返信が欲しいメールに対して、なかなか連絡が来ないというケースがありますね^^;
相手が多忙でメールに目を通せていない、返信を忘れているなどが考えられます。
ですが、返信を待っているあなたとしては、困ってしまうもの・・。
例えば、下記のように行き詰まっていませんか？
- メールの返信が来ないけど、あとどれくらい待てばいいのだろう…
- 今後の準備もあるし、できれば早く返信がほしい…
- 再度メールを送る際には、どんな文章にすれば取引先に不愉快な思いをさせないだろう…
ただし、「返信をいただいていないので、なるべく早くご連絡をお願いします」という文面では、相手を不愉快な気持ちにしてしまう恐れがあります^^;
では、取引先からメールの返信がない場合は、どんな文面で返信の催促をすればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが・・・
上手に催促する3つのポイントと例文
メールだと直接向かい合っていない分、伝え方が非常に大切。
言葉遣いや言い回し一つで、取引先に不愉快な思いをさせてしまう可能性があるので^^;
そんなことにならないよう、丁寧な文面で返信が欲しい旨を伝えましょう！
例文が頭に入りやすいように、まずは大事なポイントからお伝えしていきますね。
まずは、上手に返信を催促する上で、意識すべき3つのポイントから見ていきましょう。
目次
メールの返信を上手に促す3つのポイント
メールの返信を促す際には、どんなことを意識すればよいのでしょうか？
特に大切なのが次の3つのポイント。
それが・・・
- 確認の有無を問うスタンスにする
- 返信が必要な旨を述べる
- 内容を再度記載する
具体的な内容について、それぞれ詳しく見ていきましょう！
確認の有無を問うスタンスにする
単に「返信をお願いします」という内容で再送するのは、マナー的によくありません。
相手を急かすような印象になるので^^;
そのため、メールを見たかどうかを確認するスタンスで聞きましょう。
そうすると、柔らかい印象で返信を促すことができます！
例えば・・・
「○月○日にご連絡をした件ですが、内容をご確認いただけましたか。」
というような聞き方です。
ぜひ意識してみてくださいね^^
返信が必要な旨を述べる
ただ返信が欲しい旨だけでは、返信を促す理由としては弱いです。
そのため、返信が必要な理由を述べることが大切。
例えば・・・
- 第三者に迷惑がかかる
- 次の仕事を進めることができない
などの理由ですね。
返信がないと何らかの不都合が生じる旨を記載してください。
その際には、あなたの都合だけではなく、相手にとっても不都合が生じる旨を述べるよう意識しましょう。
より返信をもらいやすくなりますよ！
内容を再度記載する
もしかすると、相手はあなたのメールの内容を覚えていない可能性があります。
その際に、以前に送ったメールを探してもらうのは、手間をかけさせてしまいますね。
そのため、送った内容を再度記載するのがデキる社会人のマナー。
相手がメールを探す手間を省くことができます。
やり取りが少しでもスムーズに進むよう、気遣いも意識しましょう。
ここまで意識すべき3つのポイントについて、お伝えしてきました。
実際にメールは、どのような感じになるのでしょうか？
次の見出しでは、例文を見ていきましょう！
取引先に返信を促すメールの例文
返信を促す場合には、本文のみならず件名にも注意を払うこと。
メールの文章には、以前送ったメールの内容を再度記載することになります。
そのため、件名には再送という旨を表記すると丁寧です。
相手も再度送られてきた内容という旨がわかるので^^
以上の点を踏まえて、例文を見ていきましょう！
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
いつもお世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
11月15日に打ち合わせに関するメールをお送りしましたが、ご確認いただけましたか。
念のため、お送りした文面を再度記載させていただきます。
————————————-
〇〇プロジェクトの打ち合わせの日程の件ですが、下記のご都合はいかがでしょうか。
・11月27日（月） 14時〜16時
・11月28日（火） 15時〜17時
・11月30日（木） 10時〜11時
————————————-
打ち合わせの日程を先方に報告する必要があるので、20日（月）までにご返信をいただきたく存じます。
お手数をお掛けしますが、よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL：03-××××-××××
FAX：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
催促という印象をなるべく出さないように意識しましょう。
先程のポイントでもお伝えしましたが、確認の有無を問うスタンスが大切。
例文では、一方的に返信を促すのではなく、まずメールを確認したかどうかを聞いています。
いつ送ったメールなのかも、忘れずに記載してくださいね。
そうすると、相手はメールを見落としていた、返信を忘れていたということを気付かせるキッカケを作ることができますよ！
返信の催促メールではありますが、一緒に気持ち良く仕事をしていけるような文面を取引先に送ることができればベストです^^
そして忘れてはならないのが、返信を促す際には、相手の状況を考えること。
この点を抜かしてしまうと、いくら丁寧な内容にしても自分本位に受け取られてしまう可能性があります^^;
自分本位のメールにならないためのコツについても、頭に入れておきましょう。
次の見出しで詳しくお伝えしていきますね！
相手の状況を配慮した内容にしよう
メールの返信がない理由は様々です。
相手が「多忙である」「忘れていた」などの理由が考えられますが、果たしてそれだけでしょうか？
例えば・・・
- 体調を崩してしばらく会社を休んでいた
- 出張でメールを確認できていなかった
- すぐに返信が必要だと思っていなかった
などの理由も考えられますね。
そのため、
- 返信がありませんが、どうなっているのでしょうか。
- 返信の期限は昨日でした。遅れている理由を教えてください。
などのように自分中心の視点で催促するのはNG！
いつ返事が来るかと考えて、落ち着かなくなる気持ちは分かります。
ただし、そこでストレートに言葉をぶつけるのは、マナーとして適切ではありません。
一呼吸おいて何か理由がある可能性を考慮して、相手の立場や状況に考えを巡らしてみましょう！
そのため、相手の状況を配慮した内容で文章を考えてくださいね。
それが返信を促す行動として、大切なことです。
ビジネスの場だけでなく、プライベートな場面でも役に立ちますので、ぜひ意識してみてくださいね！
まとめ
取引先からメールの返信が来ない場合の対応について、振り返っておきましょう。
① 確認の有無を問うスタンスにする
② 返信が必要な旨を述べる
③ 内容を再度記載する
メールが来ないからといって、返信を促すだけの内容はNG。
単に「返信をお願いします」という旨だと、相手は急かされた印象を受けてしまいます。
そのため、「内容をご確認いただけましたか」などの言い回しにして、返信が来ていない旨を上手に伝えましょう！
そして、返信がないことによって、どんな弊害が起きるのかを伝えるとよいです。
その際には、「仕事が進まない」「誰かに迷惑がかかる」といった旨を盛り込んでくださいね。
自分と相手の両方が困るという内容だと、さらに返信をもらいやすいですよ！
メールを再送する際に忘れてはならないことは、相手の状況に配慮をすること。
もしかすると、相手はメールを返信できない状況が続いたかもしれません。
そんな場合にただ催促するのは、失礼なことですよね(;_;)
休み・体調不良・出張などの可能性も考慮して、丁寧な内容で送りましょう。
相手と気持ちよく仕事をしたいという意識を持って、上手に返信を促してくださいね！
