よくあるビジネスメールでの失敗が、ファイルを添付し忘れること。

下記のような状況で、どうすればいいかと悩んでいませんか?

  • メールの本文に気を取られ、送信ボタンを押してから添付ファイル忘れに気が付いた…
  • 送信先の相手から「添付ファイルがありませんよ」と指摘を受けた…
  • Ccの人から指摘を受けて、添付ファイル忘れが発覚した…

自分で気が付いたにせよ、相手から指摘を受けたにせよ、再送して相手に添付ファイルを送らなければなりません。

 
そんな場合に「再送するときには、どんな文言で送ればいいの!?」と悩んでいませんか?

そこで今回ご紹介するのが・・・

添付ファイル忘れのお詫び例文

 
私は過去に「あっ、忘れてしまった!」とメールの送信直後に気付いたり、相手から「添付ファイルがない」と連絡を受けたことがあります。

そんな状況で再送する際に、「どんな文言でメールを送ればいいんだろう…」と手が止まってしまったことがあるんですね^^;

何度かこんな経験したので、今回記事にしてみました!

 
どのような内容で書けばよいのでしょうか?

まずは社内メールで添付ファイル忘れた場合のお詫び例文を見ていきましょう。

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【社内】添付ファイルを忘れた場合のお詫び例文

社内だからと言って、「まぁいいや」と安易に考えてはいけません。

気付いた時点で、すぐにお詫びメールを送るようにしましょう!

 
まずは送った後に、自分で気付いた場合の例文をご紹介しますね。

送った後すぐに自分で気が付いた場合

件名:【再送】商品Aの販促資料について
 

人事部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
先ほどお送りしたメールで、ファイルの添付を失念しておりました。

大変申し訳ございません。
 
資料を添付して再送いたします。

よろしくお願いいたします。
 
営業部 山田 一郎

 
件名には「再送」と言葉を加えることで、先程のメールから関連のある旨が相手に伝わりやすくなります。

そして、「ファイルの添付を忘れてしまったので、再送します」という旨を述べましょう。

 
続いては、指摘を受けて添付ファイル忘れが発覚した場合です。

指摘を受けてから送る場合

件名:【お詫び】資料の添付漏れの件

 
人事部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
添付ファイル漏れの件、ご指摘いただきありがとうございます。
 
添付を失念しており、申し訳ございませんでした。

今後はこのようなミスをしないよう努めて参ります。
 
資料を添付して再送いたします。

よろしくお願いいたします。
 
営業部 山田 一郎

 
件名には「お詫び」と言葉を追加することで、添付ファイル忘れのミスに対するお詫びの気持ちを伝えることができます。

 
本文では、指摘をしてくれたことへのお礼を述べるとともに、ファイルを添付し忘れた旨をお詫びしましょう。

相手から指摘を受けてから気が付いたので、再発しないように努めるという姿勢を表現することが大切ですよ。

社内宛の例文の解説

「添付ファイルを忘れて申し訳ありません」という内容で、きちんとお詫びを述べることが大切。

社内の方だからといって、「すみません」とお詫びをするのはNG。

ビジネスマナーを知らない人という印象を与えてしまうので、お詫びの際は失礼いたしました申し訳ありませんでしたという言葉を用いるようにしましょう。

 
今回は添付ファイルを確実に付けましょうね!

2回目も同じことをやってしまうと、相手からの印象が非常に悪くなってしまいますよ(;_;)

 
取引先や顧客など社外の方に対しては、どんな内容にすればよいのでしょうか?

続いては、社外メールで添付ファイルを忘れた場合の例文を見ていきましょう。

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【社外】添付ファイルを忘れた場合のお詫び例文

社外へのメールの場合は、社内用よりも丁寧な対応をするように心がけましょう。

余程のことがなければ添付漏れに対して責任を追及されることはないですが、対応の仕方によっては、信用を失ってしまうことになりかねません。

 
ビジネスマナーを踏まえた文章で送ることが大切です。

まずは、送った後に自分で気付いた場合の例文をご紹介しますね。

送った後すぐに自分で気が付いた場合

件名:【再送】プロジェクトBの資料について

 
〇〇株式会社
営業部 課長
〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先ほどお送りしたメールで資料の添付を失念しており、大変失礼いたしました。
 
今後このようなことがないよう努めて参ります。

本メールにて資料を送付させていただきます。
 
この度は大変申し訳ございませんでした。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
社外相手の場合でも、基本的な文面の内容は社内と変わりません。

結びに「申し訳ございませんでした」と締めることで、相手に対する配慮をより意識していることがポイントです。

指摘を受けてから送る場合

件名:【お詫び】資料の添付漏れの件

 
〇〇株式会社
営業部 課長
〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
添付ファイルの件について、ご指摘をいただきありがとうございました。
 
資料の添付を失念しており、大変失礼いたしました。

今後このようなことがないよう努めて参りますので、ご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。
 
本メールにて資料を送付させていただきます。

この度はご迷惑をおかけして、大変申し訳ございませんでした。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
社外の相手から指摘を受けてしまったので、件名は「お詫び」であることを明記しましょう。

