社外の人に誤ったメールを送ってしまった・・・

マズい情報のメールを取引先や顧客に誤送信してしまったことはありませんか?

 
例えば、以下のような状況。

  • Aさんに送信する予定のメールを、誤ってBさんに送ってしまった…
  • 宛先に本来入れるべきではない人を追加してしまった…
  • 機密性が高い情報を誤って入れてしまった…

 
残念ながら送ってしまったメールは、こちらで削除することはできません。

社内の人であれば、「口外しないでください」で済むかもしれませんが、社外だときちんとした対応が必要なもの^^;

大問題に発展する前に、何とかメールの削除をお願いしたいですよね・・。

メール誤送信削除依頼はどうすればよいかと悩んでいる場合には、ぜひこのまま記事を読み進めてください!

悩み解消のお手伝いができると思いますので^^

 
どのような内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回は、実際に削除依頼をする際の例文とポイントをご紹介していきます!

 
相手へ電話をして削除依頼するのがベストではありますが、相手に電話がすぐつながる場合とそうでない場合がありますよね。

そこで今回は、

  • メールで削除依頼をする場合
  • 電話がつながった後に削除依頼をする場合

の2つの状況でお伝えしていきます!

 
まずは、メールで削除依頼をする場合の例文について見ていきましょう!

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メールで削除依頼をする場合

宛先間違いの場合の削除依頼例文

社外へのメール誤送信は、情報漏洩によって会社の信用問題に発展する可能性があります。

そのため、誠意をもって対応することが非常に大切!

 
以下の例文を参考に、相手に削除を依頼しましょう。
 

件名:【緊急】メール誤送信のお詫び

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先ほど、〇〇様宛に誤って下記の件のメールをお送りしてしまいました。

大変失礼いたしました。

==============================

送信日時:20XX / 7 / 29 / 14:53
差出人:株式会社ビジマナねっと 山田
件名:新商品の打ち合わせの件

==============================

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、当該メールを削除していただけると幸いです。

今後はこのようなことがないよう、十分に注意して参りますので、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
 
誠に申し訳ございませんでした。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
誤送信メールの削除依頼の件名は、【緊急】・【重要】など目立つ工夫をしておくのがコツ。

相手に開封してもらえる可能性が高くなりますからね。

 
本文中には、誤って送ってしまったメールの概要について盛り込むことが大切です。

例文のように、どのメールが誤送信のメールなのかを、確実に分かるように伝えましょうね。
 

取引先や顧客に、機密性の高い情報が含まれているメールを誤送信した場合はどうなのでしょうか?

続いて例文をご紹介していきますね。
 

機密性の高い情報が入っていた場合の削除依頼例文

誤って機密情報を含んだメールを送信してしまったときは、重大な問題に発展する場合があります。

非常にデリケートな問題なので、上司への報告も忘れずに行うことも大切。

 
以下の例文を参考にして、問題に発展する前に、早く削除をお願いしてみましょうね!
 

件名:【重要】メール誤送信のお詫びと削除のお願い

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先ほど、〇〇様宛に送信した以下のメールは、私が誤ってお送りした内容です。

大変失礼いたしました。

==============================

送信日時:20XX / 10 / 23 / 9:12
差出人:株式会社ビジマナねっと 山田
件名:商品Aの見積りにつきまして

==============================

勝手なお願いではございますが、先ほどのメールには機密情報が含まれておりますので、当該メールを削除していただけないでしょうか。
 
今後はこのようなことがないよう、十分に注意して参りますので、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

誠に申し訳ございませんでした。
 
(署名)

 
機密情報が入っているメールを誤送信した場合には、本文中に機密情報が含まれている旨を伝えましょう。

広めてほしくない情報であることを相手に示すことができます。

 
機密情報が入っているため、会社間での問題に発展する可能性もあります。

丁重にお詫びをした上で削除依頼をするといった、できる限りのことは行っていきましょう!

 
誤送信をした後に、相手へすぐに電話がつながる場合もあります。

メールをまだ開いていない未読の状態かもしれません!

 
電話連絡がつながった場合は、口頭で削除依頼をした上でメールも送るようにすると、さらに丁寧ですよ!

そんな状況の場合について、次の見出しで見ていきましょう。

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電話がつながった後に削除依頼をする場合

宛先間違いの場合の削除依頼例文

電話で連絡をした後にメールでも伝えると、どのメールが誤送信なのかを文章でも伝えることができます。

口頭のみの場合よりも、削除をしてもらえる可能性がアップしますので、ぜひチャレンジしてみてくださいね!

