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やり取りしているメールの内容と相手の行動に、行き違いが生じていませんか?

例えば、次のような状況。

  • メールの返信を催促したけど、実は返信メールが届いていた…
  • 商品が届いていないと思い込み、メールで催促したけれども、実は発注すらしていなかった…

 
もしあなたがこのような窮地に陥っているなら、ピンチを脱出するお詫びメールの書き方をお伝えしていきますね!

どのような内容で送ればよいのでしょうか?

そこで知りたいのが・・
行き違いになった場合のお詫び例文

 
私は過去に、メールを送信済みと思い込み、相手に「返信をお願いします」と催促したことがありました。

「連絡自体来てないよ!」と言われて頭が真っ白に・・。

メールの送信履歴を確認すると、その人に送られていないことが発覚(;_;)

 
自分のミスで、その相手を宛先に入れ忘れていたんですね・・。

申し訳ないことをしたので、すぐにお詫びメールを送りました。

冷や汗ダラダラでした^^;

 
頭が真っ白になった場合でも、その後にスマートな対応ができるよう、どんな内容で送ればいいのかを知っておきましょう!

今回はメール行き違いお詫び例文と書き方のポイントをお伝えしていきます。

 
まずは社内メールでの行き違いパターンから見ていきましょう!

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【社内】メールの行き違いのお詫び例文

資料作成の依頼に関する行き違いの場合

資料の作成をお願いしていた相手から、なかなか完了の連絡が来ない状況の場合です。

 
「あれっ、資料の作成の件忘れてるのかな・・」

意を決して催促メールを送信したところ、「依頼されてない」という返事が…

 
思い返してみると、実は依頼をしておらず行き違いがあったことが判明(;_;)

そんな時は、焦らずに下記のようなお詫びのメールを送りましょう。
 

件名:資料作成依頼の件のお詫び

 
〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
先ほどは、資料作成の依頼をしていないにもかかわらず、催促のメールを送信してしまい、大変失礼いたしました。
 
今回の件は、私の誤った思い込みが原因です。

今後は、同じ過ちを犯すことのないように、十分注意します。
 
〇〇さんには不愉快な思いをさせてしまい、申し訳ありませんでした。
 
山田 一郎

 
資料作成の依頼をしていなかったのに催促してしまった、そんな場合には、相手をイラっとさせてしまう可能性があります。

誠意をもって相手に謝罪の意を伝えることが大切。

 
改めて資料作成をお願いしたいところですが、まずはお詫びのメールを送って、相手の反応をみることを優先しましょう。
 

飲み会の案内メールに関する行き違いの場合

飲み会の案内メールを以前送ったはずが、実は相手にメールが届いていなかった場合です。

 
「あれっ、飲み会の返信忘れられたかな・・」

意を決して催促メールを送信したところ、「連絡が来ていないよ」という返事が…

 
メールの送信履歴を確認すると、実はその人への連絡が抜けており、行き違いが起きていたことが判明(;_;)

そんな時は、下記のようなお詫びのメールを送りましょう。
 

件名:慰労会案内の件のお詫び

 
総務部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
◯日の慰労会の案内について、連絡を受けていないとのお話を伺いました。

私の勘違いにより、連絡を失念しており、大変失礼いたしました。
 
今後はこのような事態が発生しないよう、メール送信の確認をきちんと行うよう注意いたします。
 
慰労会の件について、ご連絡いたします。

ご都合が合うようであれば、ご出席をお願いしたいと思います。

 
【慰労会のご案内】
・ 日時:20XX年12月◯日(金) 19:00〜21:00
・ 場所:居酒屋〇〇(URL:〜)
・ 最寄り駅:〇〇線〇〇駅
・ 電話番号:03-XXXX-XXXX

 
今回は〇〇さんには、不快な思いをさせてしまったことを深くお詫び申し上げます。

改めて、ご出欠の返信をお願いしてもよろしいでしょうか。
 
よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
飲み会の案内メールを送っていなかったのに催促してしまった、こんな事例もありがちですね。

相手にお詫びをするとともに、飲み会の詳細を記載しましょう。

 
店の予約の関係もあるため、返信が必要になりますね。

丁重にお詫びをしてから、返信の旨を依頼するようにしましょう。

 
これまで、社内の場合についてのお詫び例文をご紹介してきました。

次は社外メールでの行き違いパターンについて、見ていきましょう。

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【社外】メールの行き違いのお詫び例文

入金に関する行き違いの場合

取引先へ入金の催促メールを送ったものの、実は入金済みだったことが発覚!

