どうしよう、社内の新年会の幹事に指名された・・・
新年会の流れは、基本的に毎年同じような場合が多いです。
ただしその中で、毎回変わる可能性が高いのが挨拶をする人。
乾杯や締めの挨拶をお願いしなければなりませんね^^;
どうお願いすればよいのか、迷ってしまうと思います。
口頭で直接お願いをするのがベストですが、あなたや上司のスケジュールの関係などでメールでお願いする場合がありますね。
そんな時に困ってしまうのが、メールの文面。
新年会の挨拶依頼メールは、どのような内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが・・・
上司・役職者への依頼メールの例文
私が過去に新年会の幹事になった際に、メールで上司に挨拶をお願いしたことがありました。
口頭だと話の流れでお願いしやすいですが、文章にして書くと結構悩ましいもの^^;
「どうお願いすればいいんだろう…」と悩んだ記憶があります。
そんな時にあったらいいなと思ったのが、お願いする内容の文面。
そこで今回は、
- 乾杯の挨拶依頼パターン
- 締めの挨拶依頼パターン
この2パターンでお伝えしていきますね！
ビジネスメールのマナーを守ることを意識して、丁寧な内容のメールを心掛けることが大切です。
まずは、乾杯の挨拶を依頼する場合から見ていきましょう！
新年会における乾杯（はじめ）の挨拶依頼メールの例文
会社で行う新年会は、最初に幹事が会の始まりを告げ、その後に上司や役職者がはじめの挨拶を行います。
その後に、乾杯の挨拶をするというのが一般的。
そのため、はじめの挨拶と乾杯の挨拶をする方それぞれに依頼することが大切。
依頼メールの内容は、「はじめの挨拶」と「乾杯の挨拶」という文言を変えればOK。
なので、基本的な文面は同じで構いませんよ^^
上司や役職者は忙しい方が多いので、本文中には忙しい相手への配慮の言葉を入れましょう。
また、その上司・役職者に挨拶をお願いしたい理由を述べると、快く引き受けてもらいやすいでしょう。
それでは、以上のことを踏まえた例文を挙げてみますね！
技術部 サービス課
〇〇 課長
お疲れ様です。
新年会で幹事を務めることになりました、営業部の山田です。
お忙しいところ恐れ入りますが、1月15日（金）に行われる新年会での乾杯のご挨拶をお願いしたく、ご連絡いたしました。
〇〇課長の挨拶にいつも「やる気」を貰っている社員が多いことから、お引き受けいただけないでしょうか。
本来であれば直接お伺いしてお願いすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをご容赦ください。
よろしくお願いいたします。
営業部
山田 一郎
TEL：080-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
件名では、要件を明確に伝えることを意識しましょう。
組織の役職が上がるほど、メールが増える傾向にあります。
そんな中でメールを埋もれされてしまわないために、件名は要件をストレートに書きましょう。
件名に入れることによって、メールを開かずとも挨拶の依頼という内容を伝えることができるので、見落とされるリスクが低くなります。
例えば、
- 【ご依頼】〇月〇日新年会の乾杯の挨拶につきまして
- 【〇月〇日新年会】新年会での挨拶のお願い
などのような表記ですね。
本文についても、「挨拶をお願いいたします」とストレートに述べるのではなく、疑問形を使うのがポイント。
例文のように「お引き受けいただけないでしょうか。」のような文面ですね。
「お願いします」という頼み方をすると、すでに挨拶をすることが決まっているような印象を与えがちです。
そうならないよう、ぜひ疑問形を意識してみてください^^
締めの挨拶に関しては、どんな内容にすればよいのでしょうか？
次の見出しで見ていきましょう！
新年会における締めの挨拶依頼メールの例文
基本的な依頼メールの書き方は、上述の「乾杯の挨拶の依頼」と同じで構いません。
ただし、締めは新年会の最後を飾る挨拶なので、頼まれた側は精神的な負担になることも多いです。
そのため、ぜひあなたに頼みたいという文言を入れて、快く引き受けてもらうことを意識することが大切。
