送った質問や問い合わせメールに対して、相手からしっかりした回答が来ると、ありがたいですよね。
でも、そこで困りがちなのが、どんな内容で返信すればよいのかということ^^;
単に「回答ありがとうございました」というだけでは、何となく寂しいもの・・
また、お礼だけの文面では、ビジネスマナー的に好ましいとは言えません。
では、質問に対する回答をもらったときのお礼メールは、どんな内容で返信すればよいのでしょうか？
そこで今回は、回答のお礼の例文を・・・
- 社内の方に宛てる場合
- 社外の方に宛てる場合
の2パターンでご紹介していきます！
私の部署では、相手からの質問に回答することが結構あります。
回答をしたにも関わらず、相手から返信がなかったり、雑な場合がたまにあるんですね・・
そのため、相手の気持ちを考えた内容で回答へのお礼メールを送ることがとても大切。
相手が回答してくれたという行為に対して、感謝の気持ちを込めてお礼メールを送るのが社会人としてのマナー。
でも、どんな内容でお礼メールを送ればよいのか、悩んでしまうかもしれません…
そこで、例文とともに意識すべきポイントをお伝えしていきます。
- 社内の人へ返信する場合
- 社外の人へ返信する場合
それぞれでお伝えしていきますね。
まずは社内の人へお礼メールを送る場合の例文から見てみましょう！
目次
【社内】質問に回答してくれた時のお礼メール例文
距離感の近い相手であれば、そこまで畏まらなくてもよいでしょう。
ただし、上司の場合には、ビジネスマナーを踏まえた丁寧な内容にしたいもの。
とはいえ、長々とした文章はオススメしません^^;
無駄に長い文章は、相手の時間を不要に奪ってしまいますからね…
そのため、回答してくれたことへのお礼は、簡潔に述べることを意識してくださいね。
それではどのような内容で送ればよいか、例文を見てみましょう。
〇〇 課長
お疲れさまです。
山田です。
当日の流れの件について、迅速にご回答いただきありがとうございます。
〇〇課長のおかげで、効率よく司会の進行を行うことができると思います。
詳細はこれから詰めて参りますので、決まり次第ご連絡いたします。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
山田 一郎
まずは回答してくれたことへのお礼をしっかりと述べましょう。
こちらから質問した事項に対して、回答をしてくれているので、感謝の気持ちを伝えることを意識してくださいね^^
しかし、それだけでは不十分です。
それは、お礼だけだと、どうしても事務的で味気ない文章になってしまうから。
回答に対して、どう考えているか・どう行動していくかといった、今後のことを入れるのが大切です！
そうすると、相手が回答をしてよかったと思ってくれるでしょう。
回答を受けたことによって、思うことがあったり、活かそうとしているわけですからね^^
ちなみに、取引先や顧客など社外の方の場合はどうなのでしょうか？
社外の方が回答してくれた場合の、お礼メール例文を見ていきましょう！
【社外】質問に回答してくれた時のお礼メール例文
社外向けのお礼メールでは、言葉遣いに注意しましょう。
相手からすれば、あなたは会社を代表する人なので、失礼のないような文章を心掛けてください。
内容は社内向けメールと同じような感じで構いませんが、よりは畏まった文章で丁寧さを意識することが大切。
以上を踏まえた上で、例文を見てみていきましょう。
株式会社〇〇
営業部
〇〇 〇〇 様
いつもお世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
△△プロジェクトの方針の件について、早々にご回答いただきまして誠にありがとうございます。
ご回答の内容を反映し、プロジェクトの詳細を考えて参ります。
今回のプロジェクトについては、私個人としても非常に関心を持っており、何としても成功に導きたいです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
全体的に丁寧な言い回しを心掛けていきましょう。
社内の場合であれば、多少フランクな文調でも許されることが多いですが、社外の場合は要注意。
しっかりとした言葉遣いをしなければ、マナーを知らない人と思われてしまいます。
回答に対する内容についても、忘れずに触れてくださいね。
相手は質問に回答したことでどうなったかが非常に気になるところなので^^
ここまで社内と社外における回答のお礼メール例文をご紹介してきました。
いざ返信でお礼を伝えようとしても、手が止まってしまうかもしれません。
もしかすると、あなたも・・・
そうならないよう、意識すべきポイントを頭に入れて、メールを書いていきましょう！
次の見出しでご紹介しますので、ぜひ続けてご参照くださいませ。
お礼メールで意識すべき3つのポイントとは？
社内・社外問わず、回答のお礼メールで押さえるべきポイントがあります。
特に意識すべきなのがこの3つ。
- 件名は「Re:」を付けたままにする
- 24時間以内に返信を行う
- 回答に対する結果を述べる
それぞれについて見ていきましょう！
件名は「Re:」を付けたままにする
件名は基本的にそのままにしましょう。
その理由は、何のメールかということがすぐに分かるから。
件名にRe:を付いていることで、それが新規のメールなのか、やり取りをしているメールなのかが分かります。
相手は一日にたくさんのメールを受け取っているかもしれません。
受け取る相手の負担を軽減し、何の件のメールなのかがすぐ分かるように、Re:を付けた状態で返信をしましょうね！
24時間以内に返信を行う
お礼メールは鮮度が命でもあります。
時間がかかりすぎれば、「今更」と思われる可能性もあります。
お礼に限らず連絡の早い人は、社会では重宝されるもの。
一般的なマナーと言われる24時間以内を意識しましょう。
可能な限り早いレスポンスを心掛けてくださいね！
回答に対する結果を述べる
手間を取って対応してくれた相手に対して、「ありがとうございました」の一言だけでは、素っ気ない印象を与えてしまいます。
相手は、回答が役に立ったのかどうかが分からないと、悶々としてしまうかもしれません。
また、相手の進捗が分からなければ、場合によってはお互いの業務に支障をきたす恐れもあります。
解決しなかった場合は勿論、解決した場合でも回答をもらった結果を伝えるようにしてくださいね。
どうなったのかもしくはどう考えているのかを、しっかりと伝えるようにしていきましょう！
まとめ
ビジネスメールにおける回答のお礼について、振り返っておきましょう。
① 件名は「Re:」を付けたままにする
② 24時間以内に返信を行う
③ 回答に対する結果を述べる
社内向けお礼メールは、簡潔さを重視して送りましょう。
ある程度距離感が近い相手であれば、「〇〇さんのおかげで助かりました」のように多少フランクな表現も交えてもOK。
社外向けお礼メールは、丁寧さを重視しましょう。
自分は会社の看板を背負っているんだ意識を持って、言葉遣いや言い回しに気を付けることが大切。
お礼メールはただの社交辞令ではなく、回答に対する結果や方針を伝えることができます。
業務を円滑に行うための潤滑油の役割もあることを意識していきましょう！
今後の良好な関係性にもつながりますよ^^
今回紹介した例文と3つのポイントを参考にして、相手のことを考えた内容のメールを心掛けていきましょう！
