会議の予定があるのに、急な事情で欠席せざるを得なくなった…

こんな時にどうやって連絡をしますか?

 
もちろん口頭で直接事情を説明して、欠席の承諾を取ることがベスト。

体調不良など直近の場合であれば、なおさらですね。

 
そのため、「欠席連絡は基本的にメールで済ませればいいだろう」と思っているあなたは要注意!

最初からメールで済ませようとする姿勢は、ビジネスマナーとして最善ではありません。

 
口頭が第一選択であることを踏まえた上で、メールで連絡したい場合もあると思います。

例えば、

  • 直接顔を合わせる機会がない
  • 会議のスケジュールがしばらく先
  • 複数人に欠席の旨を連絡したい

などの理由がある場合です。

 
会議欠席で送るメールは、どのような内容にすればよいのでしょうか?

そこでお伝えするのが、丁寧な会議欠席メールの例文
 

私は過去に会議に出席できなくなり、欠席する旨をメールで送った経験があります。

上司の他の方にも知らせる必要があったため、メールという手段をしたんですね。

ただし、よい文面がなかなか思い浮かばず、苦労して内容を考えた記憶があります(;_;)

 
その時に知りたかったのが、ビジネスマナーを踏まえた例文

そこで今回は・・・

  • 社内の会議を欠席する際の例文
  • 社外の会議を欠席する際の例文

この2パターンでお伝えしていきます^^

 
まずは社内の会議を欠席する場合から見ていきましょう!

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社内の会議を欠席する場合のメール例文

社内の会議に欠席しなければならないのは、体調不良の他、別件の仕事が入ったり、トラブルが入った場合などでしょう。

 
会議を欠席する場合には、必ず何らかしらの理由が必須。

相手に納得をしてもらえるであろう理由を記載してくださいね!

 
それでは例文を見ていきましょう。
 

件名: ABC会議欠席の件
 

〇〇 課長
 
お疲れ様です。

山田です。
 
10月22日に行われるABC会議の件でご連絡いたします。
 
同日に〇〇株式会社の鈴木様との商談が入り、会議に出席できなくなりました。

大変申し訳ありません。
 
鈴木様から日時を指定されての依頼であり、他の日時に変更できませんでした。

〇〇課長もご存じかと思いますが、いつもご贔屓にしてくれる取引先のため、商談を優先させていただきたく存じます。
 
よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
まずは、会議に出席できない理由とお詫びを述べましょう。

〜な理由で出席できません ⇒ 申し訳ありません」という流れを意識してくださいね!

 
会議の出席が優先なのか、欠席の理由となる仕事の方が優先なのか、判断に迷う場合もあると思います。

その場合には、あらかじめ上司や先輩に相談をすることが大切。

「会議の方を優先しなさい!」と言われる可能性があるので^^;

 
ただ単に「出席できません」では、無責任な人というレッテルと貼られてしまいかねません。

そうならないよう、欠席の理由は確実に入れてくださいね!

 
ちなみに、社外の会議を欠席する場合については、どうなのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう!

社外の会議を欠席する場合のメール例文

社外での会議を欠席する場合には、理由について社内の場合以上に注意が必要です。

 
他のスケジュールを優先させたいなどストレートな理由を述べると、相手に良くない印象を与えてしまう可能性があります。

別件のため・都合がつかなくなったため」などの理由が無難。

 
以上のことを踏まえて、例文を見ていきましょう!
 