 
相手から指摘をされるということは、その分手間をかけさせてしまったということ。

添付忘れと手間をかけさせてしまったことに対して、しっかりとお詫びの内容を盛り込むことが大切です。

社外宛の例文の解説

とにかく誠実にお詫びをすることが大事。

ビジネスマナーとしてよくないミスなので、丁寧に謝罪しましょう。

 
そして、言い訳は絶対NG。

「急いでしまっていて」や「本文に集中して」などの言い訳をすると、相手へ与える印象が悪いです。

自分の確認不足で起きてしまった旨を伝えましょうね。

 
社外の方からの信頼を失ってしまうと、その後の仕事に支障が出る可能性があります。

失った信頼を取り戻すのは非常に大切なので、今後はファイルが添付されているかを充分にチェックしましょう。

 
社内・社外問わず、添付ファイルを忘れた際に意識すべきポイントがあります。

それは、発覚した時点ですぐにお詫びをすること。

次の見出しで詳しくお伝えしていきますね。

添付ファイル忘れが発覚した時点ですぐお詫びを!

添付ファイルを忘れるというミスは、メールを日常的に使うビジネスマンであれば、誰でも一度は経験があるでしょう。

ただし、起こりがちなミスだからといって、軽く考えてはいけません!

 
ファイルの添付忘れが発覚した段階で、すぐにお詫びをすることが大切です。

その理由は・・・
まだ相手にファイルを送れていないから
 

ファイルを添付し忘れているということは、本来送られているべきファイルがまだ相手に届いていないということ。

添付ファイルをすぐに届けるためにも、お詫びをすぐにすることが大切。

添付ファイルもお詫びも遅いということになれば、相手との信頼関係に影響が出る可能性があります。

 
そして、お詫びのメールを送る際に、絶対気を付けなければいけないことがあります。

それが、添付ファイルを必ず送付すること!

さすがに2度目はダメですよ!

お詫びと共に、本来送らなければいけなかった資料を必ず添付することを忘れないでくださいね。

 
今後は同じことを繰り返したくないですよね。

根本的に添付ファイルのミスを防ぐためには、どんな対処法があるのでしょうか?

 
添付ファイル忘れを予防する3つの方法を紹介するので、是非参考にして下さいね!

添付忘れを防ぐ対処法3選

ファイルの添付忘れを防ぐ対処法には、どんなものがあるのでしょうか?

その方法は・・・

  • 本文を書く前にファイルを添付する
  • 宛先を最後に入れる
  • 送信前のチェックを徹底する

それぞれの対処法について、お伝えしていきますね。

本文を書く前にファイルを添付する

通常ファイルは、本文を入力した後に添付することが多いですよね。

そのため、送信した後に「あっ、忘れた!」ということが起きてしまいます。

 
添付するファイルがある時は、先にファイルを添付する作業を行ってしまいましょう。

そうすることで、添付忘れというミスを未然に防ぐことができます。

宛先を最後に入れる

「宛先」⇒「本文」⇒「添付ファイル」という作業の工程自体を見直しましょう。

ファイルの添付忘れを防ぐには、「添付ファイル」⇒「本文」⇒「宛先」という反対の方法にするのがベスト。

 
宛先がなければ、メールを送信できません。

宛先を最後に入れることで、誤送信や添付ファイルのミスを最小限に抑えられます。

 
返信メールの場合には、すでに宛先が入っていますが、先に削除して送る前に再入力することも一つの方法。

手間はかかりますが、添付忘れを確実に防ぎたいという場合にオススメの方法です。

送信前のチェックを徹底する

ミスを防ぐためには、送信前のチェックを徹底することが大切。

これは私自身が行っている方法ですが、メールでのミスを防ぐため、

  • 添付ファイルはOK?
  • 宛名は間違いなし?(Cc・Bccも確認!)
  • 本文の誤字や脱字はない?

という旨を書いた付箋を自席のデスクに貼っています。

 
少々原始的なやり方ではありますが、ミスが劇的に減りました

もしも添付を忘れてしまうと、「先ほどは失礼いたしました・・・」のメールを書かなくてはいけないですからね(;_;)

多少手間はかかりますが、効果の出やすい方法ですよ!

 
このチェック作業に要するのは、ごく僅かな時間。

添付を忘れてさらに仕事を増やすということがないよう、送信前のチェックを徹底しましょうね!

まとめ

添付ファイル忘れを防ぐポイントについて、振り返っておきましょう。

<添付ファイル漏れを防ぐ3つのポイントとは!>
① 本文を書く前に資料を添付する
② 宛名を最後に入れる
③ 送信前のチェックを徹底する

 
メールというツールは、今やビジネスシーンに欠かせないツール。

非常に便利ではありますが、今までにないミスが生まれてしまうのも事実ですよね。

特に添付ファイルを忘れるのは、起こしやすいミスの1つ。

 
もしも添付ファイルを忘れてしまった場合には、その後の対応が非常に重要です。

特に大切な姿勢が、気が付いた時点ですぐにお詫びをすること。

お詫びとともに、今度は確実にファイルを添付しましょうね!

 
私は添付ファイルの漏れを防ぐために、上記の3つの対処法を実践しています。

添付を忘れてしまうと、相手に手間をかけさせてしまう上、お詫びが必要になるので^^;

 
万が一、添付ファイルを忘れてしまった場合には、誠実な気持ちで相手にお詫びをしましょうね!

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