入金の催促メール｜ビジネスで使える2ステップのテンプレートで段階的な対応を

「支払い期限が過ぎているのに、まだ入金されていない…」

取引先とのやり取りで頭を悩ませるのが、未払いに関することではないでしょうか？

 
入金をしていない相手に非があるとはいえ、下記のように一方的に攻め立てるような口調はマナー違反。

• 支払いがまだなんですけど…
• 早く入金してください！

 
このように伝えると、相手からの心象が悪く、今後の取引に支障が出てしまう可能性があるため、注意が必要です。

今回はどのように催促メールを送ればよいか、テンプレートとポイントをご紹介していきます！

入金の催促メールの件について、社内の経理担当者が経験した話をご紹介しますね！

 
週末に振り込みを行い、相手への着金日が週明けになってしまうことがありました。

その際、先方の担当者から、

「入金が確認できておりませんので、至急お支払いをお願いします。支払いが確認できない場合は、今後のお取引を・・・」

という内容のメールが届いたんですね。

 
経理担当者は「入金が遅れたことに対するお詫びをしなくては！」と考えていた矢先だったとのこと。

一方的で高圧的な内容であったため、その後は一線を引いているようです。

この話を聞いた私も、残念な言い方だなと感じました(;_;)

 
では、ビジネスにおける入金の催促メールは、どのような内容にするとよいのでしょうか？

マナーを踏まえて入金の催促メールを送るために、2つのステップで例文をお伝えしていきますね！

• 一回目の催促【ステップ①】
• 二回目の催促【ステップ②】

 
まずは、一回目の催促の場合の例文について見ていきましょう！

入金の催促メールテンプレート【ステップ①】

 
件名は「お支払いの件」など支払いに関する内容だと分かるよう意識しましょう！

ただし、威圧的な内容はNG。

 
「支払いのお願い」や「振込対応のお願い」などとしては、行き違いがあった場合には相手に失礼にあたります。

例文の件名のように、できる限り柔らかい表現を用いることがオススメです^^

 
本文中では、「いつ」「何の料金が」「いくら」未入金になっているのかということを伝えます。

更に丁寧に対応する場合は、添付で請求書を再送するのも良いでしょう。

 
催促をする場合、ただ「支払いの対応をお願いします」という旨を書くのでは、あまりよい印象を持たれません。

相手への尊重を伝えるためにも、「何か事情があるのかと思いますが」というスタンスが望ましいですよ！

 
最後には、「行き違いがあった場合には〜」という文言を含めていくと、万が一行き違いがあった場合に備えることができます。

金銭的な行き違いは、トラブルに発展する可能性が高いです。

忘れないようにしましょう！

 
例文をご紹介しましたが、いざあなたが「入金の催促メールを書こう！」とした場合、どんなポイントを意識すればよいか迷うかもしれません。

でもご安心ください^^

 
マナーを踏まえて書けるよう、「ここは盛り込むべき」というポイントをご紹介していきます。

次の見出しでお伝えしていきますね！

催促メールで盛り込むべき3つのポイント

入金の催促メールには、どのようなことを盛り込むべきなのでしょうか？

それは・・・

• 入金が確認できていない事実を伝える
• 内容を再度伝える
• 行き違いで入金された可能性も考慮する

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

入金が確認できていない事実を伝える

一番大事なことは、入金が確認できていない事実を伝えること。

ビジネス上で金銭のやり取りは、非常に重要なポイントです！

相手との信頼関係に影響する可能性大ですからね。

 
支払われるべき金額が支払われない場合、思わぬ事態を招くこともあります。

相手の事情も踏まえた上で、迅速に対応してほしいという意志を明らかにすることが大切ですよ！
 

内容を再度伝える

相手に確認をしてほしい内容を再度伝えることも大切です。

本文中に下記のような文言を記載すると、相手がどの内容かが分かりやすいです。

 

