大学の先生に用事があるので、アポを取りたい!

 
直接口頭でアポを取れればよいですが、それが難しい場合もありますね^^;

このような場面では、メールを使ってアポを取るのがスマートなやり方。

 
でもそこで困ってしまうのが、メールの文面。

さすがに友達にプライベートで送るような、メールの書き方にするわけにはいきません・・。

ビジネスマナーを踏まえた内容にする必要があります!

 
大学先生メールアポ取りをする場合には、どのような内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
アポ取りのメール例文
 
私は大学3年生の時に、研究室を見学しようとアポ取りをメールで行いました。

ただし、大学生ということもり、普段からビジネス仕様のメールは書いていません・・。

そのため、1通のメールを作成するのに、1時間近くかかってしまいました(;_;)

 
その当時凄く欲しかったのが、参考となる例文

そこで、アポの依頼から、先生から来たメールへの返信まで、アポ取りメールの一連の流れをお伝えしていきます!

 
大学の先生にメールを送る場面は、学生時代のどこかで必ず出てくるでしょう。

その時に慌てないよう、ぜひ参考にしてくださいね^^

 
まずは、アポを依頼するメールの例文から見ていきましょう!

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大学の先生にアポ依頼をするメールの例文

メールを送る上で非常に大事なのにも関わらず、つい忘れがちなことがあります。

それが・・・
自分の所属と名前を述べること
 

先生がメールを開いた時に、誰から来たメールなのかが分からなければ、困惑してしまいます。

アポ取り以前の問題ですね^^;

そのため、どこの誰なのかを明確にするという意味でも、所属と名前は最初に述べるようにしましょう!

 
以上を踏まえて、例文をお伝えしていきますね。
 

件名:研究室見学のお願い(農学部生物資源学科3年 山田)

 
〇〇 先生
 
お世話になっております。

農学部生物資源学科3年の山田です。
 
〇〇先生が行っている「農作物との環境ストレスの関係に関する研究」に大変興味を持っております。

ぜひ一度研究室を訪問させていただき、研究内容の詳細についてお伺いしたいと考えております。
 
以下の日時の何れかで、訪問させていただくことは可能でしょうか。

  • 10日(月)15時
  • 12日(水)14時
  • 13日(木)15時以降

お忙しい中お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。
 
農学部生物資源学科 3年
山田 一郎

 
内容はもちろん大切ですが、件名についても意識をすることが大切。

大学の先生は一日に何通・何十通ものメールに目を通すものです。

 
そのため、一目でメールの内容がわかるような件名にすることが大切。

例文のように、パッと見て概要が分かるようにしましょう。

先生の負担を少なくすると同時に、見落されるリスクを低くするもできますよ!

 
アポの日程を提案する際には、いくつか候補を挙げること。

相手にお願いをする際は、こちらが選択肢を用意し、相手に選んでもらう形式の方がよいです。

複数の選択肢を用意して、先生に都合の良いタイミングを選んでもらいましょう!

 
アポ依頼のメールを送った後に、先生から返信メールが来ることでしょう。

ただし、ここで終わりではありません。

あなたも返信する必要があるので、まだ気を抜いてはいけませんよ!

 
でも、どう返信すればよいか困ってしまうかもしれません^^;

そこで、先生からのメールに返信する場合について、次の見出しで見ていきましょう!

先生からのメールに返信する例文

先生からは、「この日時でお願いします」という内容が来ることでしょう。

そのため、あなたはこの日時でOKですという返信をする必要があります。

 
返信の際には、「◯月◯日◯時に訪問いたします」といった具体的な日時を記載をして送ることが大切。

そうすることによって、あなたと先生の認識ミスのリスクを低減させることができますよ!
 

