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会社の飲み会を断る旨のメールは、どう送ればいいんだろう?

 
スケジュールの関係などで、会社の飲み会に参加できない場合がありますね。

そんな場合に必要なのが、断りの連絡。

 
メールで断りの旨を連絡する際、「都合により参加できません」というだけでは、受け手の印象がよくありません。

そのため、ビジネスマナーを踏まえた上で丁寧に伝えることが大切。

 
飲み会断りメールは、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
相手の気持ちを考えた例文
 
私は過去に元々予定していた外せない予定があり、会社の飲み会を欠席せざるを得ない状況がありました^^;

メールで断りの旨を伝えようと思ったのですが、その時に困ったのが内容。

「例文があればいいな」と思ったんですね。

 
そういうわけで、今回は飲み会を断る際のメール例文とポイントをお伝えします!

 
ちなみに例文は、

  • 会社の飲み会を欠席する場合(基本パターン)
  • 直近で欠席を伝える場合

の2パターンをご紹介するので、ご安心くださいね^^

 
まずは会社の飲み会を欠席する際の基本的な例文について、見ていきましょう!

 

会社の飲み会を断る場合のメール例文

まずは、会社の飲み会に欠席せざるを得ないことが、事前に分かっている場合です。

 
参加出来ないことが分かった時点で、メールを送りましょう。

断りの連絡が早いほど、幹事が参加人数の把握をしやすくなるので^^

 
それでは例文を見ていきましょう。
 

件名:慰労会欠席のご連絡

 
技術部 
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
◯月◯日の慰労会ですが、遠方への出張が入っているため、今回は欠席させていただきます。
 
今後このような機会がありましたら、その際は是非参加したいと思っております。
 
よろしくお願いいたします。
 
営業部
山田 一郎

 
飲み会を欠席する旨を理由付きで述べましょう。

理由を詳しく述べる必要はありませんが、ただ単に欠席しますという旨だけでは、相手からの印象がよくありません。

 
ただし、「気分が乗らない」「参加したくない」など、ネガティブで自分本位な理由にしないようにしてください。

相手に失礼ですし、何よりも社会人としての品格が疑われるので、注意しましょう!

 
上記の例文は事前に参加できないことが分かっている場合ですが、飲み会の直近で欠席に変更する場合がありますね。

例えば「体調が悪くなった」「急な仕事が入った」などですね。

 
急な欠席の連絡は、幹事や周囲の方々に少なからず迷惑をかけてしまいます。

どんなメール文にすればよいのでしょうか?

 
次の章で詳しく見ていきましょう!

直近で会社の飲み会を断る場合のメール例文

前日や当日など直近で飲み会を断る旨を伝えるメールは、少しでも早く知らせる必要があります。

直接口頭や電話で伝えることがベストですが、メールで連絡する場合もあるでしょう。

 
そんな場合には、事前に欠席する場合よりも、丁寧な内容にする必要があるので注意。

慌ててメールを送って、「かえって失礼な内容になってしまった…」のようなことがないようにしましょうね!
 

それでは、例文をご紹介していきます。
 

件名:懇親会欠席のご連絡

 
〇〇 様

お疲れ様です。

山田です。
 
明日の懇親会に出席するとお知らせしていましたが、風邪を引いてしまい、体調がよくありません。

皆様に風邪をうつすことは避けたいため、明日は欠席させていただきます。
 
直近の連絡となり、大変申し訳ありません。
 
また、お店のキャンセル料が発生するようでしたら、お支払いしますのでご連絡いただければと思います。

同じような機会があれば、次回は参加したいです。
 
お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
当日の欠席の場合には、口頭もしくは電話で伝えることが望ましいです。

 
それは、相手がメールを見ることができなかった場合、欠席の旨が伝わらないからです。

メールでの連絡が好ましい場合や、相手がすぐにメールを見れる場合にしてくださいね。
 

また、直近の欠席となると、お店のキャンセル料が発生する場合があります。

相手からあなたに「キャンセル料を支払ってください」とは、なかなか言いにくいもの^^;

例文のように、あなたが気遣いをすることを忘れずに!

