社内向けのアンケートは、どんな内容のメールを送ればよいのだろう・・・

こんな状況になってはいませんか?

 
社員の要望をヒアリングしたり、現状を把握する目的などでアンケートを実施する場合がありますね。

アンケート実施メールを送信するにあたり、重要なポイントがあります。

 
それは回答者が分かってもよいアンケートか否か

ある程度踏み込んだ内容の場合、アンケート回答者は匿名性がきちんと守られるのかが不安になります。

そのため、回答者が安心して記入できるような記入方法&回収方法を整えることが重要なのです!

そこで、アンケート依頼のメールを社内の方へ送るにあたり、

  • メールでの回答
  • 匿名性を保つ回答

の2パターンでご紹介していきますね!

 
まずは、匿名性を重視しない内容での回答パターンから見ていきましょう。

社内アンケートの依頼メール例文【メールでの回答パターン】

まずは、誰が答えたか問題にもならないアンケートの場合です。

このようなアンケートの場合には、メールで返信をしてもらうのが好ましいです。

 
アンケートの例として「社員旅行」のケースでご紹介しますね。

それでは例文をご紹介します。
 

件名:【社員旅行:アンケート返信のお願い】 回答期限〇日まで
 
各位

お疲れ様です。

総務部の山田です。
 
毎年恒例の社員旅行について、アンケートのご協力をお願いいたします。

回答は本メールにそのまま返信いただけると幸いです。
 
回答期日は〇日(水)とさせていただきます。

楽しく有意義な社員旅行を行うことができるよう、プランを検討いたしました。

日程や詳細は皆さんのご意見を取り入れたいと思いますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
 
—————————————–
1. 時期はいつ頃がいいですか?
①5月頃 ②6月頃 ③7月頃 ④いずれの期間も参加不可
 
2. 旅程の希望はありますか?
①日帰り ②1泊2日 ③2泊3日 
 
3. 以下のプランで行きたいところはどこですか?
①海の幸と温泉(地名や場所)
②登山と温泉(地名や場所)
③ショッピングと温泉(地名や場所)
④テーマパークで一日遊び放題(地名や場所)
⑤他に案があれば(         )
 
4. 予算はどれくらいが望ましいですか?
①2万円以下  ②2~3万円 ④3~5万円
 
5. 3の行先で寄ってみたいスポットがあれば、お聞かせください。
(               )
 
6. その他ご意見があれば、お聞かせください。
(               )
—————————————–
 
お忙しい中、ご協力いただきありがとうございました。

 
総務部 山田 一郎

 

メールで返信をお願いする社内アンケートの依頼メールのポイントが下記です。

【メールでの返信パターンのポイント】

・回答は選択肢を選ぶ形式を多くして、回答しやすい配慮を行う

・メールでの返信は回答者が誰か分かってしまうので、個人的な問題に踏み込むような質問はしない

・「本メールにそのまま返信して」もらうことで、回答メールをソートしやすくなる

 
では続いて、できるだけ「本音」を引き出したいようなアンケートについてみていきましょう。

社内アンケートの依頼メール例文【匿名性を保つ回答パターン】

誰が答えたのか分からないよう匿名性を保ちたいアンケートもあります。

匿名性を保つアンケートの例として、「働き方に関するアンケート」でご紹介しますね。

 
匿名性を保つアンケートの場合、メールでの返信依頼は基本的にNG

誰が送った文章なのか特定されてしまいますので(^^;)