以上を踏まえて、例文を見ていきましょう。
 

件名:Re:研究室見学のお願い(農学部生物資源学科3年 山田)

 
〇〇 先生
 
農学部生物資源学科の山田です。

ご連絡いただきありがとうございます。
 
それでは以下の日時にて、研究室を訪問させていただきます。
 
日時:12日(水)14時
内容:研究室見学のための訪問
 
お忙しい中お時間をいただき、感謝申し上げます。

当日はよろしくお願いいたします。
 
農学部生物資源学科 3年
山田 一郎

 
連絡をくれたこと、そしてアポに応じてくれることに対して、お礼を述べましょう。

時間を割いて会ってくれるわけなので、アポに応じてくれることに関して、感謝の気持ちを忘れないことが大切。

 
万が一あなたの提案した日程の何れも都合が悪ければ、再度提案する必要があります。

最初に送ったメールのように、候補日時をもう一度提示してくださいね。

日時を確定させるところまで頑張りましょう!

 
ここまで、アポ取りのメールの流れについてお伝えしてきました。

実はアポ取りのメールでは、意識すべきポイントがあります。

このポイントを外してしまうと、マナー違反になる可能性も(;_;)

 
そんなことにならないよう、3つのポイントを頭に入れておいてくださいね!

次の見出しで詳しく見ていきましょう。

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アポ取りのメールで意識すべき3つのポイント

大学の先生へのアポ取りのメールでは、どんなことに意識すればよいのでしょうか?

 
特に大切なのが次の3つ。

それが・・・

  • 宛名の敬称は「先生」が無難
  • アポの目的を述べること
  • 日時の候補を提案すること

 
メールの送信前に、これらの点はしっかりと確認しておくこと。

それぞれについて、詳しく見ていきましょう!
 

宛名の敬称は「先生」が無難

大学の先生は教授の他に、准教授・助教授・講師など様々な役職が存在しています。

 
その点「先生」という敬称にすれば、どの役職の方でも問題なく使うことができるのです。

万が一職名を間違えたら、非常に失礼。

 
敬称で躓くと印象が悪くなるので、ここは安全に「先生」を使うことをオススメします!

 

アポの目的を述べること

アポの目的が分からなければ、先生からOKをもらうことは非常に難しいでしょう。

時間を割いてもらうわけなので、どんな目的なのかをしっかりと述べることが大切。

 
例えば・・・

  • 研究室の見学に関して
  • レポートの提出に関する相談
  • 授業中の疑問点について聞きたい

などですね。

 
アポの目的が分かっていれば、先生も事前に準備でき、余計な時間を取らせなくて済みます。

貴重な時間を無駄にさせないためにも、事前にアポの目的を述べるのは忘れないでくださいね!
 

日時の候補を提案すること

アポを取りたい具体的な日時を複数個提案するようにしましょう。

 
もしも、あなたが気を遣ったつもりで、「先生の都合がよいタイミングで」と伝えたとします。

そうすると、先生からこのタイミングでと言われた時に、あなたが行けなかったらどうなるでしょうか?

先生に失礼ですし、プラスアルファのやり取りが増えてしまいます・・。

 
そうないよう、あなたが都合のよい日時の候補を複数提案して、先生に選んでもらうようにしていきましょう!

結果として、スムーズに日時を確定させることができますよ^^

まとめ

大学の先生にメールでアポ取りをする場合について、振り返っておきましょう。

<大学の先生へ送るメールのポイント>
① 宛名の敬称は「先生」が無難
② アポの目的を述べること
③ 日時の候補を提案すること

 
大学の先生にメールを送る場合には、ビジネスマナーを踏まえた内容にすることが大切。

友達に送るような感覚で、ただ用件のみのメールは絶対にやめてくださいね!

 
そして、アポを依頼するメールなので、どんな目的かを入れましょう。

目的が分からなければ、色々な仕事を抱えている先生は、わざわざ時間を割いてくれないはず。

私の経験上、しっかりと理由を述べれば、快く会ってくれる場合が多いですよ^^

 
そして、日時は複数提案しましょうね。

1つだけだと、先生の都合が悪ければアポを取れません。

何度もやり取りをする必要が出てしまうので、3つ程度提案することをオススメします^^

 
例文を上手に活用し、丁寧な対応でアポの日時を確定させていきましょう!

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