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在職中に企業から電話がかかってきた場合、折り返しの電話はどう対応すればいいんだろう?

 
転職活動を在職中に行っているという場合が多いと思います。

ですが、困ってしまうのが仕事中に相手企業から電話がかかってきた時。

 
すぐに折り返しが出来ないことも多いでしょう。

  • 夜に折り返すのはマナーとしてどうなんだろう…
  • 何時頃までだったら大丈夫だろう…
  • 翌日になってしまう場合にはどう対応すればいいんだろう…

こんなことを思ってしまうかもしれません。

 
在職中転職活動の折り返し電話は、どう対応するのがマナーなのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
マナーを外さない折り返し時の対応
 
相手はあなたに用事があって、電話をかけてきています。

もしかすると、「またかけてくるだろう」と思って、次に電話がくるまで待とうとする方もいるかもしれません。

 
ですがあなたは応募している側

着信があれば自分から折り返す意識が大切です。

そのため、折り返しの際のマナーをしっかりと頭に入れておきましょう。

 
まずは、折り返しをする時間帯について、お伝えしていきますね。

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企業への折り返しは何時までだったら問題ない?

折り返しの電話は、可能であれば当日中が望ましいです。

ですが、相手からかかってくる時間帯によっても、変わってきます。

午前中の場合と夕方の場合では、印象が違いますよね^^;

 
午前中にかかってきた電話に対して折り返すのであれば、お昼休憩の時間を除けば基本的に問題ありません。

ただし、昼休みの直前はバタバタしやすいので、11時半頃までを目安にしましょう。

 
当日中に連絡をする場合には、何時頃だったら問題ないでしょうか?

その時間の目安が・・・
終業時間の30分前まで
 
終業間際の時間は忙しくしている場合が多いため、30分前までにしましょう。

終業時間は企業によって異なるので、ホームページなどであらかじめチェックをしておいてくださいね!

 
終業時間間際だったり、終業時間を過ぎた夜遅いタイミングはNG。

ビジネスマナーに問題のある人という印象を与えてしまいます・・。

このような場合には、翌日に折り返すようにしてくださいね。

 
ちなみに、電話を折り返す際には、どんな話し方からスタートすればよいでしょうか?

 
留守電あり場合と留守電なしの場合で、話し方が少し変わってきます。

それぞれ状況での電話のかけ方をご紹介しますね。

 
次の見出しでは、折り返しの際の会話の流れを見ていきましょう!

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折り返しする際の会話の流れ

留守電が残っているかどうかで、対応の仕方が少し変わります。

それぞれの事例でご紹介していきます。

まずは留守電が入っていなかった場合から見ていきましょう。

留守電なしの場合

留守電が入っていない場合だと、誰から電話がかかってきたのか分かりません。

その場合には、着信があったが誰からの電話なのかか分からない旨を伝えるようにしましょう。

それでは、応対問答例をご紹介します。
 

電話の相手電話の相手

株式会社〇〇でございます。

あなたあなた

お世話になっております。

先日御社にて面接をしていただいた山田一郎と申します。

先程御社から着信がありましたので、折り返しのご連絡をさせていただきました。

どなた様からのお電話なのかが分かりませんでしたので、お手数ですがご確認いただけないでしょうか。

電話の相手電話の相手

確認しますので、少々お待ちください。

担当者に取り次いでもらったら・・・

あなたあなた

お世話になっております。

先日御社にて面接をしていただいた山田一郎です。

先程は電話に出ることができず、失礼いたしました。

 
名前の前に先方があなただと判断しやすい情報を付けると良いでしょう。

例えば、「先日御社にて面接をしていただいた」などですね。

そうすると、あなたであることが特定しやすく、話がスムーズに進みやすいですよ!

 
留守電が残っていた場合はどうなのでしょうか?

続いて見ていきましょう。
 

留守電が残っていた場合

留守電が残っていた場合には、誰からの電話なのかが分かりますね。

用件について入っていることも多いです。

 
そのため、次のような形式で伝えましょう。
 

あなたあなた

お世話になっております。

先日御社にて面接をしていただいた山田一郎と申します。

人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

電話の相手電話の相手

少々お待ちください。

担当者に取り次いでもらったら・・・

あなたあなた

お世話になっております。

先日御社にて面接をしていただいた山田一郎です。

昨日は電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。

また、留守番電話にメッセージを残していただきありがとうございました。

次回の面接の日程は、2月15日の15時で問題ございません。

 
留守電が残っていれば、取り次ぎまでの流れがスムーズになります。

電話をかけてきた相手に取り次いでもらうよう、話をしましょう。

 
担当者に取り次いでもらったら、

  • 電話に出ることができなかったお詫び
  • 留守電にメッセージを残してくれたお礼

を伝えるようにしてくださいね!

 
もしも、担当者が不在だった場合には、どう対応するのがよいのでしょうか?

こちらも頭に入れておきましょう。
 

折り返した時に担当者が不在の場合

折り返して担当者につながれば問題はありませんが、折り返した時に不在という可能性もあります。

そんな時の例文もご紹介しておきますね。

 
担当者が不在だと分かった場合には・・・
 

あなたあなた

承知いたしました。

後程改めてご連絡いたします。

〇〇様は何時頃にお戻りの予定でしょうか?

