会社でメールを開いてみたら、宛先が自分ではなかったということがありませんか?

プライベートだったらまだしも、ビジネスメールの場合だと「宛先を間違えていますよ」と直接的には、指摘しにくいですよね^^;

 
さらに社内でも、面識のある人・面識のない人・関係性など様々な要素があります。

 
私は過去に、社内で面識のない人から、別の人宛のメールが届いたことがあります。

しかも、他部署の課長だったので、どう伝えればよいか凄く迷ってんですね^^;

「間違えています」とストレートに指摘しにくいし、かといって気付かせてあげないと相手の業務に支障が出る恐れがあるし・・

 
宛先間違いメール返信する場合、どのような内容で書けばよいのでしょうか?

そこで今回は、返信例文を下記のように・・

  • ビジネスマナー重視
  • 柔らかさ重視

2パターンご紹介していきますね!

 
ビジネスマナー重視の場合は、目上や上司・相手との関係性があまり深くない場合に使うのがオススメ。

柔らかさ重視の場合は、社歴が近い・仲が良い相手などに送るとよいでしょう。

 
まずは、ビジネスマナー重視の例文からお伝えしていきますね!

スポンサードリンク

宛先間違いに対する返信の例文①【ビジネスマナー重視】

目上や上司、関係性が深くない方から宛先間違いメールが届いたときは、ビジネスマナーを意識して返信することが大切。

用件を伝える簡潔なメールで宛先間違いを知らせてあげましょう。

 
「宛先を間違えていますよ」と書くと端的ですが、ストレートすぎて角が立ってしまいます。

丁寧な言い回しで婉曲的に伝えるのがポイント!

 
それでは、実際に例文をご紹介していきますね。
 

件名:Re:人事考課について

 
人事部
〇〇 課長
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
「人事考課について」という件名のメールを受信しましたが、宛先に間違いはないでしょうか。

お手数ですが、ご確認いただけると幸いです。
 
よろしくお願いいたします。
 
営業部 山田

 
誤送信をやんわりと伝えるには、「宛先に間違いはないでしょうか」のように相手に尋ねる表現を使うのがベスト。

「間違えています」とストレートに指摘していないので、角が立ちにくいです。

 
宛先の間違いに気付いてもらうのが目的なので、用件のみの内容で問題ありません。

他に書くこともないでしょうけど・・。

シンプルな構成で間違いを伝えましょうね!

 
年が近い場合や、仲の良い相手に送る場合は、もう少しフランクな文章でもOKです。

その場合には、どんな内容で書けばよいのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう!

宛先間違いに対する返信の例文②【柔らかさ重視】

関係性の深い方から宛先間違いメールが届いたときは、柔らかさ重視の返信をしても問題ないでしょう。

関係性の見極めはあなた次第なので、ここをミスらないことが大事^^

 
相手と少しでも距離感がある場合には、ビジネスマナー重視が好ましいので、「この人ならユーモアを交えても大丈夫だ!」という人の場合にしましょう。

宛先間違いを知らせてあげるとともに、相手のミスによる動揺を和らげる工夫をするのがオススメです^^

 
それでは、実際に例文をご紹介していきますね!
 

件名:Re:資料内容の件

 
開発部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
同じ営業部ですが、私は山本さんではありません。

送信履歴の確認を推奨します。
 
宛先を間違えて送信した相手が私でよかったですね。

上司への口止め料として、今度私に缶コーヒーを奢ってくださいませ。
 
取り急ぎご連絡まで。
 
営業部 山田 一郎

  
関係性が深い相手の場合には、ユーモアを交えて返すと相手が安心しやすいです。

普段から会話をする相手の場合、ビジネスマナー重視のような文章だと、距離感を感じさせてしまう可能性があるので。

 
例文のように、「上司への口止め料として〜」とユーモアのある表現があると、宛先間違いによるショックを和らげることにつながるでしょう。

ただし、「ご馳走してくれないとバラす」のような文章は、社会人的にNGですよ!

あくまで、相手のことを考えたユーモアに留めておきましょうね!

 
ここまで2パターンの宛先間違いメールへの返信例文をご紹介してきました。

「返信内容を作成しよう!」と思っても、いざ書こうとすると手が止まってしまう可能性も・・

 
もしあなたがこんな状態になっていたら、ぜひ次も読み進めてくださいね。

どんなポイントに注意をすればよいかをお伝えしていきますので^^

 
最後に、宛先間違いのメールに返信するときのポイントを3つご紹介します!

スポンサードリンク

返信の際に押さえたい3つのこと

宛先間違いのメールに返信するときは、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

意識すべきポイントは・・・

  • 宛先を間違えている旨を伝える
  • 送信履歴の確認を促す
  • 相手を安心させる

この3つを意識すると、丁寧で好印象を与えやすい返信メールとなります。

それぞれについて、詳しくお伝えしていきますね!
 

宛先を間違えている旨を伝える

誤送信メールの返信は、宛先を間違えていることを知らせるのが目的。

なるべく手短に、宛先を誤っている旨を伝えましょう。

 
ただし、相手が目上や上司・面識がない人などの場合は、直接的に「宛先間違いですよ」と言うのはオススメしません。

気分を害してしまう恐れがあるので・・。

 
そうならないために、「宛先に間違いはありませんか」のように婉曲的に知らせるのがコツです^^

ぜひ意識していきましょう!
 

送信履歴の確認を促す

相手は、宛先を間違えてメールを送ったことに気付いていないかもしれません。

あなたから宛先の間違いを指摘されても、いまいちピンと来ない可能性があります。

 
そのため、「お手数ですが、送信履歴をご確認いただけますか」のように送信履歴の確認を促すことを推奨します。

宛先間違いだったと相手が気付けるように、フォローしてあげましょう!
 

相手を安心させる

社内メールでの宛先間違いは、取引先やお客様相手ではないので、問題が大きくなることは稀です。

そのため、相手の不安を和らげることを意識しましょう。

 
相手を安心させる返信メールを送ることで、社内での人間関係を友好的に保つことにもつながりますよ!

自分が逆の立場だったら、こういう返信だと嬉しい」ということを考えて返信してみて下さいね^^

まとめ

社内で宛先間違いメールを受信した場合に返信するポイントについて、振り返っておきましょう。

<宛先間違いへの返信で意識すべきポイント>
① 宛先を間違えている旨を伝える
② 送信履歴の確認を促す
③ 相手を安心させる

 
宛先間違いメールへの返信は、相手に宛先が違っていることを気付かせてあげることが狙い。

そのためには、送信履歴の確認を促して、相手に宛先の間違いを認識させることが必要です。

 
相手が目上・上司、関係性が浅い場合は、ビジネスマナーを意識した返信が望ましいです。

また、社歴が近かったり、頻繁に会話をする関係性が深い相手には、ユーモアのある柔らかさ重視の返信でも問題ないでしょう。

 
私が過去に宛先間違いのメールを受けて、返信した際には、これらのポイントを意識しました。

社内でも面識のない課長でしたが、課長から返信があり、「指摘がお上手ですね」と褒めてもらえたのが、すごく嬉しかったです\(^o^)/

伝え方の大切さについて改めて感じることができました!

 
相手に配慮した返信をすることで、あなたの好感度アップにもつながるハズ^^

宛先間違いの返信メールを書く時には、3つのポイントを押さえて、丁寧な表現を心掛けてくださいね!

スポンサードリンク