 
幹事の人に対して、余計な負担と迷惑がかからないようにすることが大切です。

自分のことだけではなく、相手のこともしっかりと意識をしてくださいね!

 
ここまで、会社の飲み会を断る場合の例文を2例ご紹介してきました。

メールの内容を考えたとしても、「これで大丈夫だろうか!?」と思うかもしれません。

 
もしもあなたが少しでもこのような不安を抱えていれば、次も読み進めてくださいね!

欠席メールの書き方で意識すべきポイントをご紹介していきますので^^

 
それでは、次の章でメールのポイントを見ていきましょう!

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飲み会を断るメールの書き方で大切な3つのポイント

飲み会の断りメールでは、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

特に大事なポイントが3つ。

 
それが・・・

  • 欠席する旨をはっきりと伝える
  • 客観的に納得できる理由を述べる
  • 前向きな言葉で締める

それぞれについて、詳しく見ていきましょう!
 

欠席する旨をはっきりと伝える

出席するのかしないのか、はっきりしない返事をするのはNG。

 
例えば、「仕事の状況次第です。」「今のところは大丈夫だけれども、参加できなくなる可能性がある」などのような返事ですね。

これだと、参加できるのか否かはっきりしません。

 
幹事としては、早い段階で人数を把握しておきたいもの。

出席なら出席、欠席なら欠席とハッキリ分かるようにしてくださいね!
 

客観的に納得できる理由を述べる

あなたが真っ当な理由だと思っていても、相手から見て「そんな理由!?」と思われる可能性もあります。

それは、可能な限り避けるようにしたいもの。

 
事前に欠席メールを送るようであれば・・

  • 先約が入っている
  • 出張の予定がある
  • 小さい子供の面倒を見なければならない
  • 薬を飲んでいてお酒を飲めない

などが考えられるでしょう。

 
また、直近であれば・・・

  • (自分の)体調が悪い
  • (家族の)体調が悪いから帰らなければならない
  • 急用が入った

などが理由として挙げられるでしょう。

 
「気分が乗らないから」「仕事が忙しくて疲れているから」など、ネガティブで自分本位な理由を述べないでくださいね。

客観的に納得できる理由を意識しましょう!
 

前向きな言葉で締める

欠席理由を述べてお詫びをするだけでは、マイナスなイメージで終わってしまいます。

 
そのため、前向きな言葉で締めることが大切。

例えば、

  • 次回も声をかけてください
  • 次は参加したいです
  • またの機会にお願いします

などのような文言ですね。
 

このような言葉が最後に書かれているメールは、欠席を知らせるものであっても印象が悪くなりにくいです。

前向きな言葉で締めるのも、デキる社会人としてのビジネスマナーの一つ。

 
ぜひ意識してみてくださいね!

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まとめ

飲み会を断るメールの書き方について、振り返っておきましょう。

<飲み会の断りメールを送る際のポイント>
① 欠席する旨をはっきりと伝える
② 客観的に納得できる理由を述べる
③ 前向きな言葉で締める

 
飲み会の断りメールを送る際には、以上のポイントを踏まえることが大切です!

 
多くの人が見落としがちなのが、客観的に見て納得できる理由を述べること。

自分では正当な理由だと思っていても、周囲から見れば、「それって行きたくないだけでは・・」と思う可能性もあります。

ご紹介したような例を使って、相手へ丁寧に伝える工夫をしましょう!

 
また、基本的な事ですが、ダラダラと長い文にしないようにしてくださいね。

的を得ない長文は、言い訳の連発に受け取られがちです。

まとめる力がないと誤解され、信頼を低下させることにもなりかねないので・・。

 
もし自分がメールの受け手だったら、どう感じるだろうということを頭に入れて、ポイントを踏まえた内容にしていきましょうね!

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