そんな時は、早急に謝罪メールを送って、入金済みであることを伝えることが大切です。
 

入金の行き違いの場合のお詫びは、下記のような内容で送りましょう。
 

件名:入金確認の件のお詫び

 
〇〇株式会社
経理部 〇〇 〇〇 様
 
平素はお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの鈴木でございます。
 
〇月〇日にご入金いただいていたにも関わらず、弊社の確認に誤りがあり、誠に申し訳ございませんでした。

〇〇様には不快な思いをさせてしまい、大変失礼いたしました。
 
この度は私の確認不足が原因であり、自身の軽率な行動に深く反省しております。
 
これからは二度とこのようなことのないよう、注意して参りますので、今回の件はご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

誠に申し訳ございませんでした。
 
株式会社ビジマナねっと
経理部 鈴木 花子
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
相手はちゃんと入金したのに、催促のメールを送ってしまった場合の例文です。

このような場合は、入金済みである事実を伝えれば、金銭的な問題自体は解決するでしょう。

 
ただし、お詫びの仕方によっては、相手との信頼関係に影響が出る可能性があります。

自分の非をしっかりと認め、丁寧に謝罪をすることが大切です。
 

商品受け取りに関する行き違いの場合

商品がまだ届いていないと思って催促メールを送ったが、実は既に届いていたことが発覚!

そんな場合は、早急に謝罪メールを送って、商品が届いていた旨を伝えることが大切です。

 
商品の受け取りに関する行き違いの場合のお詫びは、下記のような内容で送りましょう。
 

件名:商品Aの受領に関するお詫び

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
平素はお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先程商品Aを受領していないとご連絡差し上げましたが、再度確認したところ、既に弊社に届いておりました。
 
弊社の確認ミスにより、商品送付の依頼をしてしまい、大変不快な思いをされたことと存じます。

大変失礼いたしました。
 
今後このような事態が発生することの無いよう、社内の確認体制を徹底して参りますので、今回の件はご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

誠に申し訳ございませんでした。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
相手はきちんと商品を発送したのに、催促のメールを送ってしまった場合のお詫び例文です。

確認不足」+「商品送付の依頼」という2つのミスに対して、しっかりと謝罪しています。

 
今回の件を踏まえて、今後の対策はどうしていくのかについての文言も述べましょう。

何の対策も考慮しないというのでは、相手側との信頼関係が崩れてしまう可能性があるので。

 
言葉遣いに気を遣い、丁寧に謝罪をすることが大切です。

 
行き違いのお詫びメールを書く際には、ぜひ知っておきたいポイントがあるんです!

それはどんなポイントなのでしょうか?

次の見出しで詳しく見ていきましょう!

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行き違いのお詫びメールの書き方の3つのポイント

メールで行き違いのお詫びをする際には、どのようなポイントを意識すべきなのでしょうか・

それは・・・

  • 誠実に謝ること
  • 行き違いになった理由を述べること
  • 自分の非を認めること

それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう!

誠実に謝ること

メールの文面では、言い訳をしないことが大切。

丁寧な言葉遣いで誠実にお詫びをしましょう。

 
例文をテンプレートとして使用する場合には、自分の状況に合わせた内容にカスタマイズすること。

例文の状況と全く同じということはないと思いますので、あなたなりの一言を加えるなどによって、多少の工夫はしましょうね!

行き違いになった理由を述べること

謝ることばかりに気をとられて、行き違いになった理由を伝え忘れるのはダメです。

相手は何で行き違いになったのか、気になりますからね^^;

 
謝罪するだけではなく、「二度と同じ過ちは起こさない」ことが大切。

そのためには、今後同じことを起こさないためにも、行き違いになった理由を述べるようにしましょう。

自分の非を認めること

行き違いになった原因は、もしかして相手にも非があったかもしれません。

 
もう少し、こうしてくれたら行き違いにならなかったのに…

このような気持ちがあったとしても、そこはグッと抑えて自分の非を謝りましょう。

 
お詫びをする際には、相手の非には触れず、こちらの非を謝罪することが大切ですよ!

まとめ

メールで行き違いをした時のお詫びのポイントについて、振り返っておきましょう。

<行き違いをした際のお詫びメールのポイント>
① 誠実に謝ること
② 行き違いになった理由を述べること
③ 自分の非を認めること

 
メールの行き違いのお詫びをする時には、たとえ相手にも非があったとしても、言い訳をしないことが大切。

「申し訳ございません」や「大変失礼いたしました」のような文言でお詫びをするようにしましょう。

 
私が過去にメールを送信済みと思い込んで、行き違いになった際には、かなり焦りました。

自分はもう送ったものだと、完璧に思い込んでいたんですね^^;
 
行き違いのお詫びメールを送り、何とか相手に許してもらうことができました。

上記のポイントを活用したことが大きいかなと思っています^^

 
あなたもメールの行き違いでお詫びメールを送る際には、3つのポイントを意識していきましょうね!
 

相手から返信をもらえた場合のことも、頭に入れておくことが大切。下記の記事を参考にして、その後の対応も考えておきましょう。
⇒ 謝罪メールにおける返信の返信|必要な理由と例文を把握して誠意を示そう

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