 
以下の例文を参考に、相手に削除を依頼しましょう。
 

件名:【緊急】メール誤送信のお詫び

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
電話で申し上げた通り、以下のメールは、私が誤ってお送りした内容です。

大変失礼いたしました。

==============================

送信日時:20XX / 12 / 10 / 11:34
差出人:株式会社ビジマナねっと 山田
件名:新商品の打ち合わせの件

==============================

勝手なお願いで大変恐縮ですが、開封せずに削除いただきますようお願い申し上げます。
 
今後このようなことのないよう細心の注意を払い、業務に邁進いたします。

この度は誠に申し訳ありませんでした。
 
(署名)

 
誤送信メールを送ってからすぐに相手へ電話がつながった場合には、まだ未開封の状態である可能性が高いです。

その場合には、未読の場合は開封せずに削除してほしい旨をしっかりと盛り込むようにしましょう!

 
機密性の高い情報が含まれていた場合はどのように書けばよいのでしょうか?

続いて例文をご紹介していきますね。
 

機密性の高い情報が入っていた場合の削除依頼例文

機密性の高い情報が入っていた場合は、特に細心の注意が必要!

たとえ電話でお詫びをしても、油断は禁物です。

 
情報が広まるのは何としても避けたいので、丁寧に削除依頼のメールを送ることが望ましいです。

以下の例文を参考にして、メールでも削除をお願いしましょう!
 

件名:【重要】メール誤送信のお詫びと削除のお願い

 
〇〇株式会社
総務部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
電話で申し上げた通り、以下のメールは、私が誤ってお送りした内容です。

大変失礼いたしました。

==============================

送信日時:20XX / 3 / 8 / 16:31
差出人:株式会社ビジマナねっと 山田
件名:人員の構成につきまして

==============================

勝手なお願いではございますが、当該メールは機密情報が入っておりますので、開封前に削除していただきますようお願い申し上げます。
 
今後このようなことのないよう細心の注意を払い、社内で再発防止を図る所存です。

誠に申し訳ございませんでした。
 
(署名)

 
機密情報が入っていた場合には、情報が広まるのは何としても避けたいところ。

電話でお詫びをした後に、メールでもお詫びと削除の依頼をしましょう。

 
削除するのはあくまで相手なので、丁重に伝えること。

相手から情報漏洩を指摘される可能性もあるので、誠実にお詫びをするようにしましょう。

誠実にお詫びすることで、大問題に発展する可能性を少しでも下げる努力をすることが大切です。

 
削除の依頼をする際には、盛り込むべきポイントがあります。

どのようなことなのでしょうか?

次の見出しで詳しく見ていきましょう!

本文中に送信日時・差出人・件名を盛り込もう

誤送信の削除依頼をする際には、誤送信したメールの情報を盛り込むことが大切です。

それは・・・

  • 送信日時
  • 差出人
  • 件名

この3つを記載するのがポイント!

 
例文にも記載していますが、下記のような書き方ですね。

  • 送信日時:20XX / 11 / 22 / 10:11
  • 差出人:株式会社ビジマナねっと 山田
  • 件名:販促資料の件

 
このように記載することで、相手に該当メールを探し出してもらいやすくなります。

相手は、日々に何十通もメールを受信しているかもしれません。

その中から誤送信のメールを探すのは、相手に負担をかけることになります。

 
相手への負担を考慮し、誤送信メールを削除してもらうことが大切。

誤送信をしてしまったのは、完全にこちら側のミスです。

 
相手へ丁寧に謝罪をした上で、削除をしてもらえるよう、誤送信したメールの情報を盛り込むようにしましょうね!

まとめ

メール誤送信の削除依頼をする際のポイントについて、振り返っておきましょう。

<削除を依頼する際に盛り込むべきポイント>
誤送信したメールの情報を入れること!
◎ 送信日時
◎ 差出人
◎ 件名

 
メール誤送信は、個人の信用だけではなく会社の信用に関わる問題

電話でお詫びをするのが最優先ですが、連絡が付かない場合はメールでお詫びしましょう。

 
しっかりとお詫びを述べた上で、メールの削除を依頼することが大切です。

ただ削除を依頼するだけだと、

間違えたメールを送ってきているのにも関わらず、自分勝手な人だな…

という印象を与えてしまう可能性もあります。

 
私は過去に誤送信で削除依頼をしたことがあります。

メールを送った相手が不在で、電話がつながらず、メールで伝えたんですね^^;

 
例文のように丁重にお詫びをし、削除をしてもらえることができました!

私の場合は、相手が寛大な方だったので、大問題に発展することなく、何とか事なきを得ました。

相手や内容次第では、大問題に発展する可能性もあるのでご注意を!

 
万が一メールを誤送信した場合、本文中には誤ったメールの「送信日時・差出人・件名」を記載し、丁重に削除の依頼をしていきましょうね!

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