 
とはいえ、せっかく時間をかけてアンケートを実施するので、できるだけ有効な本音を引き出したいですよね。

そのため、匿名性を保てる投書箱の設置スタイルをオススメします。

 
それではメールの例文を見ていきましょう。
 

件名:【働き方に関するアンケート記入のお願い】 回答期限:〇月〇日まで
 
各位

お疲れ様です。

人事課の鈴木です。
 
この度、人事課では社員の皆様の「働き方に関する現状調査」をお願いすることになりました。
 
残業の実態・休暇取得・ハラスメントなど、日々の業務で社員の皆様に負担を強いている事があれば、改善を検討して参ります。

そのためには、まず皆様の率直なご意見を伺いたいと存じます。
 
お忙しいところ恐縮ですが〇月〇日(木)までにご回答くださいますようお願いいたします。

なお回答につきましては、匿名性を守るために1階受付に投書箱を設置いたします。
 
アンケートは、
1. 添付ファイルを各自印刷
2. 投書箱横に設置した印刷済のアンケート用紙を持参
どちらかの方法でご記入くださいますようお願いいたします。
 
さらに投函日での個人を特定することも防ぐために、投書箱は本日から締め切り期日まで開封はいたしません。
 
今後皆様がよりよい環境で業務を遂行していただくために、忌憚ないご意見を回答いただきたくご協力をお願いいたします。

 
総務部 鈴木 太郎

 
投書箱で返信をお願いする社内アンケートの依頼メールのポイントが下記です。

【投書箱を使うアンケートのポイント】

・アンケートを行うことになった経緯を明記する

・匿名性を保つ配慮はしていることをしっかりと明記する

・添付ファイルの印刷が手間に感じる方のために、投書箱の横などにも用意しておくと親切

 
ここまでメールでの回答パターンと匿名性を保つ回答パターンの2パターンの例文をご紹介してきました。

回答の方法を問わず、アンケート依頼メールの書き方で大事なポイントをお伝えしておきます。

次に紹介する3つのポイントをしっかりと押さえて、アンケートの依頼メールを送るようにしましょう。

アンケート依頼メールの書き方で回答率を上げる3つのポイント

アンケートの依頼メールの書き方で必ず意識すべきポイントは、どういったことなのでしょうか?

それが、

  1. 分かりやすい件名にする
  2. アンケートの目的を述べる
  3. 期限がいつまでかを伝える

 
それぞれについてお伝えしていきますね。

① 分かりやすい件名にする

件名を見ただけでメールの主な内容が分かるようにすることは、必ず意識しましょう。

そのため、例文の件名にも「アンケート返信(記入)のお願い」と入れています。

重要度の高いアンケートによっては、重要度「高」を設定して送るとなお良いです。
 

② アンケートの目的を述べる

アンケートに協力してもらうためには、なぜアンケートに答えてもらうのかの目的を明記することが必須。

目的が曖昧なアンケートでは、協力を得られにくいだけでなく、「何を答えればよいか分からない」と判断されてしまう可能性もあります。

このアンケートで知りたい事、さらにこのアンケートで集まった答えで「何を検討するのか」を伝えることが重要です。
 

③ 期限がいつまでかを伝える

期限を設けずにアンケートをすると、回答率が明らかに悪くなります。

そうならないよう、回答期限を件名と本文中に明記しましょう。

 
また、締め切り前には、リマインドメールをすると駆け込みの回答が集まりやすいです。

アンケートの存在を忘れてしまう人も結構いますからね(^^;)

 
リマインドがあれば、それだけ「意見をたくさん集めたい」という意思表示にもなります。

リマインドで気を付ける際には、気をつけるべきこともあります。

既に回答してもらっている方も含まれる場合には、「既にご回答いただいた方にもお送りしていますので、ご容赦ください。」などと一言添えると、マナーとしてもGOODです。

まとめ

社内向けのアンケート依頼メールについて、振り返っておきましょう。

<アンケートの回答率を上げる3つのポイント>
① 分かりやすい件名にする
② アンケートの目的を述べる
③ 期限がいつまでかを伝える

 

アンケートを行うからには、可能な限り回答率を上げたいですよね。

そのためには、上記の3つのポイントは必ず意識しましょう!

 
また、単に社内向けのアンケート依頼メールといっても、内容によって配慮すべきポイントが変わってきます。

誰が書いたアンケートが分かってもよいか否かで、アンケートの回収方法を区別してくださいね。

 
今回の例文と、過去に実施されたアンケートの例も参考にして、会社の風土にあったアンケートを実施していきましょう!


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