スケジュールの関係などで、会社の飲み会に参加できない場合がありますね。
そんな場合に必要なのが、断りの連絡。
メールで断りの旨を連絡する際、「都合により参加できません」というだけでは、受け手の印象がよくありません。
そのため、ビジネスマナーを踏まえた上で丁寧に伝えることが大切。
飲み会の断りメールは、どんな内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが・・・
相手の気持ちを考えた例文
私は過去に元々予定していた外せない予定があり、会社の飲み会を欠席せざるを得ない状況がありました^^;
メールで断りの旨を伝えようと思ったのですが、その時に困ったのが内容。
「例文があればいいな」と思ったんですね。
そういうわけで、今回は飲み会を断る際のメール例文とポイントをお伝えします！
ちなみに例文は、
- 会社の飲み会を欠席する場合（基本パターン）
- 直近で欠席を伝える場合
の2パターンをご紹介するので、ご安心くださいね^^
まずは会社の飲み会を欠席する際の基本的な例文について、見ていきましょう！
目次
会社の飲み会を断る場合のメール例文
まずは、会社の飲み会に欠席せざるを得ないことが、事前に分かっている場合です。
参加出来ないことが分かった時点で、メールを送りましょう。
断りの連絡が早いほど、幹事が参加人数の把握をしやすくなるので^^
それでは例文を見ていきましょう。
技術部
〇〇 様
お疲れ様です。
営業部の山田です。
◯月◯日の慰労会ですが、遠方への出張が入っているため、今回は欠席させていただきます。
今後このような機会がありましたら、その際は是非参加したいと思っております。
よろしくお願いいたします。
営業部
山田 一郎
飲み会を欠席する旨を理由付きで述べましょう。
理由を詳しく述べる必要はありませんが、ただ単に欠席しますという旨だけでは、相手からの印象がよくありません。
ただし、「気分が乗らない」「参加したくない」など、ネガティブで自分本位な理由にしないようにしてください。
相手に失礼ですし、何よりも社会人としての品格が疑われるので、注意しましょう！
上記の例文は事前に参加できないことが分かっている場合ですが、飲み会の直近で欠席に変更する場合がありますね。
例えば「体調が悪くなった」「急な仕事が入った」などですね。
急な欠席の連絡は、幹事や周囲の方々に少なからず迷惑をかけてしまいます。
どんなメール文にすればよいのでしょうか？
次の章で詳しく見ていきましょう！
直近で会社の飲み会を断る場合のメール例文
前日や当日など直近で飲み会を断る旨を伝えるメールは、少しでも早く知らせる必要があります。
直接口頭や電話で伝えることがベストですが、メールで連絡する場合もあるでしょう。
そんな場合には、事前に欠席する場合よりも、丁寧な内容にする必要があるので注意。
慌ててメールを送って、「かえって失礼な内容になってしまった…」のようなことがないようにしましょうね！
それでは、例文をご紹介していきます。
〇〇 様
お疲れ様です。
山田です。
明日の懇親会に出席するとお知らせしていましたが、風邪を引いてしまい、体調がよくありません。
皆様に風邪をうつすことは避けたいため、明日は欠席させていただきます。
直近の連絡となり、大変申し訳ありません。
また、お店のキャンセル料が発生するようでしたら、お支払いしますのでご連絡いただければと思います。
同じような機会があれば、次回は参加したいです。
お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。
山田 一郎
当日の欠席の場合には、口頭もしくは電話で伝えることが望ましいです。
それは、相手がメールを見ることができなかった場合、欠席の旨が伝わらないからです。
メールでの連絡が好ましい場合や、相手がすぐにメールを見れる場合にしてくださいね。
また、直近の欠席となると、お店のキャンセル料が発生する場合があります。
相手からあなたに「キャンセル料を支払ってください」とは、なかなか言いにくいもの^^;
例文のように、あなたが気遣いをすることを忘れずに！
幹事の人に対して、余計な負担と迷惑がかからないようにすることが大切です。
自分のことだけではなく、相手のこともしっかりと意識をしてくださいね！
ここまで、会社の飲み会を断る場合の例文を2例ご紹介してきました。
メールの内容を考えたとしても、「これで大丈夫だろうか！？」と思うかもしれません。
もしもあなたが少しでもこのような不安を抱えていれば、次も読み進めてくださいね！
欠席メールの書き方で意識すべきポイントをご紹介していきますので^^
それでは、次の章でメールのポイントを見ていきましょう！
飲み会を断るメールの書き方で大切な3つのポイント
飲み会の断りメールでは、どんなことを意識すればよいのでしょうか？
特に大事なポイントが3つ。
それが・・・
- 欠席する旨をはっきりと伝える
- 客観的に納得できる理由を述べる
- 前向きな言葉で締める
それぞれについて、詳しく見ていきましょう！
欠席する旨をはっきりと伝える
出席するのかしないのか、はっきりしない返事をするのはNG。
例えば、「仕事の状況次第です。」「今のところは大丈夫だけれども、参加できなくなる可能性がある」などのような返事ですね。
これだと、参加できるのか否かはっきりしません。
幹事としては、早い段階で人数を把握しておきたいもの。
出席なら出席、欠席なら欠席とハッキリ分かるようにしてくださいね！
客観的に納得できる理由を述べる
あなたが真っ当な理由だと思っていても、相手から見て「そんな理由！？」と思われる可能性もあります。
それは、可能な限り避けるようにしたいもの。
事前に欠席メールを送るようであれば・・
- 先約が入っている
- 出張の予定がある
- 小さい子供の面倒を見なければならない
- 薬を飲んでいてお酒を飲めない
などが考えられるでしょう。
また、直近であれば・・・
- （自分の）体調が悪い
- （家族の）体調が悪いから帰らなければならない
- 急用が入った
などが理由として挙げられるでしょう。
「気分が乗らないから」「仕事が忙しくて疲れているから」など、ネガティブで自分本位な理由を述べないでくださいね。
客観的に納得できる理由を意識しましょう！
前向きな言葉で締める
欠席理由を述べてお詫びをするだけでは、マイナスなイメージで終わってしまいます。
そのため、前向きな言葉で締めることが大切。
例えば、
- 次回も声をかけてください
- 次は参加したいです
- またの機会にお願いします
などのような文言ですね。
このような言葉が最後に書かれているメールは、欠席を知らせるものであっても印象が悪くなりにくいです。
前向きな言葉で締めるのも、デキる社会人としてのビジネスマナーの一つ。
ぜひ意識してみてくださいね！
まとめ
飲み会を断るメールの書き方について、振り返っておきましょう。
① 欠席する旨をはっきりと伝える
② 客観的に納得できる理由を述べる
③ 前向きな言葉で締める
飲み会の断りメールを送る際には、以上のポイントを踏まえることが大切です！
多くの人が見落としがちなのが、客観的に見て納得できる理由を述べること。
自分では正当な理由だと思っていても、周囲から見れば、「それって行きたくないだけでは・・」と思う可能性もあります。
ご紹介したような例を使って、相手へ丁寧に伝える工夫をしましょう！
また、基本的な事ですが、ダラダラと長い文にしないようにしてくださいね。
的を得ない長文は、言い訳の連発に受け取られがちです。
まとめる力がないと誤解され、信頼を低下させることにもなりかねないので・・。
もし自分がメールの受け手だったら、どう感じるだろうということを頭に入れて、ポイントを踏まえた内容にしていきましょうね！
