本人に送別会の日程を確認する場合には、どんなメールを送ればいいんだろう?

 
今この記事を目にしているあなたは、送別会の幹事を担当することになっている状況かと思います。

悩ましいのが、どの日に開催するかを決めなければならないこと。

主賓が参加できなければ、送別会が成り立たないですね^^;

 
そのためには、まず主賓である本人が参加できる日程を確認することが必要!

 
その場合、口頭で聞くのもありですが、メールであれば、あなたの好きなタイミングで送ることができます。

また、相手としても、いつがよいのかをじっくり考えることができますからね。

 
送別会日程調整メール本人に送る場合には、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
本人にスムーズに候補日を聞く文例
 
送別会に参加するのは、当然主賓だけではありません。

先輩・後輩・上司・その他…、いろいろといますね。

これらの方々に開催日を伝えるため、主賓には早めに日程を確認する必要があります!

 
また、主賓本人へ送るメール文例に加え、意識すべきポイントの解説付きでお伝えしていきますね!

それでは、主賓に送る送別会の日程確認メールを見ていきましょう。

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本人(主賓)へ送別会の日程を確認するメール文例

異動や転勤であれば異動日が、退職であれば退職日が決まっているはずです。

 
主賓の都合がつかないということがないよう、送別会を開催することが決まったら、出来るだけ早く日程を決めることが大切。

スケジュールの決定が遅くなると、送別会に参加する方々にも、影響が出てしまいますので^^;

少しでも早く、日程調整に取り掛かりましょう!

 
それでは、主賓へ送別会の日程を確認する文例をお伝えしますね。

 

件名:送別会の日程について
 

鈴木 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
この度の辞令で、東北支社へ転勤される旨を伺いました。
 
つきましては、鈴木さんの送別会を開催させていただきたいと思います。

僭越ながら、私が幹事を務めることとなりました。
 
引き継ぎなどでご多忙のところ申し訳ありませんが、ご都合の良い日をお教えください。

多くの方が参加出来るよう、3月19(金)〜26(金)までの間で候補日を3日ほど挙げていただけるとありがたいです。

また、ご希望のお店やジャンルがありましたら、一緒にお教えください。
 
準備による都合上恐れ入りますが、お返事を3月1日(月)までにお願いいたします。

良き集まりとなるよう尽力しますので、どうぞよろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
送別会なので、主賓が参加できなければ、会が成り立ちません。

そのため、可能な限り本人の意向を汲み取るよう、努力しましょう。

 
都合の良い日程を複数挙げてもらうのはもちろんですが、気遣いをしてあげることができればベスト。

送別会なので、お店や食事の希望があれば、本人の意向に沿うようにしてあげると喜ばれます。

希望がはっきりしていれば、あなたのお店選びもスムーズに進みますね^^

 
主賓に楽しいひと時を過ごしてもらうためにも、気遣いを意識しましょう!

 
主賓に日程調整メールを送る時に、必ず意識しておきたいポイントがあります。

言い換えれば、「これがないと話にならない」ということ。

どんなことを意識すべきなのかを、次の章で詳しく見ていきましょう!

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本人への日程確認メールで意識すべき3つのポイント

本人への日程確認メールでは、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

 
特に大事なのが次の3つのポイント。

それは・・・

  • 送別会を開催する旨を伝える
  • 都合がつく日程を複数日挙げてもらう
  • いつまでに回答が欲しいかを盛り込む

それぞれについて、詳しく見ていきましょう!
 

送別会を開催する旨を伝える

  
当たり前ですが、送別会開催の旨を伝え忘れたらお話になりません。
  
普通の飲み会の案内になってしまいますね^^;

 
送別会であることを伝えて、初めて本人が主賓となることが分かりますので、心構えが出来るでしょう。

主賓あっての送別会ですので、送別会開催の旨を確実に伝えるようにしてくださいね!

 

都合がつく日程を複数日挙げてもらう

  
候補日は複数ある方がよいです。

1日だけだと、もし他の参加者の都合がつかない場合、再度日程を組み直すという手間が発生しますので…。

候補日を3つ程度は、挙げてもらう方がいいでしょう。

 
また、日程の範囲を忘れずに伝えてくださいね。  

文例のように、いつからいつまでの間という文言です。

ただ単に、「候補日を挙げてください」だと枠が広くて、本人が返答に困ってしまいます^^;

 
範囲を設定し、日程を複数挙げてもらうことを意識しましょう!
 

