追いメールとは？ビジネスシーンで使用する場合のポイント【例文あり】

 
最近は、ビジネス上でもメールのやり取りのスピードが早いです。

メールのやり取りは日常的に行われるため、追いメールの重要性が高まっています。

この「追いメール」という言葉を聞き慣れない方もいるでしょう。

 
では、追いメールとはどういった意味があるのでしょうか？

そこで、今回の記事では追いメールの意味について、お伝えしてきます。

また、追いメールをビジネスシーンで使用する場合のポイントや例文についてお伝えしていきますね。

追いメールとは？ビジネスシーンでの正しい使い方

追いメールとは、相手からメールの返信が来ていないにも関わらず、続けてメールを送る行為です。

関係構築の一環につながる役割とも言えます。

 
追いメールの送信には、適切なタイミングとマナーが求められます。

使い方を間違えると、相手からの印象が悪くなるからです。

そうならないよう、ビジネスシーンでの正しい使い方を知ることで、スムーズなコミュニケーションを図っていきましょう。

 
追いメールを送る際には、以下の点に注意すると良いでしょう。

• メールの内容を簡潔に保ち、ポイントを明確にする。
• 送信前にメールの内容を再確認し、必要な情報が全て含まれているか確認する。
• 送信タイミングを考慮し、相手の立場に立って考える。