あなたはお願いする立場ということを忘れずに、マナーを押さえた内容にすることを心掛けてくださいね！
それでは例文を見ていきましょう。
総務部
〇〇 次長
お疲れ様です。
新年会の幹事を務めることになりました、営業部の山田です。
1月15日に開催される新年会の件で、ご連絡いたしました。
お忙しい中大変恐縮ですが、新年会の締めの挨拶をお願いしてもよろしいでしょうか。
普段から皆さんに優しくお声がけいただく〇〇次長に、締めのご挨拶で激励のお言葉をいただきたく存じます。
ご不明な点などがございましたら、山田までご連絡をいただけると幸いです。
本来であれば直接お伺いしてお願いすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをご容赦くださいませ。
よろしくお願いいたします。
営業部
山田 一郎
TEL：080-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
本来上司への挨拶の依頼は、直接口頭で述べるのが好ましいです。
ですが、お互いのスケジュールや社内のしきたりなどの関係で、それが難しい場合もあるでしょう。
メールで送るのがマナー違反というわけではありません。
ですが、口頭よりも丁寧さが劣るのは事実。
次のような文言を入れることで、丁寧さの不足をカバーすることができますよ！
「本来は直接お伺いすべきですが、メールで連絡してすみません。」といった内容の文言ですね。
ぜひ意識をしてみてください^^
ちなみに、挨拶を依頼する相手がすでに決まっていれば楽ですが、そうではない場合が多いです。
そうすると、あなたが誰にするかを絞り込まなければなりません。
ただし、適当に挨拶をする人を決めると、マナーを外してしまう可能性があります。
そうならないよう、人選についても頭に入れておきましょうね！
それでは、次の章で詳しくお伝えしていきます。
人選にも配慮できればあなたの評価が上がるかも！
挨拶は大きく分けて、はじめの挨拶・乾杯の挨拶・締めの挨拶の3つがあります。
もしもあなたが、「何となくこの上司は乾杯の挨拶かな」などと決めようとしている場合は要注意！
挨拶の人選には、一般的に以下のような基本ルールがあります。
◎ はじめの挨拶＝役職が最も高い人
◎ 乾杯の挨拶＝役職が3番目に高い人
◎ 締めの挨拶＝役職の2番目に高い人
参加する方によっても変わってきますので、必ずこの順番にしなければならない、というわけではありません。
例えば、会社の規模が大きいほど、同じ役職が存在して決められないなどの場合があるので・・。
その場合には、年齢や社歴で判断するのもアリですが、社内のパワーバランスであったり実績を考慮する必要もあります。
そうなるとあなた自身では、決められなくなってしまいますよね^^;
そんな場合には、自分で判断せず先輩や上司に相談することをおススメします。
挨拶の基本的な順番を知らなければ、周りからよくない評価を受ける可能性も・・。
あなたが悪い評価を受けないよう、人選のことも配慮をしておきましょうね！
まとめ
上司に新年会の挨拶を依頼する際のメールについて、振り返っておきましょう。
① その上司に頼みたい理由を入れる
② 疑問形を使ってお願いをする
③ 人選に配慮をする
挨拶を依頼する際に、「とりあえずあなたに依頼する」という内容は、よくありません。
メールを受けた上司は「他の人にお願いしてくれればいいのに…」などと思う可能性があります。
例文のように何らかの理由を添えてお願いするようにしてくださいね。
実際に私が実践している手法で、まだ断られたことがないのでオススメ^^
理由を入れない場合よりも、引き受けてもらえる可能性が上がりますよ！
また、お願いするときには疑問形を使うことを意識してくださいね。
その理由は、「お願いします」という頼み方では、その上司の都合や気持ちを考えずに依頼をするということだから。
疑問形にすると、上司が挨拶をするかしないかを決める流れとなるため、依頼という印象を薄めることができますよ^^
上司に新年会の挨拶メールを送る際には、内容に配慮して丁寧に送るようにしましょうね！
