謝罪メールへの返信は、どんな内容にすればいいのかな…

こんな状況で悩んだことはありませんか?

 
というのも、私は過去に、納品ミスをした取引先から謝罪メールを受けた経験があります。

すぐに対応してくれていたので、私自身が特に気に留めておらず、返信はしなかったんですね。

 
すると、先方の担当者から電話があり、

「本当に申し訳ありませんでした。何か大きな問題になっていませんか?メールを送ったのですが・・」と話があったのです^^;

 
私が謝罪メールに対して返信をしなかったことから、先方としては、

  • 大問題になっているのではないか
  • まだ怒っているのではないか
  • 今後の関係に影響してしまうのではないか

と不安になっていたようでした・・

 
この件を通して思ったのは、「お気になさらずに」という内容のメールを返信してあげていれば良かったということ。

ではビジネスメール謝罪への返信をする際は、どんな内容にすればよいのでしょうか?

 
そこで今回お伝えするのが・・・
謝罪メールに対する返信例文

謝罪メールに対しては、相手の気持ちを考えた上で、返信することが非常に大切です。

 
社内・社外別の返信例文と、意識すべき3つのポイントをお伝えしていきますね!

まずは社内の相手に送る場合の、謝罪メール返信例文を見ていきましょう。

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【社内】謝罪メールに対する返信の例文

メールより前に、直接口頭もしくは電話で謝罪を受けることが多いですよね。

 
その上できちんと謝罪のメールを送ってきてくれている場合は、相手がしっかりと段取りを踏んでいるということ。

返信して相手を安心させてあげましょう!

きちんと謝罪をしてくれていることに対し、「気にしなくてもいいですよ」という旨を伝えることが大切です。

 
それでは、例文を見ていきましょう。
 

件名:Re:スケジュール調整のお詫び

〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
お気遣いいただき、大変恐縮です。

こちらこそスケジュールの確認が不足しており、申し訳ありませんでした。
 
どうかお気になさらないでください。

今後ともよろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
件名は謝罪メールに対する返信であることがわかるよう、「Re:」のままにしておきましょう。

相手が分かりやすいように配慮することが大事。

 
本文では、「メールを確認しましたよ」という旨を伝えてくださいね。

SNSとは異なり、送信した側はメールを確認しているかどうかがわかりませんので^^;

 
今回の謝罪に対して「気にしないでください」「大丈夫ですよ」という意味を込めて、相手へ気遣いを示しましょう。

ミスをした本人は、非常に気にして落ち込んでいる可能性が高いです・・。

そんな状態の相手に優しい言葉をかけてあげることが大切!

 
では次に、取引先など社外の方の場合はどうなのでしょうか?

社外の相手から謝罪メールをもらった場合の、返信例文を見てみましょう。

【社外】謝罪メールに対する返信の例文

社外の担当者からの謝罪メールに対応する場合です。

 
「お気になさらずに」という旨の返信をすることによって、

  • もしかしてすごく怒っているのでは…
  • 取引に影響が出てしまうのでは…

という相手の不安を払拭させてあげることができますよ!

 
それでは、例文を見ていきましょう。
 

件名:Re:スケジュール調整のお詫び

〇〇株式会社
営業部
〇〇 〇〇 様

いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
このたびは丁寧にご対応いただきありがとうございます。

こちらこそスケジュールの確認が不足しており、申し訳ございませんでした。
 
どうぞお気遣いなさらないよう、お願い申し上げます。

今後とも変わらぬお付き合いの程、よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
社内向けのメールよりも、言葉遣いを丁寧にすることを意識しましょう。

 
件名は社内と同様に、返信であることを明確にするため、「Re:」の状態で送ります。

ただし、気を付けたいのが、「山田様へのお詫び」などこちらの名前を記載している場合。

そんな時は、名前の部分は削除しておきましょう。

 
例文のように、あなたにも多少の非がある場合には、その旨を入れると親切です。

また、「気にしないでほしい」ということを盛り込む際に、くれぐれも「許す」「目をつぶる」というような表現はNG。

先方に全面的な非がある場合でも、上から目線となるので、避けるようにしましょう。

 
最後には、下記のような文言を書いておきましょう。

  • これからも変わらぬお付き合いをしたい
  • 今回のミスで関係性が変わることはない

このような内容があると、相手の安心感につながります^^

もしもあなたが謝罪をメールを送った立場だとすれば、きっと不安感が薄れるはず^^

 
これまで社内・社外の謝罪メールへの返信例文について見ていきました。

もしかすると、どのようなポイントを意識すればよいのか、頭が混乱しているかもしれません^^;

 
そこで、返信で特に意識すべきポイントを3つにまとめてみました!

