電話がかかってきたけれども、タイミングが悪くて出れない場合がありますよね。
そんなとき特に困るのが、留守電にメッセージがない場合。
登録されていない番号だと、スマホやPCでどこからの番号なのかをチェックする必要があります。
検索すると、志望している企業だったということがありますね。
ですが、折り返しの電話を掛ける際に、会話の切り出し方に困ってしまうと思います^^;
留守電がない場合の電話の折り返しは、どうするのがよいでしょうか？
そこで今回お伝えするのが・・・
マナーを踏まえた折り返しの対応法
留守電がない場合だと、どんな用件なのかが分かりません。
とはいえ、あなたに何らかの連絡があって電話をしているので、あまり迷っている時間はないでしょう。
でも、何も考えずに折り返すのは避けてくださいね！
ここで勢いに任せて電話をかけると、何を話せばよいか躊躇してしまう可能性も・・。
そうなると、マナー違反の電話となる場合があります^^;
そんなことにならないよう、留守電がない場合の適切な折り返し方について、問答例を頭に入れておきましょう。
ポイントを交えながら紹介していきますので、ご安心くださいね！
まずは、応答問答例から見ていきましょう。
目次
留守電がない場合の電話の問答例
あなたが折り返しの電話を掛ける上で、特に大事なのはどんなことでしょうか？
それは・・・
電話に出られなかった旨をお詫びすること
電話に出られなかった理由に関しては、基本的に伝える必要はありません。
相手が求めている情報ではないので。
では、どのように電話を掛けるとよいのでしょうか？
問答形式でお伝えしていきますね。
電話の相手株式会社〇〇でございます。
あなたお世話になっております。
ビジマナ大学の山田と申します。
電話の相手お世話になっております。
あなた◯時頃にお電話をいただきましたが、出ることができず、申し訳ございませんでした。
伝言がありませんでしたので、どなた様からのお電話かが分からないのですが、折り返しご連絡をさせていただきました。
電話の相手確認いたしますので、このままお待ち下さい。
このような形式でやり取りをしましょう。
電話をかけた相手に取り次いでもらった際には、電話に出られなかったお詫びを再度してくださいね！
「◯時頃にお電話をいただきましたが、電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。」のような文言です。
ここまで問答形式の例をご紹介してきました。
これであなたは、留守電がない場合の対応ができそうでしょうか？
もし少なりとも不安があるようであれば、次も読み進めてくださいね。
続いては、電話をかける際に意識すべきポイントについて、お伝えしていきます！
留守電がない場合に意識すべき3つのポイント
留守電がない場合の折り返しの電話では、どんなことを意識すればよいのでしょうか？
特に大事なのが次の3つのポイント。
それが・・・
- 電話に出られなかったお詫びを述べる
- 伝言が入っていなかった旨を述べる
- いつ頃に電話をもらったかを伝える
それぞれについて見ていきましょう！
電話に出られなかったお詫びを述べる
あなたは忙しくて、電話に出られなかったかもしれません。
ですが、相手からの電話にすぐ出られなかったのは事実。
そのため、電話に出られなかったことへのお詫びは、一言添えるようにしましょう。
「電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。」のような文言ですね。
お詫びの文言を伝えることで、マナーを知っている学生という印象を持ってもらいやすいですよ^^
伝言が入っていなかった旨を述べる
留守電に伝言が残っていれば、誰からどんな用件なのかがある程度分かりますね。
しかし、伝言が残っていなければ、誰から何の用件で電話がかかってきたのか、ハッキリしません。
そのため、電話をかけた際には、伝言が入っていなかったことを伝えましょう。
「伝言はありませんでしたが、折り返しご連絡しました。」のような文言で伝えてくださいね。
そうすることによって、電話の受け手の方は、誰がどんな用件で電話をしたのかを確認してくれるでしょう。
いつ頃に電話をもらったかを伝える
相手は一日にたくさんの電話を受けている可能性が高いです。
そのため、いつ頃に電話があったかを伝えることが大切。
誰があなたに電話をしたのかが絞り込みやすくなります。
つまり、その後の話がスムーズに進むということ。
何よりも、ただ電話をもらったから折り返したというより、丁寧な印象を与えることができます。
