送別会で本人への日程調整メール｜開催日を決定させる案内メール例文

 
今この記事を目にしているあなたは、送別会の日程決めに悩まされていることかと思います。

本人が参加できなければ、送別会が成り立たないので、どの日に開催するかを決めなければなりません。

 
そのためには、まず主賓である本人が参加できる日程を確認することが必要！

 
その場合、口頭で聞くのもありですが、メールであれば、あなたの好きなタイミングで送ることができます。

また、相手としても、いつがよいのかをじっくり考えることができますからね。

 
本人に送別会の日程調整メールを送る場合には、どんな内容にすればよいのでしょうか？

そこで今回お伝えするのが・・・
本人に候補日を聞く例文
 
送別会に参加するのは、当然本人だけではありません。

先輩・後輩・上司・その他…、いろいろといますね。

これらの方々に開催日を伝えるため、主賓には早めに日程を確認する必要があります！

 
また、主賓本人へ送るメール文例に加え、意識すべきポイントの解説付きでお伝えしていきますね！

それでは、送別会の日程確認メールを見ていきましょう。

送別会の日程を本人（主賓）に確認する案内メール例文

異動や転勤であれば異動日が、退職であれば退職日が決まっているはずです。

 
主賓の都合がつかないということがないよう、送別会を開催することが決まったら、出来るだけ早く日程を決めることが大切。

スケジュールの決定が遅くなると、送別会に参加する方々にも、影響が出てしまいますので^^;

少しでも早く、日程調整に取り掛かりましょう！

 
それでは、主賓へ送別会の日程を確認する文例をお伝えしますね。
 

 
送別会なので、主賓が参加できなければ、会が成り立ちません。

そのため、可能な限り本人の意向を汲み取るよう、努力しましょう。

 
都合の良い日程を複数挙げてもらうのはもちろんですが、気遣いをしてあげることができればベスト。

送別会なので、お店や食事の希望があれば、本人の意向に沿うようにしてあげると喜ばれます。

希望がはっきりしていれば、あなたのお店選びもスムーズに進みますね^^

 
主賓に楽しいひと時を過ごしてもらうためにも、気遣いを意識しましょう！

 
主賓に日程調整メールを送る時に、必ず意識しておきたいポイントがあります。

言い換えれば、「これがないと話にならない」ということ。

どんなことを意識すべきなのかを、次の章で詳しく見ていきましょう！

日程確認メールで意識すべき3つのポイント

本人への日程確認メールでは、どんなことを意識すればよいのでしょうか？

 
特に大事なのが次の3つのポイント。

それは・・・

• 送別会を開催する旨を伝える
• 都合がつく日程を複数日挙げてもらう
• いつまでに回答が欲しいかを盛り込む

それぞれについて、詳しく見ていきましょう！
 

送別会を開催する旨を伝える

　　
当たり前ですが、送別会開催の旨を伝え忘れたらお話になりません。
　　
普通の飲み会の案内になってしまいますね^^;

 
送別会であることを伝えて、初めて本人が主賓となることが分かりますので、心構えが出来るでしょう。

主賓あっての送別会ですので、送別会開催の旨を確実に伝えるようにしてくださいね！
 

都合がつく日程を複数日挙げてもらう

　　
候補日は複数ある方がよいです。

1日だけだと、もし他の参加者の都合がつかない場合、再度日程を組み直すという手間が発生しますので…。

候補日を3つ程度は、挙げてもらう方がいいでしょう。

 
また、日程の範囲を忘れずに伝えてくださいね。　　

文例のように、いつからいつまでの間という文言です。

ただ単に、「候補日を挙げてください」だと枠が広くて、本人が返答に困ってしまいます^^;

 
範囲を設定し、日程を複数挙げてもらうことを意識しましょう！
 

いつまでに回答が欲しいかを盛り込む

異動・転勤・退職など理由が何であれ、主賓が現部署にいる残りの期間は、そう長くはありません。

そのため、スムーズな段取りが非常に大切。

 
いつまでに回答が欲しいかを必ず書いてくださいね。

「お返事を◯月◯日までにお願いいたします」というような文言です。

 
早めに回答してもらえるよう、期限を付けて送りましょう！

 
以上が、主賓への日程確認メールで意識したい3つのポイントでした。

さあ、これで返事が来たら、日程の候補がある程度絞り込めたでしょう。

 
ただし、ここで終わりではありません！

次は上司や役員に候補日を伝えて、日程を確定させる必要があります。

 
次の見出しの内容も頭に入れ、日程を確定させましょう！

候補日を上司や役員に伝えて日程を確定させよう

主賓から候補日について回答が来たら、日程を確定させましょう。

上司や役員などと相談して、日程を決めることになると思います。

 
その場合には、口頭もしくはメールのどちらかで相談することになりますね。

それぞれの事例について、参考例を見ていきましょう！

 
まずは口頭で日程の相談をする場合からです。

口頭で日程を相談する場合

 
いつなのか具体的な日程を伝えましょう。

文例のように曜日まで伝えると、親切ですよ^^

日付だけ伝えると、曜日がピンと来ない場合が多いので…。

 
相談する方が一人であれば、その場で開催日を決めてしまっても構いません。

何人かの都合を確認する必要があれば、文例のように相談しましょう！

 
ちなみに、メールの場合はどうなのでしょうか？

こちらも見ていきましょう。
 

メールで日程を相談する場合

 
上司や役員へ送るメールのポイントが下記です。

 
文例と照らし合わせながら、確認してくださいね。

 
上司や役員から返信のメールが来たら、開催日を確定させることができるでしょう。

後はお店を選んで、他の皆さんに出欠を確認するメールを流せばOKです。

 
主賓に送る日程調整メールから、日程を確定させるまで、文例を活用してスムーズに決めていきましょう！

まとめ

主賓に送る送別会の日程調整メールについて、振り返っておきましょう。

 
送別会の主役は主賓。

主賓が参加できない日に、開催日を組むことはできません。

 
そのため、まずは主賓が参加できる日がいつなのかを、把握することが大切。

都合がつく日程を複数教えてもらいましょう！

他の参加者との兼ね合いがあるので、3つ程度挙げてもらうのが望ましいです。

 
また、いつまで回答が欲しいのかを記載することも忘れずに。

送別会開催までに、それほど余裕がない場合が多いと思います。

スムーズに日程を決めるために、「○日までに返答をお願いします。」のような文言を入れてくださいね^^

 
以上のポイントを踏まえて、主賓に日程調整メールを送り、段取り良く日程を決定していきましょう！

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