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電話で相手が不在なので、メールで要件を伝えたい!

 
相手に電話をしたけれども、つながらない場合がありますね。

電話だとお互いのタイミングが合致しなければならないため、スムーズに連絡が取り合えないことも・・。

そんな場合に便利なのがメール

 
ただし、「電話が繋がらなかったから、メールしました。」という内容をメールで上手く伝えるのは、意外と難しいもの。

「折角電話したのにいなかった。だから仕方なくメールした。」という、失礼なニュアンスで伝わってしまってはマズいですよね^^;

 
電話不在時のビジネスメールは、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
スムーズなやり取りにつながる例文
 
急ぎの対応でなければ、メールだとお互いの都合のよいタイミングで用件を確認できます。

  • メールで伝えることも可能な内容である
  • メールを送ることで、次回の電話の際にスムーズに話ができる
  • 大まかな内容だけ先にメールをしておこう

このように、電話とメールを上手に併用するとよいですね!

 
「不在だったので、メールを送りました」という内容を上手に伝えるには、どのような文言を使うのがいいのでしょうか?

社内の方へ送る場合社外へ送る場合について、それぞれご紹介していきます!

 
まずは、社内の方へ送る例文からみていきましょう。

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【社内】電話で不在だった場合のメール連絡の例文

電話をしたが、相手が不在だった・・。

日常的に多々あるパターンですね。

 
まずは、社内の方へ送る場合の例文について見ていきましょう!
 

件名:△△プロジェクトでのご相談
 

〇〇 課長
 
お疲れ様です。

山田です。
 
先程お電話をさせていただきましたが、お忙しいようですので、取り急ぎメールにて失礼いたします。
 
△△プロジェクトの発表資料に関する件です。

商品の仕様の箇所について、記載すべきか否か判断に迷っているため、ご相談させていただきたいと思います。
 
本件につきまして、改めてお電話させていただきます。

よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
改めて電話をする場合、もしくはメールで用件を全て伝える場合があると思います。

いずれの場合も、どんな用件なのかを伝えることが大切。

相手が理解しやすいように、要点を端的に述べるようにしましょう!

 
ちなみに、社外の方に送る場合はどうなのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう。

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【社外】電話で不在だった場合のメール連絡の例文

社外の方へ送る場合には、よりビジネスマナーを意識した内容にすることが大切。

件名・宛名・挨拶文などの書き方には、十分注意を払ってくださいね。

 
以上を踏まえた上で、例文を見ていきましょう。
 

件名:打ち合わせ日程の件(株式会社ビジマナねっと 山田)
 

〇〇株式会社 
営業部 〇〇 〇〇 様
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
打ち合わせの件で、先程お電話をさせていただきましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。
 
次回の日程の件ですが、来月の半ば頃はいかがでしょうか。

ご都合のよろしい日時について、2〜3の候補日を挙げていただければ幸いです。
 
お手数をお掛けしますが、よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
一度電話をしたけれどもつながらず、メールで連絡した旨を伝えましょう。

そして、

  • お忙しいようですので
  • ご不在でしたので

のように相手の状況を考慮した文言を入れてくださいね!

 
続いては、こんなフレーズを入れるとNGという内容も頭に入れておきましょう。

あなたがマナー違反にならないよう、NGフレーズも把握してくださいね。

次の見出しでお伝えしていきます。

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こんなフレーズはNG!

どんなフレーズが入ると、マナーとしてよくないのでしょうか?

 
具体的には、次のようなフレーズ。

それが・・・

  • 電話に出なかったので
  • つながらなかったので

 
これらのフレーズを入れてみたのが下記の文章です。

先程お電話(ご連絡)をさせていただきましたが、電話に出なかったので(電話がつながらなかったので)、メールにて失礼いたします。

 
いかがですか?

先程の例文と、かなり印象が違うのがわかりますね・・。

 

上記のような言い回しは、「電話に出なかった」相手に非があるような印象を与えます。

これだと相手に失礼になるので、気を付けましょう。

 
確かに出なかったのは事実ですが、相手に気遣いをするのがマナー

前章で使った「お忙しいようですので」「ご不在でしたので」という文言で、文章を作成してくださいね。

 
ここまでメールの例文とNGフレーズについて見てきました。

ですが、あなたがメールを送る場合には、例文をそのまま使うわけにはいきませんね^^;

どんなポイントを意識すればよいのでしょうか?

 
次の見出しで意識すべきポイントを見ておきましょう!

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メール連絡において意識すべき3つのポイント

メールを送る際には、どんなことに意識すればよいのでしょうか?

 
特に大事なのが次の3つのポイント。

それが・・・

  • メールでの連絡になったことを伝える
  • 相手に非がある伝え方はNG
  • 電話で事前に伝言を残すこと

それぞれについて、詳しく見ていきましょう!
 

メールでの連絡になったことを伝える

メールよりも電話で直接用件を伝えた方が、誤解が生じにくいです。

お互いにコミュニケーションが取れるので。

 
以上のことを踏まえた上で、メールで連絡しましたという旨を入れましょう。

「先程お電話しましたが、お忙しいようですので(ご不在でしたので)、メールにて失礼いたします。」

などの文言ですね。

 

相手に非がある伝え方はNG

前章でもお伝えしたように、「電話に出なかった」「つながらなかった」といった、いかにも相手に非があるような文言はNG。

相手が電話に出られなかった状況であったことを考慮しましょう。

あなたも、電話に出られない状況であることがありますよね。

 
相手のことを気遣いできるのが、デキる社会人のマナーですよ!
 

電話で事前に伝言を残すこと

個人の携帯電話に連絡した場合は、留守番電話に「メールで連絡する」旨のメッセージを残しておきましょう。

また、会社に電話した場合は、電話の受け手の方に対して「メールでご連絡する旨をお伝えください」と伝言を残します。

 
どうして伝言を残しておくべきなのでしょうか?

それは、メールを読む前に折り返しの電話がかかってくることを防ぐため。

 
先に折り返しの電話がかかってくると、メールを送った意味が薄くなってしまいますよね^^;

一言メッセージを残しておくだけで、その後のやり取りがスムーズに運びます。

ぜひ意識しておきましょう!

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まとめ

電話で不在時のメールについて、振り返っておきましょう。

<メールを送る際に意識すべきポイント>
① メールでの連絡になったことを伝える
② 相手に非がある伝え方はNG
③ 電話で事前に伝言を残すこと

 
相手に電話がつながらず、メールで連絡をする場合には、相手への気遣いを忘れないこと。

「電話に出なかったので」「つながらなかったので」など、相手に非があるような文言で記載するのは、やめましょう。

あなたが忙しい中時間を作って電話をしたとしても、相手も似たような状況かもしれません。

 
そのため、「お忙しいようですので」「ご不在でしたので」といった文言を使いましょう!

言い回し一つで、印象が変わりますので^^

 
また、メールを送る前に伝言を残すことも大切。

個人の携帯電話の場合は留守番電話に、会社の場合は電話を受けてくれた人に伝言をしておきましょう。

そうすることによって、相手がメールを読む前に、折り返しの電話がかかってくることを防ぐことができますよ^^

 
3つのポイントを頭に入れて、スムーズなやり取りで対応していきましょう!

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