メールとパスワードを別々に送る場合って、どんな文面にすればいいんだろう?

 
ファイルにパスワードをかけて、メール本文に添付することがありますね。

ですが、メール本文にパスワードが書いてあっては、リスク管理上好ましいとは言えません^^;

 
そのため、機密性の高いファイルを添付する際には、パスワードを別送することが望ましいです。

つまり、メールを2通(添付ファイルのメール+パスワードのメール)送る必要が生じます。

ただし、そこで困ってしまうのがメールの文面

 
メールパスワード別送する際には、どのような内容にすればよいのでしょうか?

 
そこで今回お伝えするのが・・・

  • ファイル添付をする際の例文(1通目)
  • パスワードを伝える際の例文(2通目)

私が新入社員の頃のエピソードを少しお話しますね!

 
取引先の担当者へ、機密性の高いファイルを添付してメールを送った時のことです。

その際に、本文にパスワードも書いて送ってしまいました・・。

 
そうすると、Ccに入れた先輩から「メールとパスワードは別々に送るのがマナーだよ!」と言われたんですね。

「相手への配慮が不足していたなぁ…」と、今となってはいい思い出です^^;

 
私のようなことにならないよう、ビジネスマナーを踏まえた例文の書き方とポイントについて、しっかりと押さえておきましょう!

それでは次の見出しで、例文についてお伝えしますね!

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ファイル添付して送る際の例文(1通目)

機密性の高いファイルをメールに添付して送る、という状況があるでしょう。

まず、本文中にはファイルを添付している旨を伝えることが大切。

 
また、ファイルの内容についても、簡単に触れておくようにしましょう。

  • 〇〇の見積
  • 〇〇の説明資料

などのような文言ですね。

 
必要な情報を明記し、相手に失礼がないよう配慮してメールを作成しましょう。

それでは例文をお伝えしていきます。
 

件名:【資料添付】 複合機の説明資料の件(ビジマナねっと 山田)

 
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先日お問い合わせをいただきました××プロジェクトの参加者名簿の件ですが、添付ファイルにて送付いたします。

ファイルのパスワードは、後ほど別メールにてお知らせいたします。
 
よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
件名にも配慮をすると、相手に親切です。

【資料添付】・【添付資料あり】などのように、添付ファイルがある旨を明記すると、より見落としが少なくなるでしょう。

さらに、例文の件名のように、商品名など内容にも触れておくと、何に関するメールかがパッと見て分かりやすくなりますよ!

 
また、添付ファイルのパスワードを別送する旨を伝えましょう。

パスワードは後ほど別メールにてお知らせいたします。

 
といった文言を記載してくださいね。

 
基本的な添付ファイルのメール内容は、これでOKでしょう^^

 
続いてはパスワードの情報を伝える必要があります。

どのような文面にすればよいのでしょうか?

 
次の見出しで例文をご紹介していきますね。

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パスワードを伝える際の例文(2通目)

重要な資料であったり、個人情報が含まれるファイルの場合は、パスワードを設定して送りますね。

情報漏洩を引き起こせば、賠償責任など重大な問題と発展する可能性があるので^^;

 
先程のメールでは、添付ファイルと共にパスワードをかけている旨を伝えました。

では、パスワードをお知らせするメールは、どのような文面にすればよいのでしょうか?

 
そこで、パスワードをお知らせする例文をご紹介します。
 

件名:先程の添付ファイルの件(ビジマナねっと 山田)

 
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
 
お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先程ご連絡をした××プロジェクトの参加者名簿のファイルについて、パスワードをご案内いたします。

パスワード:ABCDEFG
 
よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
このようにパスワード付きのメールを分けて送ることで、情報漏洩のリスクを下げることができます。

あなたが機密情報入りのファイルを送る場合には、ぜひ頭に入れておいてくださいね!

 
ここまでファイル添付時の基本的な例文(1通目)と、パスワードを知らせる例文(2通目)についてお伝えしてきました。

ちなみに、パスワードを設定した添付ファイルを送る上で意識すべきことがあります。

頭に入っていないと、相手に迷惑をかける可能性も(;_;)

 
相手に迷惑をかけないよう、次の見出しの内容もしっかりと踏まえてくださいね!

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メールとファイルを別送する場合に意識すべきこと

メールとファイルを別送する場合には、どんなことを意識すべきなのでしょうか?

それは・・・

  • メールとファイルを別送する意味を理解しておく
  • ファイルサイズに注意する

それぞれについて見ていきましょう!
 

① メールとファイルを別送する意味を理解しておく

機密性が高いファイルを添付する場合には、パスワードを設定して送ることが大切。

そして、先ほど紹介した例文のように、メールを分けて2通送るようにしましょうね。

 
ですが、なぜわざわざ別メールで送るのでしょうか?

 
別メールで送るという行為の目的は、重要ファイルの漏洩を防ぐということ。

もし機密情報が入った添付ファイルを誤送信した場合でも、パスワードのメールを後から送れば、ファイルの中身を見られることはありません。

 
しかし、もしもパスワードを設定せずに、送る相手を間違えて送信してしまった場合・・・

第三者に機密情報が渡ってしまうことに(;_;)

 
さすがにメールを2通連続で、相手を間違えて送ることは、そうないでしょう。

つまり、添付ファイルにパスワードを設定するのは、人為的なミスを防いでセキュリティ情報を守る役割があるのです!
 

② ファイルサイズに注意する

添付ファイルサイズにも、注意をすることが大切です。

「サイズって何か関係あるの?」と思ったあなたは注意!

 
ファイルサイズが大きいことによって、相手に迷惑が掛かる可能性があります。

具体的には・・・

  • 相手がメールを受信するのに時間がかかる
  • メール自体が届かない場合がある

受信する側にこのような弊害があるのです。

 
どこまでのサイズがよいかの目安としては、3MB(メガバイト)以下の容量にすること。

一般的なWordやExcelファイルであれば、問題はないでしょう。

ただし、画像が多いPowerPointやPDFのファイルは、この容量を超える可能性があるので要注意です。

 
容量が膨大であれば、ファイルを圧縮する、もしくはファイル転送サービスを使うという手があります。

もしもこのような場合には、あなたの会社の推奨サービスについて、周囲の先輩や上司に相談することがオススメ。

会社の先輩や上司も、同じことで悩んだことがあるはずなので、よい解決策を提示してくれるでしょう^^

 
以上の2点に気を付けて、メールとパスワードを別送で送るようにしましょうね!

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まとめ

メールとファイルを別送する際のポイントについて、振り返っておきましょう。

<メールとファイルを別送する意味>
重要ファイルの漏洩リスクを抑える

 
最近はセキュリティ対策として、パスワード付きのファイルを添付するケースが増えてきているのが現状。

その理由としては、人為的なミスを防いでセキュリティ情報を守るためです。

 
以上のことから、

  • 1通目:パスワード付きのファイルを添付したメール
  • 2通目:パスワードを伝えるメール

と分けて送るようにしてくださいね。

 
あなたなりに例文をアレンジして、ビジネスマナーを意識した対応をしていきましょう!

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