上司や取引先に贈り物をしたら、丁寧なお礼メールが返ってきた!

そんな時、どのような内容で返信すれば良いのか、とても悩みますよね。

 
身近にいて口頭で伝えられるような間柄であれば、特に問題はないのですが、メールでお礼をもらった場合には、どう返信すればよいのでしょうか?

 
そこで知りたいのが・・・
贈り物のお礼メールに対する返信の仕方

私は過去に、お世話になっていた部長に、感謝の気持ちを込めてプレゼントをしたことがあります。

非常に多忙な方で、なかなか社内で会う機会がなかったからか、丁寧なお礼メールお礼をもらったんですね!

その時はどう返信すればよいかわからず、あたふたしてしまいました^^;

 
では一体どんなメールで返信すれば、ビジネスマナーを踏まえて、感謝の気持ちを伝えることができるのでしょうか?

実際に社内と社外の2つのシチュエーションについて、贈り物お礼メール返信例文をご紹介していきます。

 
まずは社内の方からお礼メールをもらった場合の、返信例文について見ていきましょう。

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社内の方からのお礼メールを返信する場合の例文

お礼のメールに対する返信には、重要なポイントがあります。

それは・・・
「Re:」をつけた件名で返信すること

 
何の用件に対する返信かが、すぐ分かるからですね。

お礼メールを送ってくれた相手が、自分で送ったメールへの返信だと、すぐに判別することができます。

送った返信メールが多くのメールの中に埋もれてしまうことは、ぜひ避けたいところ。

件名を変えてしまうと、見落とされるリスクや後回しにされるリスクが高くなってしまいます。

 
せっかく送ったメールを見落とされてしまうのは、非常に悲しいこと(;_:)

そのため、件名は変えずに「Re:」がついている状態で返信しましょう。

 
それでは実際に、社内の方からお礼メールをもらった場合の返信例文を見ていきましょう。

件名:Re:○○のお礼

 
〇〇 部長
 
お疲れ様です。

山田です。
 
このたびはご丁寧なお心遣いをいただき、誠にありがとうございました。

お贈りした〇〇をお気に召していただけたようで、とても嬉しく思います。
 
なお、このメールへの返信に関してはお気遣いなさいませんよう、お願い致します。

今後とも何卒よろしくお願い致します。
 
山田

 

例文のように、まずはお礼メールをくれたことに、感謝の気持ちを述べることが大事です。

例文の場合だと、「ご丁寧なお心遣い」と表現しています。

「ありがとうございます」でも、問題ありませんよ^^

 
言葉遣いは、日頃の相手との関係性によって、多少フランクにしても問題ない場合もあります。

ただし、あまりくだけてしまうのはNGなので、絵文字や記号の使用は控えるのが無難。

あくまでもビジネスマナーを踏まえて作成することが大切ですよ!

 
社外の方向けの場合は、どうなのでしょうか?

続いて社外の方からのお礼メールに対する返信例文について、ご紹介していきますね。

社外の方からのお礼メールに返信する場合の例文

取引先など社外の人からのメールには、なるべく早く返信をすることが特に大切。

お礼メールを見た後に、時間が空いてから返信しようというのは、やめた方がいいでしょう。

目を通していたとしても、返信をしていない状態は、相手にとっては見ていないのと同じこと。

また、社内の方の場合よりも、ビジネスマナーに則った文面が必要です。

それでは実際に、社外の方からお礼メールをもらった場合の返信例文を見ていきしょう。

件名:Re:○○のお礼

 
〇〇株式会社
〇〇 〇〇 様
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
このたびはご丁寧なお心遣いのメールをいただき、誠にありがとうございました。

お贈りした〇〇をお気に召していただけたようで、とても嬉しく思います。
 
〇月〇日に改めてご訪問させていただきたく存じます。
 
なお、このメールへの返信に関してはお気遣いなさいませんよう、お願い申し上げます。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 

社外の人に対しては、それぞれ状況が異なりますよね。

お互いの年齢・お付き合いの頻度や期間などによっては、文例をそのまま利用すると、何となく違和感が残ることもあります。

 
そんな時は「ミラー返信」を使ってみましょう!

「ミラー返信」とは、文体や文章量などを相手に合わせて返信することです。

相手の文章が長めであればこちらも長めにする、柔らかめの文章であればこちらも柔らかめにするといった感じですね。

 
逆に、堅く長い文章の返信に、くだけた短い文章で返信をすれば、相手に違和感を与えてしまいますよね。

こういうことにならないよう、ある程度相手のことを理解する必要があります。

同じようなフレーズや文体を意識すると、相手に良い印象を持ってもらいやすいです。

なるべく相手に合わせたフレーズや文体で返信を心掛けていきましょう。

 
返信メールを送る際には、必ず押さえておきたいポイントがあります。

次の見出しで、そのポイントについて3つご紹介していきますね。

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返信メールを送る場合の3つのポイントとは?

お礼メールへ返信する場合、どんな点を意識すればよいのでしょうか?

それが・・・

  • お礼メールをくれたことへの感謝を述べる
  • 気配りある言葉を添える
  • 返信が不要であることを自分から伝える

それぞれのポイントについて、詳しくお伝えしていきますね!
 

① お礼メールをくれたことへの感謝を述べる

お礼メールをくれたことへの感謝の気持ちが一番重要なポイント。

時間を割いてまで、わざわざメールをくれたことに感謝の気持ちを述べましょう。

 
お礼は基本的に冒頭で述べます。

ただ単に「ありがとうございました」だけではなく、「お心遣いいただき」「お忙しいところ」など一言付け加えるだけで、気持ちが伝わりやすくなりますよ!
 

② 気配りある言葉を添える

お礼メールへの返信には、必ず気配りが必要です。

ただ「お礼メールをいただきありがとうございました」という文言だけでは、不十分。

「ありきたりな心のこもっていないメール」と捉えられる可能性があります。

 
そうならないよう、

お贈りした○○をお気に召していただけたら幸いです。

などのような、こちらが気配りをしていることを伝える一文を書き添えましょう。
 

③ 返信は不要である旨を入れるとよい

特別用件がないのに、何度もメールをやり取りすると、相手に負担をかけてしまいます。

 
お礼メールへの返信ということで送るので、これ以上のやり取りは基本的に必要ないはず。

そのため、返信は不要である旨をいれるのが、相手にとって親切です。

「返信に関してはお気遣いなさいませんよう〜」というような文言ですね。

 
万が一、他に連絡がある場合には、新たに別件でメールを書きましょうね。

相手に余計な気遣いをさせないことも、重要なポイントですよ(^^)

まとめ

贈り物のお礼メールへの返信について、振り返っておきましょう。

<贈り物のお礼メールに対する返信のポイント>
① お礼メールをくれたことへの感謝を述べる
② 気配りある言葉を添える
③ 返信が不要であることを自分から伝える

 
お礼メールへの返信なので、相手がお礼メールをくれたことに対して、感謝の気持ちをしっかりと述べることが大事。

その上で、「お贈りした○○をお気に召していただけたら幸いです。」のような相手に気配りを示す言葉を伝えましょう。

 
件名はRe:が入った状態にして、何の返信かわかりやすくすることも忘れずに!

 
私は過去に件名を変え、相手の状況に関わらずダラダラとした長い内容のメールを送っていました・・。

長いほうが感謝がこもっていると思い込んでいたんですね^^;

もしかしたら、流し読みされていたのかもと思い、今では反省しています。

 
お礼メールの返信文のポイントを押さえ、相手の気持ちのこもった内容でメールを返信しましょうね!

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