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ファイルを添付する時のメールって、どんな文面にすればいいんだろう?

 
プライベートであれば、特に意識せずファイルを添付しても、問題はないでしょう。

しかし、ビジネスの場となれば話は別。

 
ファイルを添付する際には、本文にも注意を払う必要があります。

単にファイルを添付してメールを送ればいい、というわけではありませんのでご注意を!

そこで困ってしまうのが内容^^;

 
ビジネスメールファイル添付する際には、どのような内容にすればよいのでしょうか?

 
そこで今回お伝えするのが・・・
ファイル添付をする際の例文

私が新入社員の頃のエピソードを少しお話しますね!

 
取引先の担当者へ、ファイルを添付してメールを送った時のことです。

その際に、本文にはファイル添付の旨について、何も触れずに送ってしまいました・・。

 
そうすると、先輩から「添付ファイルがある旨を記載するのがマナーだよ!」と言われたんですね。

相手が見落とす可能性が高くなるという理由も併せて、先輩から指導を受けました。

「相手への配慮が不足していたなぁ…」と、今となってはいい思い出です^^;

 
私のようなことにならないよう、ビジネスマナーを踏まえた例文の書き方とポイントについて、しっかりと押さえておきましょう!

それでは次の見出しで、例文についてお伝えしますね!

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ファイルを添付して送る場合の例文

仕事上、書類や資料などのファイルをメールに添付して送る、ということが多々あるでしょう。

 
本文中にはファイルを添付している旨を伝えることが大切。

この文言がないと、相手は添付ファイルを見落とす可能性が高くなります。

 
また、ファイルの内容についても、簡単に触れておくようにしましょう。

  • 〇〇の見積
  • 〇〇の説明資料

などのような文言ですね。

 
必要な情報を明記し、相手に失礼がないよう配慮してメールを作成しましょう。

それでは例文をお伝えしていきます。
 

件名:【資料添付】 複合機の説明資料の件(ビジマナねっと 山田)

 
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先日お問い合わせをいただきました複合機の説明資料の件ですが、添付ファイルにて送付いたします。
 
ご質問がございましたら、私までお問い合わせいただけると幸いです。

よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
件名にも配慮をすると、相手に親切です。

【資料添付】・【添付資料あり】などのように、添付ファイルがある旨を明記すると、より見落としが少なくなるでしょう。

さらに、例文の件名のように、商品名など内容にも触れておくと、何に関するメールかがパッと見て分かりやすくなりますよ!

 
また、本文には添付ファイルがある旨を入れておくことによって、あなたがファイルを添付し忘れた場合の対処が楽になります。

相手から「添付ファイルがありませんけど・・・」と指摘をもらえるので。

添付ファイルを忘れるのはよくありませんが、あなた自身のリスク軽減のことも考え、本文にしっかりと記載しておきましょうね!

 
基本的な添付ファイルのメール内容は、これでOKでしょう^^

 
最近はセキュリティ対策として、パスワード付きのファイルを添付するケースが増えてきているのが現状。

パスワード付きのファイルを添付する場合には、必ず押さえておきたいポイントがあります。

 
次の章で詳しく見ていきましょう!

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パスワード付きで送る場合にはどうすればいい?

重要な資料であったり、個人情報が含まれるファイルの場合は、パスワードをかけることが必要です。

情報漏洩を引き起こせば、賠償責任など重大な問題と発展する可能性があります。

 
ここはファイルの内容を慎重に見極めて、必要に応じてパスワードを設定しましょう。

パスワードをお知らせする時の方法として、最初のメールでパスワードをかけている旨を知らせて、後から別メールで送るが正解。

 
先の例文の添付ファイルがある旨の記載の下に、以下の文言を盛り込みましょう。

パスワードは後ほど別メールにてお知らせいたします。

 
次にパスワードをお知らせするメールの例文です。
 

件名:先程の添付ファイルの件(ビジマナねっと 山田)

 
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
 
お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先程ご連絡をした××プロジェクトの参加者名簿のファイルについて、パスワードをご案内いたします。

パスワード:ABCDEFG
 
よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
このようにパスワード付きのメールを分けて送ることで、情報漏洩のリスクを下げることができます。

あなたが機密情報入りのファイルを送る場合には、ぜひ頭に入れておいてくださいね!