いつまでに回答が欲しいかを盛り込む

異動・転勤・退職など理由が何であれ、主賓が現部署にいる残りの期間は、そう長くはありません。

そのため、スムーズな段取りが非常に大切。

 
いつまでに回答が欲しいかを必ず書いてくださいね。

「お返事を◯月◯日までにお願いいたします」というような文言です。

 
早めに回答してもらえるよう、期限を付けて送りましょう!

 
以上が、主賓への日程確認メールで意識したい3つのポイントでした。

さあ、これで返事が来たら、日程の候補がある程度絞り込めたでしょう。

 
ただし、ここで終わりではありません!

次は上司や役員に候補日を伝えて、日程を確定させる必要があります。

 
次の見出しの内容も頭に入れ、日程を確定させましょう!

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候補日を上司や役員に伝えて日程を確定させよう

主賓から候補日について回答が来たら、日程を確定させましょう。

上司や役員などと相談して、日程を決めることになると思います。

 
その場合には、口頭もしくはメールのどちらかで相談することになりますね。

それぞれの事例について、参考例を見ていきましょう!

 
まずは口頭で日程の相談をする場合からです。

口頭で日程を相談する場合

〇〇部長、今お時間よろしいでしょうか?

東北支社へ転勤することになった鈴木さんの送別会の件で、ご相談したいことがあります。

鈴木さんの都合を確認したところ、19日金曜日・24日水曜日・26日金曜日が候補日となりました。

この中で都合のつく日程は、ありますか?

(日程についての返答)

承知いたしました。

△△課長の都合も確認した上で、開催日を決定したいと思います。

ありがとうございました。

 
いつなのか具体的な日程を伝えましょう。

文例のように曜日まで伝えると、親切ですよ^^

日付だけ伝えると、曜日がピンと来ない場合が多いので…。

 
相談する方が一人であれば、その場で開催日を決めてしまっても構いません。

何人かの都合を確認する必要があれば、文例のように相談しましょう!

 
ちなみに、メールの場合はどうなのでしょうか?

こちらも見ていきましょう。
 

メールで日程を相談する場合

件名:鈴木さんの送別会日程について

 
〇〇部長
△△課長
 
お疲れ様です。

山田です。
 
この度東北支社へ転勤することになった〇〇さんの送別会を開催したいと思います。

幹事は私が務めさせていただきます。
 
まずは日程調整をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

鈴木さんの都合を確認した結果、以下が候補日となりました。

・3月19日(金)
・3月24日(水)
・3月26日(金)
 
お手数ですが、ご都合のつく日程を私までご連絡いただいてもよろしいでしょうか。

お返事を3月3日(水)までにいただけたら幸いです。
 
日程が確定してから、会場や集合時間など詳細を改めてお知らせいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎
TEL:090-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
上司や役員へ送るメールのポイントが下記です。

【メールで盛り込むべきポイント】

  • 送別会を開催する旨を伝える
  • 主賓の都合のよい日にちを挙げ、この中で調整したい旨を伝える
  • いつまでに回答が欲しいかを書く

 
文例と照らし合わせながら、確認してくださいね。

 
上司や役員から返信のメールが来たら、開催日を確定させることができるでしょう。

後はお店を選んで、他の皆さんに出欠を確認するメールを流せばOKです。

 
主賓に送る日程調整メールから、日程を確定させるまで、文例を活用してスムーズに決めていきましょう!

まとめ

主賓に送る送別会の日程調整メールについて、振り返っておきましょう。

<送別会の日程調整メールのポイント>
① 送別会を開催する旨を伝える
② 都合がつく日程を複数日挙げてもらう
③ いつまでに回答が欲しいかを盛り込む

 
送別会の主役は主賓。

主賓が参加できない日に、開催日を組むことはできません。

 
そのため、まずは主賓が参加できる日がいつなのかを、把握することが大切。

都合がつく日程を複数教えてもらいましょう!

他の参加者との兼ね合いがあるので、3つ程度挙げてもらうのが望ましいです。

 
また、いつまで回答が欲しいのかを記載することも忘れずに。

送別会開催までに、それほど余裕がない場合が多いと思います。

スムーズに日程を決めるために、「○日までに返答をお願いします。」のような文言を入れてくださいね^^

 
以上のポイントを踏まえて、主賓に日程調整メールを送り、段取り良く日程を決定していきましょう!

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