電話はあなたの都合だけでは、成り立ちません。
そう、相手の都合も合わなければいけませんね。
電話がつながらない原因として、会議中・対応中・席を外しているなど様々な状況が考えられます。
急ぎの用事であれば、何度も電話をかけることがあります。
しかし、急ぎの用件でなければ、何度もかけ直すのは相手に失礼なもの^^;
電話で不在の相手にかけ直しをする時間は、どのくらいが適切なのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが、かけ直しにおける適切な間隔。
かけ直しといっても、次のような状況が考えられますね。
そのため、次の2つのパターンでご紹介します。
具体的には・・・
- 携帯電話にかけ直す場合
- 会社にかけ直す場合
相手が電話に出ないからといって、何度も電話をかけ直すのは避けたいところ。
ですが、あまり間隔を空けるのも、仕事に支障が出る可能性があります。
そのため、かけ直す際の適切な間隔を頭に入れておきましょう！
また、その際にはどんな話し方で電話をすればよいのかも、お伝えしていきますね。
電話のかけ直し方で悩んでいる方は、ぜひ目を通してください^^
まずは、電話をかけ直す時間の間隔から見ていきましょう。
目次
電話をかけ直す時間の間隔はどのくらいがいい？
電話をかけ直すタイミングは、相手によって変わります。
具体的には・・・
- 個人宛なのか
- 会社宛なのか
ということです。
それぞれの場合の対応をご紹介していきますね！
携帯電話にかけ直す場合
携帯電話の場合は、どのくらいの間隔を空けるべきなのでしょうか？
その目安が・・・
30分〜1時間以上間を空ける
最低でも30分以上は空けましょう。
ただし、30分だと相手によっては、「ずいぶん短い間隔で電話が来るな…」と思うこともあります。
そのため、それほど急ぎの用件でなければ、1時間以上間隔を空けることをオススメします！
相手が電話に出られない可能性として、様々な状況が考えられますね。
例えば・・・
- 運転中
- 電車での移動中
- 商談中
- 会議中
- 相手が休みを取っている
など場合がありますが、いずれにしてもすぐに電話に出られないケースが大半。
そのため、短時間にかけ直すのは無駄足になる可能性が高いです。
そればかりか、相手を急かすことにもなり、印象が悪くなるのでご注意を！
携帯電話にかけ直す場合、着信があったこと自体には気づいているケースがほとんどです。
そのため、手が空けば相手から折り返し電話をかけてくれる場合も多いもの。
できれば1時間以上待つようにしてくださいね！
会社にかけ直す場合
携帯電話にかける場合と違って、会社宛の場合は電話に出てくれる方がいます。
これを利用しない手はないですね！
本人が不在だった場合は、かけ直すタイミングについて聞いておくと効率的。
具体的には・・・
- いつ頃お戻りになりますか？
- 何時頃ならいらっしゃいますか？
といったことを電話の相手に尋ねましょう。
そうすると、かけ直しの電話で空振りする可能性が非常に少なくなりますよ^^
場合によっては、「戻り次第かけ直します」と向こうから言ってくれることもあります。
そうなれば、あなたの手間が減り、相手と話せる可能性がグッと高くなりますね。
会社に電話をかける際には、相手の状況を確認することを忘れないようにしましょう！
ちなみに、電話をかけ直す際には、どんな話し方でスタートをすればよいか迷ってしまうかもしれません。
そんな不安を解消するために、かけ直す際の話し方についても見ていきましょう。
次の見出しでお伝えしていきますね！
電話をかけ直す場合はどんな話し方にすべき？
個人宛に電話をしたり、会社宛に電話をして出た方が電話があった旨を本人に伝えてくれることがありますね。
そんな場合には、すぐ用件から述べることはNG。
いきなり用件から述べるのは、ビジネスマナー的によいものではありません！
では、どのような話し方から始めるのがよいのでしょうか？
そんな場合に使える文言をいくつか紹介しますね。
例えば・・・
- 度々お電話をして申し訳ありません
- 先程はお忙しいところ失礼いたしました
- 先ほどお電話しましたが、お忙しいようでしたので再度ご連絡しました
などの言葉によって、相手への配慮を伝えることが大切。
これらの一言があるだけで、相手に丁寧な印象を与えることができます。
ビジネスマナーが身についている人という印象付けにもなりますよ^^
また、相手の立場になって考えてみましょう。
何回も電話をかけて来た相手が、いきなり用件から話し始めると、あまり良い気はしないですよね？
自分がされて嫌なことは、相手も嫌なはず。
相手の立場や状況も考えた対応をしていきましょう！
ちなみに、電話のかけ直しを何度も行うのは、ビジネスマナー的にどうなのでしょうか？
このことについても、ぜひ頭に入れておきたいところ。
次の見出しで見ていきましょう。
何度もかけ直すのはビジネスマナーとしてどうなの？
電話を3回、4回・・と何度もかけ直すのは、マナーとしてどうなのでしょうか？
何度もかけ直すのは・・・
マナーとしてよくない
よほど緊急の用件でない限り、短時間に何度も電話をかけ直すのは適切な対応とは言えません。
電話に出られない理由は様々です。
ただし、相手もわざと電話をかけ直さないのではなく、やむを得ず電話に出れない場合がほとんど。
そんな場合に、一方的に何度も電話をかけ直すのは、相手に不快な印象を与えてしまう可能性が高いです。
もしも、あなたが用事で手が離せない時に、何度も電話がかかってきたら、いい気分はしないですよね。
しかも、それほど緊急の用件ではなかった・・。
そうなれば、相手のことをずいぶん自己中心的な人だなと思うはず。
また、何度もかけ直すのは、今後の信頼関係にも影響します。
そのため、1日にかけ直す回数は、2回までに留めるのがベター。
3回以上かけ直すのは、その日中に対応が必要な場合など、至急の場合のみにすることをオススメします。
かけ直しのタイミングや回数を頭に入れ、ビジネスマナーを踏まえた対応をしていきましょう！
まとめ
電話で不在の場合のかけ直し時間について、振り返っておきましょう。
最低30分、できれば1時間以上間隔を空ける
電話をかけ直すタイミングは、電話のかけ先が個人か会社かで変わってきます。
個人の場合は相手の事情も考慮し、最低でも30分は間隔を空けましょう。
ただし、相手によっては30分程度だと、間隔が短いと思われることも・・。
そのため、急ぎの用件でなければ、1時間以上間隔を空けることをオススメします。
会社宛の電話であれば、電話に出た相手にかけ直すタイミングを聞いておくことがポイント。
- いつ頃にお戻りになりますか？
- 何時頃だといらっしゃいますか？
このように聞いておくことで、かけ直すおおよそのタイミングを把握しやすいです！
また、個人にかけ直す場合、もしくは電話があった旨を本人に伝えてくれる場合には、次のような文言を入れること。
- 度々お電話をして申し訳ありません
- 先程はお忙しいところ失礼いたしました
丁寧な印象
を与えることができるので、その後のやり取りをスムーズに進めることができますよ。
ぜひ意識してみてくださいね^^
電話をかけ直す際のマナーを把握して、丁寧な対応を心掛けていきましょう！