次の見出しで詳しく見ていきましょう。

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謝罪への返信で意識すべき3つのポイント

謝罪に対する返信のメールで、どのようなことを意識すればよいのでしょうか?

それが・・

  • 謝罪をしてくれたことへの配慮の気持ちを書く
  • 相手を安心させる
  • 今後も関係を築いていきたい旨を盛り込む

それぞれの項目についてお伝えしていきますね!
 

謝罪をしてくれたことへの配慮の気持ちを書く

相手が非を認め、しっかりと謝罪をしてくれたということへの、配慮を伝えることが大切。

 
ビジネス上のミスは、どちらか一方が全面的に悪いということは少ないはずです。

こちらにも、確認ミスなどの非がある場合も想定されるので、一方的に相手を責めるような内容は慎むべき。

 
謝罪をしてくれたことに対する配慮の気持ちは、必ず盛り込みましょう。

  • 丁寧にご対応いただきありがとうございます
  • お気遣いいただき大変恐縮です

のような文言がオススメです。
 

相手を安心させる

ミスをした張本人は、今回の失敗に対して責任を痛感しているはずです。

例えば・・

  • このミスで取引がなくなったらどうしよう…
  • 先方を怒らせてしまったらどうしよう…
  • 担当から外されてしまうかもしれない…

このような心配をしていることが非常に多いです。

 
ミスは誰にでも起こり得ること。

もしかすると、次は自分の番かもしれません^^;

 
ミスを責めたところで事態が好転するわけではないので、広い心で相手に返信することが大切。

お気遣いなさらずに」のような文言によって、相手を安心させてあげましょう!
 

今後も関係を築いていきたい旨を盛り込む

社内の場合には、こちらが相手を許せば、今後の関係作りはそれほど難しいことではありません。

今後ともよろしくお願いいたします」のような文言を添えるようにしましょう。

 
社外の場合は、会社という看板があるため、少し難易度が上がります。

取引のある会社であれば、今までの経緯やお付き合いの歴史がありますからね。

 
それでも、謝罪メールを受け取ったということは、相手が継続して関係を築いていきたいと思っていることを頭に入れておきましょう。

そうでなければ、わざわざ謝罪メールを送ってきたりはしないので^^;

 
今後も変わらないお付き合いをしていきたい」という旨の一文を添えることで、相手に対する気遣いを表すことができます。

 
社内・社外問わず、今後も良好な関係を築いていきたいという気持ちを、しっかりと盛り込んでいきましょうね!

まとめ

ビジネスメールで謝罪に対する返信を行うポイントについて、振り返っておきましょう。

<謝罪メールに返信する場合のポイント>
① 謝罪をしてくれたことへの配慮の気持ちを書く
② 相手を安心させる
③ 今後も関係を築いていきたい旨を盛り込む

 
謝罪というのは、自分の非を認め、相手に許しを請う行為です。

そのため、相手は結構精神的な負担を感じているもの。

 
丁寧な対応をしてくれている以上、責め立てたりするのはよくありません。

相手をただ許すだけではなく、安心させる配慮をするのがデキる社会人!

 
私は冒頭でお話した過去の経験を踏まえて、謝罪メールへの返信は確実に行うようにしています。

それは、相手の立場に置き換えて考えることを意識しているからです!

返信があった方が安心するし、ありがたいなと思えるハズなので^^

 
自分の言葉で気遣いを伝えれば、相手も安心してくれる可能性がグッと高まります。

相手は今どんな心境だろう」ということをしっかりと考えて、返信を行うようにしていきましょうね!

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