メールを送った後に、後から情報を書き足す必要が出てきたという経験はありませんか?

  • 情報を入れ忘れたので、追記して送りたい…
  • 追加で送る情報が後から出てきた…
  • 状況の変更により、情報を追記して伝えたい…

など、追加で情報を伝えるために、再送する状況がありますよね。

 
何も意識せず新たにメールを送ってしまうと、相手に別件のメールと捉えられる可能性があります。

追記をする時には、押さえておくべきポイントがあるんです!

 
そこで今回知りたいのが・・・
メールの追記の書き方のポイント

私自身、追記のメールを送ることが割とあります。

新たな情報が入ってきたり、状況が変わったりするので、追記のメールが必要なことって、それなりにあるんですよね^^;

追記ということが相手に分かるように、ビジネスマナーをしっかりと踏まえることがスマートな社会人の秘訣!

 
追記メール書き方は、どのようなことを意識すればよいのでしょうか?

そこで今回は、必ず押さえておきたい3つのポイントと例文をご紹介していきますね!

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追記で再送する時の3つのポイント

これから紹介するのは、どんな場合の追記メールでも共通して使えるポイントです。

ぜひ頭に入れておくことをオススメします!

 
追記で再送する際には、どのようなことを意識すればよいのでしょうか?

それは・・・

  • 件名には「追記」の旨を明記する
  • 内容を簡潔にまとめる
  • 相手の役に立つ情報を伝える

それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
 

件名には「追記」の旨を明記する

同じ件名で再送することは、避けましょう。

それは、相手が「また同じメールが来た」もしくは「さっき見たメールだ」と誤解を与える可能性があるからです。

 
そのため、メールの件名には、一目でわかるように「追記」と入れましょう。

メールを受け取った相手の目に留まりやすくなります

そのため、メールを開いてもらえないという可能性をグッと減らすことができます。

 
追記でメールを送る際には、件名に「追記」と入れることによって、相手に分かりやすい形式にしましょう。
 

内容を簡潔にまとめる

メールの内容は、追加して伝える内容だけで十分です。

 
大まかな内容は、基本的に先のメールで既に送っているはず。

同じ内容を繰り返すと、文量が多くなるため、相手に目を通す作業の負担をかけてしまうのです。

 
どんな内容が追加で伝えたいことなのかを意識して、新たな情報を簡潔にまとめましょうね!
 

相手の役に立つ情報を伝える

追記送る内容は、必ず相手の役に立つと思われる情報を入れるようにしましょう。

 
追記で再送ということは、先のメールに加えて、再度送るということ。

どうでもいい内容だと、相手に手間をかけさせることになります。

 
相手に有益な情報かどうかを判断し、届けたい内容を追記することを意識しましょう。

 
以上が追記メールを送る際に気を付けるべき3つのポイントです。

これらのポイントを守っていれば、追記メールにおけるマナーを大きく外すことはありませんので、ぜひ頭に入れておきましょう。

 
それでは、追記メールを書く際には、どのような文章にすればよいのでしょうか?

実際に送る際の例文を、次の見出しで見ていきましょう。

まずは社内の方宛に送る場合の例文です。

【社内】メールを追記で再送する場合の例文

件名:【追記】打ち合わせの流れ

 
各位
 
お疲れさまです。

営業部の山田です。
 
先程お送りした「打ち合わせの流れ」の件ですが、追加の案内がありましたので、ご連絡いたします。
 
◯日の打ち合わせの内容に、「売上計画の報告」が追加となりました。

そのため、当日は各自の売上計画の資料をご持参くださいませ。
 
重ねての連絡となり申し訳ありません。

よろしくお願いいたします。
 
営業部 山田 一郎

 

社内向けのポイントとしては、簡潔さを重視しましょう。

内容としては、下記のような流れで問題ありません。

・追記の案内

・追記の内容

・追記になってしまったお詫び

 
追加の内容を送ることに対するお詫びの文言を入れると、相手に丁寧さが伝わりやすくなります。

余分な内容は書かず、コンパクトにまとめるよう心掛けてくださいね!

 
取引先や顧客など、社外の方には、どのような内容で送ればよいのでしょうか?

社内の方よりも、より気遣いが大切になりますね・・。

社外の方宛の例文とポイントを見ていきましょう!

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【社外】メールを追記で再送する場合の例文

件名:【追記】マナー研修の流れ

 
株式会社〇〇
人事部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
昨日ご連絡をした「マナー研修の流れ」の件ですが、内容を一部追加したくご連絡いたしました。
 
研修の内容に「ビジネス文書のマナー」を追加させていただきます。

そのため、研修終了時刻を16時から16時15分に変更をお願いいたします。
 
重ねての連絡となってしまい、大変申し訳ありません。

よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 

基本的な内容は、社内向けと変わりませんが、社外向けのメールでは、言葉遣いを丁重にすることが大切。

なるべく角の立たない言い回しを心掛けましょう。

 
追記は再度相手にメールを確認してもらうという手間が発生します。

たとえこちらに落ち度のない内容だとしても、最後に一言お詫びの言葉を添えるのがスマートです。

 
追記のメールを送る際には、ぜひご紹介した3つのポイントを意識して、相手に配慮したメールを送るようにしていきましょうね!

まとめ

追記メールを送る際に、押さえるべきポイントについて振り返っておきましょう。

<追記メールで押さえるべきポイント>
① 件名には「追記」の旨を明記する
② 内容を簡潔にまとめる
③ 相手の役に立つ情報を伝える

 
追記のメールは、追加で伝えたい内容を整理し、シンプルに伝えることを意識しましょう。

余計な文章を入れると、相手が目を通す上で負担になります。

 
追記で再送するのは、本来1回で送る内容に情報を追加するということ。

相手に手間をかけることになるので、あなたに非がなくとも、お詫びの言葉を添えるのを忘れないようにしましょう。

 
私は追記メールを送る際に、件名に「追記」の旨を入れずに送ってしまったことがありました。

つまり、2回同じ件名のメールを相手に送ってしまったということ。

そうすると、相手から「同じメールが再度送られてきたのかと思った・・」と言われたことがあるんですね^^;

 
こんな経験をして以来、追記のメールを送る際には、件名にしっかりと「追記」と入れるようにしています!

あなたもぜひ心掛けてみてください^^

 
基本的に追記自体が悪いことではないので、マナーを守ってメールを送れば、相手に悪い心証を与えることもないでしょう。

言葉遣いや言い回しには気を付けて,相手に有益な情報を届けることができるように、意識をしてみてくださいね!

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