 
このように伝えると、いつ頃に再度電話をすればよいかが把握しやすいです。

その際に、相手が「こちらからお電話します。」と言ってくれた場合には、先方から電話をしてもらって問題ありません。

ただし、あなたから「折り返しのご連絡をお願いします。」と言うのは印象がよくないので、避けるようにしてくださいね。

 
ちなみに、在職中だと仕事の時間と被り、当日中に折り返しの電話ができない可能性がありますね。

そんな場合には、どう対応すればよいでしょうか?

 
次の見出しでは、当日中に折り返しができない場合の対応について見ていきましょう。

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当日に折り返しが出来ない場合には?

在職中だと忙しくて、電話をチェックする暇もない日もあります。

また、電話を折り返す暇がない場合もあるでしょう。

 
そんな場合に、終業時間を過ぎた夜にかけ直すのはNG。

社会人としてのモラルを疑われてしまいます。

つまり、採用に至る可能性が一気に下がるということ。

 
当日に電話を折り返すことができなかった場合は、翌日に対応しましょう。

可能であれば、午前中に折り返すことが望ましいです。

ただし、9時〜10時頃は始業時間直後で忙しい場合が多いので、なるべく避けるようにしてくださいね。

 
もしも、相手のメールアドレスを知っており、より丁寧な対応をする場合には、一旦メールを送るのも一つの方法。

どんなメールを送ればよいのかの例をご紹介しますね。

【例文】

件名:不在のお詫び(山田一郎)

 
株式会社ABC
人事部 〇〇 〇〇 様

お世話になっております。

営業職での面接を希望している山田一郎です。

本日は電話をいただきましたが、出ることができず申し訳ございませんでした。

明日に折り返しご連絡をさせていただきます。

よろしくお願い申し上げます。

山田 一郎
電話:090-××××-××××
メールアドレス:××××@××.com

 
メールでは「日中忙しくて・・・」「体調が悪くて・・・」と言い訳をする必要はありません。

電話に出ることができなかったお詫びと、こちらから連絡をする意思を簡潔に伝えましょう。

 
あなたがスケジュール的に折り返しができるようであれば、このような対応で問題ありません。

しかし、日中に電話ができない場合もありますね。

 
日中に電話に出ることができない、折り返すことが難しい状況の場合にはどうすればよいのでしょうか?

次の見出しで対応方法をお伝えしていきますね。

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日中に電話に出ることが難しい場合には?

仕事がシフト制、仕事中に携帯の持ち込みが禁止など、様々な理由で日中に電話に出ることができない社会人は結構います。

そのような状況で仕事をしながらの転職活動を行うのであれば、事前に伝えておくことが大切。

 
このような場合には・・・

  • 履歴書に記載しておく
  • 事前に口頭で伝えておく

のような方法を取りましょう。

 
履歴書の場合ですが、本人希望欄に以下のように書くと先方に理解をしてもらいやすいです。

【記載例】

現在シフト制での勤務の為、すぐに電話に出ることができない場合があります。

ご連絡をいただいた際には、一両日中に折り返しご連絡いたします。

よろしくお願い申し上げます。

 
一両日中とは1日か2日の間(今日か明日)にという意味。

このように記載しておくと、夜になってから電話に気が付いて翌日に折り返す場合でも対応しやすいです。

 
先方もあなたが仕事をしながら転職活動をしていることは、履歴書を出している段階で分かります。

現在の状況を正直に伝えておくと、「連絡がつかない人」というマイナスの印象を避けることができます。

 
もしも、履歴書を既に出してしまった場合には、口頭で伝えておくのも一つの方法。

【口頭で伝える場合の例】

日中は仕事の関係で電話に出ることができない場合が多いため、折り返しが遅くなる可能性があります。

 
このような伝え方ですね。

 
もしも相手が「メールで連絡します」というスタンスであれば、このようなやり取りは必要ありません。

ただし、自分から「メールで連絡をしてください」というスタンスは、あまり印象がよくありません。

相手が電話で伝えようとしているのに、メールだと手間をかけさせてしまうので^^;

 
あなたがメールの連絡を強く希望したい、と思うかもしれません。

そんな場合には、「ご連絡をメールでいただくことは可能でしょうか?」というような許可を取るように話をしましょう。

相手のスタンスに合わせるということを意識してくださいね!

まとめ

在職中の転職での折り返し電話について、振り返っておきましょう。

<折り返しの電話のポイント>
折り返しは終業時間の30分前までにする
⇒ 難しい場合には翌日に折り返す

 
在職中の転職活動は、現在の会社・志望している会社の両方への配慮が必要です。

 
特に、現在の会社にはバレることが無いように意識してくださいね。

もう辞めるから今の会社のことはどうでもいい、という考えは避けること。

万が一志望先の会社で決定しなかった場合には、あなたが会社に居づらくなる可能性があります^^;

転職活動がバレやすい状況に関する記事もありますので、こちらもご参照くださいませ。
⇒ 在職中に転職活動がバレるパターン5選|内容を把握してリスクを抑えよう

 
また、志望している会社から電話があった際には、なるべく早いタイミングで折り返すようにしましょう。

その際には、終業時間を意識することが重要。

終業時間直前や夜遅くにかけると、モラルのない人というレッテルを貼られてしまうので、気を付けてくださいね!

 
当日中の折り返しは終業時間の30分前までが目安。

終業時間は企業のホームページなどでチェックしましょう。

当日に難しい場合には、翌日に電話をかけるようにしてくださいね。

 
折り返しのマナーを踏まえて、相手に失礼のない対応をしていきましょう!

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