件名:ABC会議欠席のご連絡(株式会社ビジマナねっと 山田)
 

〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
11月14日に行われるABC会議の件でご連絡いたします。
 
大変恐縮ですが、別件で予定が入ってしまい、会議に出席できなくなりました。

誠に申し訳ございません。
 
私の代わりに、弊社の△△が出席いたします。

情報の伝達は万全にいたしますので、ご了承いただけると幸いです。
 
何卒よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
社外の方への場合も、欠席の理由とお詫びを述べるようにしましょう。

でも、それだけだと不十分な場合が多いです。

 
その理由は、社外の相手に迷惑がかかる可能性が出てくるから。

あなたが欠席することによって、周囲に悪い影響が出るのはマズいですよね^^;

そこで大事なのが、代案を提示すること。

 
例文のように、代理を立てるといった提案によって、迷惑をかけるリスクを下げることができます。

あなたの参加が必須な場合には、スケジュールの提案をする必要があるかもしれません。

 
代案を提示をすることによって、周囲に影響が出ないような対応をしていきましょう。

ただし、提案にはあなただけの判断では、難しい場合も・・。

社内の先輩や上司とよく相談した上で、メールを送ることをオススメします!

 
ここまで社内と社外の会議を欠席する際の例文をご紹介してきました。

これで自信を持って、メールを送ることができるでしょうか?

 
もしも、あなたが少しでも不安が残っているようでしたら、次も読み進めてくださいね^^

意識すべき3つのポイントをご紹介していきますので。

 
それでは、次の見出しで詳しく見ていきましょう!

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会議の欠席メールで意識すべき3つのポイント

会議を欠席するメールを送る際には、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

 
特に大事なのが次の3つのポイント。

それが・・・

  • 会議を欠席することへのお詫びを述べる
  • 会議に出席できない理由を述べる
  • 会議に出席できない事が分かった時点で早めに送る

それぞれについて、詳しく見ていきましょう!

会議を欠席することへのお詫びを述べる

予定の会議に欠席することになったお詫びをしましょう。

 
会議の欠席ということは、予定していた内容を一方的にキャンセルするということ。

ビジネスマナーとして好ましくないということは、頭に入れておきましょうね。

 
「本来出席する予定だった会議に出席できず、申し訳ない」という申し訳ない思いを示すことが大切です!
 

会議に出席できない理由を述べる

会議に出席できない理由は、社内なのか社外なのかで、若干変わってきます。

 
社内であれば、基本的に率直な理由を述べることが必要です。

会議の出席者が納得してもらえそうな理由で伝えてくださいね。

もしも、会議への出席が優先か、別件の方が優先なのか迷った場合には、事前に先輩や上司へ相談しましょう。

 
社外であれば、「別件で予定が入ってしまった」「都合がつかなくなってしまった」など無難な理由がオススメ。

詳しく書くと、会議への優先度が低いと思われる可能性があるので要注意。

 
社内・社外どちらにせよ、会議に出席できない理由は述べてくださいね!
 

会議に出席できない事が分かった時点で早めに送る

出席できないことが分かったけれども、「まだ何日もあるから」と放置することはNG。

 
会議の内容によっては、再度スケジュールを組み直す必要や代理出席者を立てること必要になるでしょう。

そのため、早めの連絡が非常に大切

 
問題が発生した時点ですぐに報告することは、会議の欠席だけではなく、他の事象にも共通して重要なことですね。

周囲への影響も頭に入れ、出席できない事が分かった時点で欠席の連絡をしましょう!

まとめ

会議を欠席する際に送るメールについて、振り返っておきましょう。

<会議欠席メールを送る際のポイント>
① 会議を欠席することへのお詫びを述べる
② 会議に出席できない理由を述べる
③ 会議に出席できない事が分かった時点で早めに送る

 
会議を欠席する場合には、口頭で出席できない旨とお詫びを述べるのが基本。

ですが諸々の事情で、メールで送ることが必要な場合があると思います。

 
その場合には、社内・社外の場合ともに、出席できない理由を述べましょう。

「~であるため、会議を欠席させていただきます」などのような伝え方ですね。

特に社内では、先輩や上司が納得するような理由でなければいけないので、困った場合には、事前に相談しておきましょうね。

 
また、いち早い報告はあなた自身のリスク回避の面においても重要なこと。

欠席せざるを得ないことが分かった時点で、速やかに報告をしましょう。

 
ビジネスマナーを踏まえたメールを送り、相手に配慮した内容で欠席の旨を伝えていきましょう!

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