見出しで2つ目のポイントについて、見ていきましょう！
Ccの人にとって必要な情報であること
メールを受信すれば、たとえCcでも「内容を把握しておこう」と判断する方が多いと思います。
そのため、Ccの人にとって本当に必要な情報であるのかということを判断することが大切。
「とりあえず報告のためのCc」というスタンスでは、相手に必要のない情報が送られてしまう可能性があります。
「何でこの内容を自分に共有しているのだろう？」という不信感を与えてしまうことにもなりかねません。
また、必要のない情報を送るのは、その人の時間を奪ってしまうことになります。
メールの内容を確認するだけでも、それなりの時間は割かなければいけませんからね。
そのため、Ccに入れる人をきちんと判別する必要があるのです。
Ccの人にとって必要なのかという相手の視点に立って考えるようにしていきましょうね！
もう一つ必ず押させておきたいポイントがあります。
次の見出しで3つ目のポイントについて、見ていきましょう！
途中からCc入れる場合は相手にお願いして許可を
メールのやり取りの中で、急に知らない人がCcに入っていた・・・
そんな経験はないでしょうか？
お互いに面識がない場合だと、「この人は誰！？」と思いながらも、「誰ですか？」と中々確認することができず、モヤモヤすることになりますね。
このような事態を避けるためには、どうすればよいのでしょうか？
それは・・・
相手に許可を取ること
「メールを送る側の人間」が「やり取りをしている相手」に対して、Ccに追加をしてもよいか許可を取ることが大切です！
例えば、途中から上司である田中課長をCcに追加したいという場合があったとします。
そんな場合には、
情報共有のためにCcに追加したいのですが、差し支えないでしょうか。
このような一文を追加すると、送り先の相手に対して配慮の気持ちを示すことができます。
また、無用なトラブルを防ぐこともできるので、オススメですよ^^
現場の担当者同士でやり取りをしていた内容を、お互いの上司に報告が必要になった・・・なんていうのは、よくあり得ること。
勝手にCcに追加してしまうことで、相手からの信頼を失ってしまう可能性があります。
お互いに不快な思いをしないためにも、事前に許可を取ることを頭の中に入れておきましょう！
Cc追加におけるマナー違反の体験談
私は以前、会社の上司とメールのやり取りをしていて、勝手に他の社員をCcに追加されていたことがありました。
個人的な悩みが入っている内容だったので、非常に嫌な気持ちを受けたんですね(;_;)
あまり知られたくない内容ということもあり、上司には「プライバシーな内容なので、勝手にCcに追加するのはやめてほしい」という旨を伝えました。
そうすると、「勝手に他の人をCcに入れて申し訳なかった」という返答をもらいましたが、時すでに遅し・・
プライバシーに関わる情報が、第三者に漏れてしまいました^^;
このように相手のことを配慮できないCcの追加はNGなので、マナーをしっかり守りましょう。
一言「Ccに追加しても問題ない？」という文言があれば、このような事態にはならないはず。
周りの人にとって必要な情報か、共有して問題ない情報かどうかを確認し、相手への配慮を忘れないようにしましょう！
まとめ
メールでCcに追加する際のマナーについて、振り返っておきましょう。
① 互いのメールアドレスが知れても問題がないこと
② Ccの人にとって必要な情報であること
③ 途中からCc入れる場合は相手に許可を
メールのCcは情報共有に便利な半面、上記のように注意しなければならないこともあります。
情報漏洩という点に関しては、特に注意が必要。
社内であればそれほど問題が大きくならないことでも、社外の人とのやり取りの中では、十分な気配りを持つべきです。
また、Ccを入れる場合は、相手にとって必要な情報かどうかを考えることも大切。
必要ない情報のメールは、相手に無駄な作業を増やしてしまいます。
何でこの情報をCcに入れてくるのかなと思うメールを、私もたまに見かけます。
時間を費やすし、背景が不明で読んでも頭に入らない場合が多いんですね^^;
そのため、私はCcに入れる相手の状況や立場を考えるようにしています！
あなたもぜひこの3つのポイントを意識して、情報を共有する人を上手に選択していきましょうね！
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