 
ここまでファイル添付時の基本的な例文と、パスワード設定時の例文についてお伝えしてきました。

送り方については、バッチリと思っているかもしれません。

 
たたし、添付ファイルを送るメールで気を付けるべき事項があります。

頭に入っていないと、相手に迷惑をかける可能性も(;_;)

 
相手に迷惑をかけないよう、次の見出しの内容もしっかりと踏まえてくださいね!

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ファイルを添付して送る場合の注意ポイント

添付ファイル付きのメールを送る場合には、どんなことを注意すべきでしょうか?

それは・・・

  • 機密性が高いファイルにはパスワードを設定する
  • ファイルサイズに注意する

それぞれについて見ていきましょう!
 

① 機密性が高いファイルはパスワードを設定する

機密性が高いファイルを添付する場合には、パスワードを設定して送ることが大切。

そして、先ほど紹介した例文のように、パスワードは別メールで送るようにしましょうね。

 
なぜわざわざ別メールで送るのでしょうか?

 
別メールで送るという行為の目的は、重要ファイルの漏洩を防ぐということ。

もし機密情報が入った添付ファイルを誤送信した場合でも、パスワードのメールを後から送れば、ファイルの中身を見られることはありません。

 
しかし、もしもパスワードを設定せずに、送る相手を間違えて送信してしまった場合・・・

第三者に機密情報が渡ってしまうことに(;_;)

 
さすがにメールを2通連続で、相手を間違えて送るということは、そうないでしょう。

つまり、添付ファイルにパスワードを設定するのは、人為的なミスを防いで情報を守るという役割があるのです!
 

② ファイルサイズに注意する

添付ファイルサイズにも、注意をすることが大切です。

「サイズって何か関係あるの?」と思ったあなたは注意!

 
ファイルサイズが大きいことによって、相手に迷惑が掛かる可能性があります。

具体的には・・・

  • 相手がメールを受信するのに時間がかかる
  • メール自体が届かない場合がある

受信する側にこのような弊害があるのです。

 
どこまでのサイズがよいかの目安としては、3MB(メガバイト)以下の容量にすること。

一般的なWordやExcelファイルであれば、問題はないでしょう。

ただし、画像が多いPowerPointやPDFのファイルは、この容量を超える可能性があるので要注意です。

 
容量が膨大であれば、ファイルを圧縮する、もしくはファイル転送サービスを使うという手があります。

もしもこのような場合には、あなたの会社の推奨サービスについて、周囲の先輩や上司に相談することがオススメ。

会社の先輩や上司も、同じことで悩んだことがあるはずなので、よい解決策を提示してくれるでしょう^^

 
以上の点に気を付けて、添付ファイル付きのメールを送るようにしましょうね!

まとめ

ビジネスメールでファイルを添付する際のポイントについて、振り返っておきましょう。

<ファイル添付時のメールのポイント>
本文中に添付ファイルがある旨を記載する
※ 件名にも記載すると親切

 
本文中に添付ファイルがある旨を記載する一番の目的は、相手に添付ファイルの存在を知ってもらうこと。

もしも本文中に記載がなければ、添付ファイルそのものを見落とされてしまう可能性があります。

 
あなたは「送ったのに見てくれてないのかな…」と思うでしょうし、相手は「届いてないけど…」と認識し、行き違いになる場合も^^;

そんなことにならないよう、添付ファイル付きの旨をしっかりと記載しましょうね!

件名にも盛り込むと、より丁寧ですよ。

 
添付ファイル付きのメールを送る際には、相手への心遣いを意識して内容を作成しましょうね!
 

添付ファイルを忘れて、メールを送ってしまうというパターンもあるでしょう。そんな場合の記事も、ぜひご参照くださいませ。
⇒ 添付ファイルを忘れた|メールでのお詫び例文を活用してミスをカバーしよう

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