ぜひ意識してみてくださいね^^
電話の場合、タイミングを逃すと、言いたいことを言いそびれてしまうもの。
そのため、あらかじめこれら3つのポイントを意識しておきましょう！
あなたは着信があったことに気が付いたら、すぐに折り返そうと思っていませんか？
でも少し立ち止まって考えてほしいことがあります。
そう、それが折り返す時間帯のこと。
次の見出しでは、電話を折り返す際の時間について、見ていきましょう。
折り返す時間帯には気を付けよう
こちらから電話を掛ける際は、相手や企業の都合も考える必要があります。
では、どの時間帯に電話を掛けるのがよいのでしょうか？
それが・・・
- 10時～11時半
- 14～16時半
上記の時間は他の時間に比べて、比較的余裕がある場合が多いのです。
なぜそれ以外の時間がオススメできないかを、時間別にお伝えしていきますね。
避けたほうがよい時間①：9〜10時
一般的な会社では、始業直後の時間帯。
多くの人が1日のスケジュールの確認や準備などで、忙しい時間帯と言えます。
始業時間から1時間程度は、間を空けるのが望ましいです。
避けたほうがよい時間②：12〜13時
この時間帯は、多くの会社がお昼休みです。
ただでさえ忙しい社会人の貴重な休憩時間。
緊急の用事ではないのに、休憩中に仕事の電話が入るといい気分にはならないですよね。
そのため、12〜13時は確実に避けるようにしましょう。
避けたほうがよい時間③：17時以降
17時を過ぎれば、終業の支度をする方も多いです。
終業時間間際に電話をかけると、相手はいい気がしないでしょう。
そのため、17時以降は避けるようにしてくださいね。
避けたほうがよい時間④：営業時間外
営業時間外に電話をかけると、マナーを知らない人だと思われる可能性があります。
会社の営業時間は必ず確認し、それ以外の時間に掛ける事の無いよう気を付けましょう。
中には、相手から時間帯を指定してきた場合や、一般的な職種と違う就業形態の会社もあります。
でも、それはごく一部の場合。
事前に会社の始業時間と終業時間を確認しておきましょうね。
これらの時間の前後もなるべくであれば、避けた方が無難ではあります。
10時～11時半もしくは14～16時半を意識して折り返しをしてくださいね。
着信があったけれども、折り返せるのが17時以降になってしまった…
もしくは、その日中に折り返せない場合もありますね。
そんな場合には、どうすればよいのでしょうか？
次の見出しで対処法を見ていきましょう。
タイミングを逃したら翌日にしよう
着信があっても留守電が残されていなければ、どんな用件なのかが分かりません。
もしも、相手が至急の連絡を求めている場合であれば、基本的に留守電を残すはず。
そのため、避けた方がよい時間帯しか都合がつかない場合には、翌日にするのが無難。
夜の遅い時間や営業時間外に電話を掛けるのは、避けましょう。
友達同士であれば、それほど時間帯を気にする必要はありませんが、社会ではビジネスマナーが非常に大切。
マナーの知らない学生と思われて、マイナスの評価を受けるのは、非常に損なので^^;
さすがに2日後であれば少々問題がありますが、翌日であれば評価がマイナスになることは基本的にありません。
翌日に電話をする場合には、次のような言葉を添えて電話をかけましょう。
あなた昨日の◯時頃お電話をいただきましたが、電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。
タイミングを逃した際には、翌日に電話を折り返すようにして、マナーを踏まえた対応をしていきましょう！
まとめ
就活時における電話の折り返しについて、振り返っておきましょう。
① 電話に出られなかったお詫びを述べる
② 伝言が入っていなかった旨を伝える
③ いつ頃に電話をもらったか伝える
あなたはどんなタイミングでも、電話に出ることができるわけではありませんよね。
そして、留守電が残っていない場合もあるでしょう。
そんな場合に大事なのが、その後の折り返しの対応。
もちろん相手も、電話に出られないタイミングがあることは、承知の上です。
そのため、基本的に電話に出られなかったことを責められることはありません。
ですが、マナーを踏まえていない電話のかけ方をしてしまえば、評価を落としてしまう可能性があるのです。
そんなことにならないよう、ご紹介した3つのポイントをきちんと守ることが大切。
留守電が残っていない場合でも、慌てずに丁寧な対応を心掛けていきましょう！
