ファイルにパスワードをかけて、メール本文に添付することがありますね。
ですが、メール本文にパスワードが書いてあっては、リスク管理上好ましいとは言えません^^;
そのため、機密性の高いファイルを添付する際には、パスワードを別送することが望ましいです。
つまり、メールを2通(添付ファイルのメール+パスワードのメール)送る必要が生じます。
ただし、そこで困ってしまうのがメールの文面。
メールとパスワードを別送する際には、どのような内容にすればよいのでしょうか?
そこで今回お伝えするのが・・・
- ファイル添付をする際の例文(1通目)
- パスワードを伝える際の例文(2通目)
私が新入社員の頃のエピソードを少しお話しますね!
取引先の担当者へ、機密性の高いファイルを添付してメールを送った時のことです。
その際に、本文にパスワードも書いて送ってしまいました・・。
そうすると、Ccに入れた先輩から「メールとパスワードは別々に送るのがマナーだよ!」と言われたんですね。
「相手への配慮が不足していたなぁ…」と、今となってはいい思い出です^^;
私のようなことにならないよう、ビジネスマナーを踏まえた例文の書き方とポイントについて、しっかりと押さえておきましょう!
それでは次の見出しで、例文についてお伝えしますね!
目次
ファイル添付して送る際の例文(1通目)
機密性の高いファイルをメールに添付して送る、という状況があるでしょう。
まず、本文中にはファイルを添付している旨を伝えることが大切。
また、ファイルの内容についても、簡単に触れておくようにしましょう。
- 〇〇の見積
- 〇〇の説明資料
などのような文言ですね。
必要な情報を明記し、相手に失礼がないよう配慮してメールを作成しましょう。
それでは例文をお伝えしていきます。
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
いつもお世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
先日お問い合わせをいただきました××プロジェクトの参加者名簿の件ですが、添付ファイルにて送付いたします。
ファイルのパスワードは、後ほど別メールにてお知らせいたします。
よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp
件名にも配慮をすると、相手に親切です。
【資料添付】・【添付資料あり】などのように、添付ファイルがある旨を明記すると、より見落としが少なくなるでしょう。
さらに、例文の件名のように、商品名など内容にも触れておくと、何に関するメールかがパッと見て分かりやすくなりますよ!
また、添付ファイルのパスワードを別送する旨を伝えましょう。
といった文言を記載してくださいね。
基本的な添付ファイルのメール内容は、これでOKでしょう^^
続いてはパスワードの情報を伝える必要があります。
どのような文面にすればよいのでしょうか?
次の見出しで例文をご紹介していきますね。
パスワードを伝える際の例文(2通目)
重要な資料であったり、個人情報が含まれるファイルの場合は、パスワードを設定して送りますね。
情報漏洩を引き起こせば、賠償責任など重大な問題と発展する可能性があるので^^;
先程のメールでは、添付ファイルと共にパスワードをかけている旨を伝えました。
では、パスワードをお知らせするメールは、どのような文面にすればよいのでしょうか?
そこで、パスワードをお知らせする例文をご紹介します。
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
お世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
先程ご連絡をした××プロジェクトの参加者名簿のファイルについて、パスワードをご案内いたします。
パスワード:ABCDEFG
よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp
このようにパスワード付きのメールを分けて送ることで、情報漏洩のリスクを下げることができます。
あなたが機密情報入りのファイルを送る場合には、ぜひ頭に入れておいてくださいね!
ここまでファイル添付時の基本的な例文(1通目)と、パスワードを知らせる例文(2通目)についてお伝えしてきました。
ちなみに、パスワードを設定した添付ファイルを送る上で意識すべきことがあります。
頭に入っていないと、相手に迷惑をかける可能性も(;_;)
相手に迷惑をかけないよう、次の見出しの内容もしっかりと踏まえてくださいね!
メールとファイルを別送する場合に意識すべきこと
メールとファイルを別送する場合には、どんなことを意識すべきなのでしょうか?
それは・・・
- メールとファイルを別送する意味を理解しておく
- ファイルサイズに注意する
それぞれについて見ていきましょう!
① メールとファイルを別送する意味を理解しておく
機密性が高いファイルを添付する場合には、パスワードを設定して送ることが大切。
そして、先ほど紹介した例文のように、メールを分けて2通送るようにしましょうね。
ですが、なぜわざわざ別メールで送るのでしょうか?
別メールで送るという行為の目的は、重要ファイルの漏洩を防ぐということ。
もし機密情報が入った添付ファイルを誤送信した場合でも、パスワードのメールを後から送れば、ファイルの中身を見られることはありません。
しかし、もしもパスワードを設定せずに、送る相手を間違えて送信してしまった場合・・・
第三者に機密情報が渡ってしまうことに(;_;)
さすがにメールを2通連続で、相手を間違えて送ることは、そうないでしょう。
つまり、添付ファイルにパスワードを設定するのは、人為的なミスを防いでセキュリティ情報を守る役割があるのです!
② ファイルサイズに注意する
添付ファイルサイズにも、注意をすることが大切です。
「サイズって何か関係あるの?」と思ったあなたは注意!
ファイルサイズが大きいことによって、相手に迷惑が掛かる可能性があります。
具体的には・・・
- 相手がメールを受信するのに時間がかかる
- メール自体が届かない場合がある
受信する側にこのような弊害があるのです。
どこまでのサイズがよいかの目安としては、3MB(メガバイト)以下の容量にすること。
一般的なWordやExcelファイルであれば、問題はないでしょう。
ただし、画像が多いPowerPointやPDFのファイルは、この容量を超える可能性があるので要注意です。
容量が膨大であれば、ファイルを圧縮する、もしくはファイル転送サービスを使うという手があります。
もしもこのような場合には、あなたの会社の推奨サービスについて、周囲の先輩や上司に相談することがオススメ。
会社の先輩や上司も、同じことで悩んだことがあるはずなので、よい解決策を提示してくれるでしょう^^
以上の2点に気を付けて、メールとパスワードを別送で送るようにしましょうね!
まとめ
メールとファイルを別送する際のポイントについて、振り返っておきましょう。
重要ファイルの漏洩リスクを抑える
最近はセキュリティ対策として、パスワード付きのファイルを添付するケースが増えてきているのが現状。
その理由としては、人為的なミスを防いでセキュリティ情報を守るためです。
以上のことから、
- 1通目:パスワード付きのファイルを添付したメール
- 2通目:パスワードを伝えるメール
と分けて送るようにしてくださいね。
あなたなりに例文をアレンジして、ビジネスマナーを意識した対応をしていきましょう!
1通目と2通目を分けて送る例文が、とても為になりました。
パスワード付きの添付ファイルを送ることが今後も出てくると思うので、参考にさせていただきます。
分かりやすい解説と例文ありがとうございました!
たきの さん
コメントをいただきありがとうございます。
ブログ管理人のニシです。
機密性の高いファイルを送信する際には、ぜひ参考にしてくださいませ。
使いやすいようにアレンジしてご活用いただければ幸いです。