 
このように、追いメールはビジネスコミュニケーションを円滑に進めるための重要なツールとなります。

適切な使い方をマスターすることで、ビジネス関係の構築＆維持に非常に有用になると言えるでしょう。

追いメールで失礼をしないためにマナーを押させよう

追いメールを送る際には、失礼にならないよう注意が必要です。

ビジネスメールのマナーを知ることで、失礼なく効果的な追いメールを送ることが可能になります。

意図をしっかりと伝えること、追いメールの必要性を明確にすることがとても重要です。

 
追いメールを送る際には、「続けてのメール失礼します」などの表現を用いることが一般的です。

「度々のメール失礼します」「続けてのご連絡失礼いたします」などでもOK。

上記ようなの表現を用いることで、相手に対して失礼な印象を与えずに追加の情報や催促を伝えることができます。

 
さらに、追いメールを送る際には以下の点に注意すると良いでしょう。

• 長すぎるメールは避け、ポイントを簡潔に伝える。
• 送信前にメールの内容を再確認を徹底する。
• 送信タイミングを適切に選ぶ。

 
また、追いメールは相手に送るタイミングも非常に重要です。

どんなことを意識すればよいかも、把握しておきましょう。

追いメールのタイミング

追いメールのタイミングは非常に重要です。

 
緊急性の高い情報、相手のために重要な情報などは、間隔を置かずに追いメールを送っても問題ありません。

相手から感謝されることもあるでしょう。

 
状況によっても異なりますが、相手に催促をする場合などは、24時間以上空けることを推奨します。

相手がすぐにメールを見れる状況ではない可能性があるからです。

そのため、早いタイミングで追いメールを送るのは避けましょう。

 
「丸1日経過したら」「丸2日返信がなかったら」など、あらかじめ基準を決めておくのが好ましいです。

その期限を過ぎたら、追いメールを送信しましょう。

 
このルールを守ることで、効果的なコミュニケーションを行うことが可能になります。

状況によっては柔軟に対応することが求められます。

 
また、追いメールを送る際には、相手の気持ちを考えた書き方を心掛けることが求められます。

例えば、先程お伝えした「続けてのメール失礼します」という表現を用いることで、失礼な印象を避けることができます。

 
さらに、追いメールを送る前に、一度送ったメールの内容を確認しましょう。

必要な情報が全て含まれているかをしっかりとチェックしてくださいね。

追いメールをビジネスで用いる場合のポイント＆例文

追いメールをビジネスシーンで用いる場合には、どんなことに気を付ければよいでしょうか？

そこで、このセクションでは、追いメールで意識すべきポイントをお伝えしていきます。

また、どう用いればよいかを把握するため、例文もご紹介しますね。

ビジネスで用いる場合の追いメールのポイント

ビジネスシーンで追いメールを送る際には意識すべきポイントがあります。

どんなことを意識すればよいでしょうか？

 
特に意識すべき点が下記の3つ。

それが、

1. 追いメールになった理由を伝える
2. 件名は要件を端的に分かりやすく伝える文言を入れる
3. 相手の状況や気持ちを考える

 
相手からしてみると、連続でメールが来た印象になるでしょう。

そのため、なぜ追いメールになったのかが分かる理由を伝えてくださいね。

 
また、件名は要件が分かりやすい文言を入れましょう。

「再送」「お詫び」「重要」など追いメールとして開いてもらいやすい文言がよいです。

 
状況によっても異なりますが、相手を急かしたり、非難したりする表現はなるべく避けるようにしましょう。

例えば、「すぐに対応してください」「まだ対応してくれてないんですか」のような表現です。

相手を不快にさせない言葉を選択してくださいね。

追いメールの例文【ビジネスシーン別】

それでは、ビジネスシーン別に追いメールの例文を見ていきましょう。

具体的には、

1. 相手の名前を間違えた場合
2. 内容の誤りに気付いた場合
3. 追加で連絡する内容がある場合
4. 返信や対応をやんわりと催促する場合
5. 返信や対応を至急で催促する場合

 
それぞれについて、例文を見ていきましょう。

① 相手の名前を間違えた場合

相手の名前を間違えて送ってしまった場合の例文です。

 
メールの件名には、「お詫び」などのように、失礼があった旨の表現を用いると良いでしょう。

相手の名前を間違えるというのは、確認不足があったということ。

 
受け取った相手は、名前の誤記はすぐに気付きます。

失礼があったことをお詫びする内容で記載しましょう。

② 内容の誤りに気付いた場合

内容を間違えて送ってしまった場合の例文です。

 
件名は上記の例文のように、誤りがあった旨が分かるような件名をつけましょう。

「訂正」「お詫び」のような文言です。

 
本文は、正しい内容を送るだけではなく、どこを間違えてしまったのかを明確にすることが大事。

「正」「誤」といった形式で、正しい内容と誤った内容の両方を記載すると相手に親切です。

謝罪の旨についても、忘れずに記載しましょう。

③ 追加で連絡する内容がある場合

追加で連絡をする内容がある場合の例文です。

 
件名には追加で送る旨を記載しましょう。

「資料添付のご連絡」「資料添付のお知らせ」のような内容です。

 
本文には、「重ねてのご連絡にて失礼いたします」のように、丁寧な文言で始めるのがよいでしょう。

資料の概要が分かる文章を盛り込むと、より高印象の追いメールとなります。
 

④ 返信や対応をやんわりと催促する場合

返信や対応をやんわりと催促する場合の例文です。

 
相手からメールの返信がない場合には、このような文章を相手に送ってくださいね。

 
件名は再度送信した旨が分かるようにしましょう。

「再送」のような文言を入れるのがよいです。

 
相手にやんわりと催促する場合には、例文のような聞き方をすると柔らかい印象になります。

まだ期日に余裕がある場合などは、やんわりとした聞き方が望ましいです。

⑤ 返信や対応を至急で催促する場合

返信や対応を至急で催促する場合の例文です。

 
件名は急いでいる旨が分かるようにしましょう。

「至急」「重要」のような文言を入れるのがよいです。

 
至急の対応をお願いする場合には、少し強めな言い回しになります。

丁寧な文言にする意識を持ち、角が立たないように配慮してくださいね。

急ぎの場合は電話でのフォローも行うとより丁寧

急ぎの場合には、メールだけでなく電話でのフォローも重要です。

電話フォローを行うことによって、以下のようなメリットがあります。

• 即時性: メールよりも迅速に相手に情報を伝えることができます。
• 直接性: 直接話すことで、誤解を避けやすくなります。
• 感情の伝達: 声のトーンや表現力で、感情をより適切に伝えることができます。

 
また、電話フォローを行う際には、相手の時間を尊重し、適切なタイミングを意識しましょう。

急ぎの場合の対応での電話フォローは、使い方によってより丁寧な印象を与えることができます。

効果的なコミュニケーションを行うためにも、ぜひ電話も併用してみてくださいね。

まとめ

追いメールをビジネスシーンで用いる場合について、振り返っておきましょう。

 
追いメールは、相手からメールの返信が来ていないにも関わらず、続けてメールを送る行為です。

そのため、タイミングやマナーを意識することが重要。

上記のポイントを押さえた上で、メールを送るようにしましょう。

 
追いメールをビジネスシーンで上手に活用できると、コミュニケーションを円滑に進めることにつながります。

適切な使い方をマスターすることで、ビジネス関係の構築や維持に非常に有用になると言えるでしょう。

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