その他に、別途請求書を添付して送る選択肢も頭に入れきましょう。

 
担当者がうっかり忘れていた・勘違いをしていたという場合もあります。

再度内容を伝えてあげるのが、相手に配慮をしたマナーということを意識しておきましょうね！
 

行き違いで入金された可能性も考慮する

相手が振込手続きを行った時間によっては、着金日が遅れることもあります。

「できればそのあたりも考慮して振り込んでほしい」というのが本音ですけどね^^;

 
万が一、相手が既に入金を行っていた場合、催促は失礼にあたるので注意。

実は着金が遅れる旨のメールが届いていて、あなたが見落としていたというケースなども考えられます。

 
そのため、行き違いの場合の文言は、必ず記載するようにしましょう。

例えば、下記のような文言です。

このような文言を入れておくことによって、行き違いがあった場合、トラブルになるリスクを抑えることができますよ！

 
ここまでが、催促メールを一回目に送る場合の内容となります。

例文を参考にしたり、あなたなりにカスタマイズしてみてくださいね。

 
次の見出しでは、二回目の催促メールを送る場合について解説していきます。

一度催促のメールを送ったにも関わらず、入金が確認できない場合についてです。

あまり想定したくないことですが、万が一のためにご紹介しますね！

入金催促メールを再び送る場合のテンプレート【ステップ②】

 
二回目に催促をする場合の、例文になります。

相手が見落とすことのないように、【重要】のような目立つ件名にしましょう。

 
本文では、一回目にメールを送った日付を記載とともに、現在も入金が確認できていない旨を記載します。

相手に支払い期限が過ぎていることを、確実に認識させましょう。

 
また、至急確認・対応してほしい旨を伝えます。

「どんな事情で対応できていないのか」を把握するためにも、連絡が欲しいことを記載するのがオススメ。

 
このような状況でも、相手に対する心遣いを忘れないことが最低限のビジネスマナー。

悪意があってのことではないという前提で、丁寧に対応することが大切です。

くれぐれも威圧的な文面にならないよう、注意をして下さいね！

 
ちなみに、再度催促メールを送る場合には、どんあポイントに注意をすればよいのでしょうか？

次の見出しでお伝えしていきますね！

催促メールを再度送る場合のポイント

入金の催促メールを再度送る場合には、どのようなことを意識すべきでしょうか？

それは・・・

• いつ連絡したかを伝える
• 入金されないとどんな弊害が出るのかを伝える

それぞれについて、お伝えしていきますね！

いつ連絡したかを伝える

二回目の催促のメールは、一回目の催促メールを送ってから少し様子を見た上で、入金が確認できない場合に送るようにしましょう。

 
今までのメールを「いつ」送ったのかを記載することが大切。

担当者が多忙だったり、メールを見落としていることも考えられます。

 
再度確認をお願いする意味でも、いつ連絡をしたのかをしっかり伝えてくださいね！
 

入金されないとどんな弊害が出るのかを伝える

会社の規定によっては、支払いが確認できないと今後の取引がストップしたり、中には延滞金の設定をしている場合もあります。

どのようなケースでも、取引先（相手）に不利益が出る可能性が高いです。

 
例文のように、「今後の商品（サービス）のご提供が難しくなります。」などと記載することをオススメします。

この段階だと、法的措置の検討などの文言はまだ早いので、やんわりと伝えるようにしましょうね！

まとめ

入金催促メールのポイントについて、振り返っておきましょう。

 
入金の催促というのは、自分も相手も気持ちの良いものではありません。

ただし、金銭的なやり取りである以上、避けることはできませんよね。

 
なるべく相手にやんわりと伝えるためには、表現の仕方が大切。

「支払いをお願いします」といった直接的に催促するのではなく、「ご確認ください」のように相手に気付かせる工夫をしていきましょう！

 
ご紹介したテンプレートを活用して、トラブルを生まないような催促メールを作成してみてください^^

くれぐれも一方的な催促や上から目線にならないよう、ビジネスマナーはしっかりと意識していきましょうね！