病院見学を依頼する際の電話は、どう対応すればいいんだろう?

 
就職を希望する先の病院は、しっかりと見学をしておきたいですよね。

実際にどんな職場かを見ておかないと、いざ就職した後に後悔するかもしれません。

そうならないためにも、病院見学が非常に大切。

 
でもその前に悩んでしまうのが、病院見学の申し込み。

どのような流れで電話をすればよいか、迷ってしまうかもしれません(;_;)

 
病院見学電話かけ方は、どうすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・
マナーを踏まえた電話の流れ

 
今は現役で看護師をしている友人が、病院見学の申込みで電話のかけ方に悩んでいました。

電話でマイナス評価をされたらどうしよう・・

そう考えると非常に緊張してしまい、悩んでいたんですね^^;

 
そんな時にぜひ知りたいと思ったと話していたのが、病院見学申込みにおける電話のかけ方と流れ

電話での対応で、良い印象にも悪い印象にもなり得るので、とても重要な段階です。

 
そこで今回は、解説付きで電話のかけ方とポイントをお伝えしていきます!

看護師の例で記事を書いていますが、薬剤師・管理栄養士・理学療法士など他のコメディカル職種に置き換えていただいてもOKですよ^^

 
それでは早速見ていきましょう!

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病院見学をお願いする電話のかけ方の流れ

病院見学を申し込む際の、電話のかけ方をお伝えしていきます。

電話をかけた時から電話を切る段階まで、見ていきましょう。

 
①~④のステップ別にお伝えしますので、ご安心くださいね。

それでは、早速お伝えしていきます!
 

① 電話をかけた時

電話をかける際にぜひ意識したいのが、最初な一言。

 
いきなり本題からを話始めるのはなく、

  • お忙しいところ恐れ入ります
  • お忙しいところ失礼いたします

という言葉を最初に言えるようにしておきましょう。

 
このような一言で始めることで、相手へのイメージを柔らかくすることができますよ!

多くの人が見落としがちなポイントなので、ぜひ意識してみてくださいね^^

 
その後に、「私(わたくし)〇〇看護学校の△△と申します。」と、自分の在籍している学校名と氏名を伝えてください。

続いて「病院見学の件でご連絡をしたのですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか?」と用件を話します。

 
担当者が出る場合と不在の場合によって、次のフローが変わります。

担当者が出てくれた場合は、②のフローに進んでくださいね。

担当者が不在の場合

万が一、担当者が不在の場合は、再度かけ直すことを伝えましょう。

いつ頃なら都合が良いのかを確認してくださいね。

その際は、

  • 何時頃でしたら、ご都合がよろしいでしょうか?
  • お戻りはいつ頃になるでしょうか?

のような聞き方をしましょう。
 

② 担当者が電話に出た場合

担当者が電話対応してくれている場合は、見学をしたい旨を伝え、実際の日程調整に入りましょう。

  1. 所属と名前を伝える
  2. 病院見学を希望する旨を伝える
  3. 希望する日時を伝える

という順番を守ってくださいね。

 
具体的に話す内容が下記です。

私(わたくし)〇〇看護学校の△△と申します。

看護師の病院見学の件でご連絡いたしました。

病院見学を〇月〇日(の◯時)にお願いしたいのですが、可能でしょうか?

用件を伝えないと、相手は何のために連絡をしてきたのかわかりません。

忙しい業務時間内に対応してくれているのですから、病院見学を希望している旨を伝えるようにしましょう。

 
そして、希望日時で見学が可能な場合は、③のフローに進んでくださいね。

 
万が一、希望日時と先方との都合が合わない場合は、いつなら可能かという先方の状況を先に聞くようにしましょう。
 

③ 病院見学の際に必要な事項の確認

病院見学に行く際には、下記の事項が分からなければ、確認をしておきましょう。

  • 見学当日に必要な持ち物はあるでしょうか?
  • 見学当日はどちらに訪問すれば、よろしいでしょうか?

事前に聞いておくべき内容の例です。

 
また、相手から必要事項を電話で事前に教えてくれる場合もあります。

聞き取れたか不安な場合には、「〇〇ということで、お間違えないでしょうか?」のように復唱すると、認識の誤りがなくなりますよ!

ぜひ意識してみてくださいね^^
 

④ 電話を切る

要件を聞き終わったからといって、そこで安心するのは禁物。

電話を切る際にも十分注意を払いましょう。

 
電話を切る際には、

  • お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。
  • では〇月〇日〇時にお伺いいたします。
  • 当日はよろしくお願いいたします。

というような、お礼や事実の確認がとても重要です。

 
電話を切る際には、「失礼いたします」という言葉を添えて、電話を終えましょう。

ここで気を付けたいのは、相手が電話を切ってから自分が切るということ。

こちらから用件があって連絡をしたのですから、後から切るのがマナーです!

 
切り際の対応は、相手の印象により強く残ります。

最後まで手を抜かないようにしてくださいね^^

 
後日の見学を円滑なものにするためにも、マナーを守り、丁寧な対応をするように心掛けましょう!
 

一連の流れの復習

ここまでの一連の流れについて、まとめてみました!

下記を参考に、電話をかけてみましょう。

【病院見学における電話の流れ】

・お忙しいところ失礼いたします。私〇〇看護学校の〇〇と申します。

・病院見学の件でご連絡をしたのですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか?

(担当者に代わる)
・私〇〇看護学校の〇〇と申します。看護師の病院見学の件でご連絡いたしました。

・病院見学を〇月〇日(の◯時)にお願いしたいのですが、可能でしょうか?

(日時が決まる)
・それでは◯日◯時にお伺いします。

(こちらから質問したい事項があれば聞く)
・見学当日に必要な持ち物はあるでしょうか?
・見学当日はどちらに訪問すれば、よろしいでしょうか?
など

・お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします。

・それでは失礼いたします。

 

ここまで電話のかけ方の流れについて、お伝えしてきました。

あなたは「これでバッチリ!」と思ったかもしれません^^;

ちょっと早いです!

 
電話をかける際に、意識すべきポイントがあります。

特に重要なポイントが3つ。

頭に入れておかないと、あなたの印象が悪くなってしまう可能性もあります^^;

 
そうならないよう、どんなことを意識すべきなのか、次の見出しで見ていきましょう!

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電話をかける際に意識すべき3つのポイント

電話をかける際には、気を付けなくてはならないポイントがあります。

どんなポイントを意識するべきなのでしょうか?

 
特に注意しなければならないのが・・・

  • ハキハキした声で話す
  • スケジュール帳を手元に用意する
  • 採用担当者を確認しておく

それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう!
 

① ハキハキした声で話す

電話の声は、自分が思ったよりも伝わりにくいもの。

もごもごと話していたのでは、相手が聞き間違えたり、聞き直される可能性があります。

 
特に女性の場合は、声が小さい傾向にあります。

もごもごして声が小さいと、相手に良い印象を与えることができません^^;

通常の会話よりも大きめの声でハキハキ話すようにしましょう!
 

② スケジュール帳を手元に用意する

電話をかけた後のことに意識が向きがちですが、電話をかける前の準備も大切。

日程を聞かれて「お待ちください」とバタバタするようでは失格です。

 
電話をかける前には、

  • 予めスケジュール表などを手元に置いておく
  • 見学可能な日程と時間をメモしておく

などの準備をしてから電話を架けるようにしてくださいね!

 
その際、候補日はなるべく多い方が好ましいです。

相手の都合もあることを考えて、いくつか候補を挙げておきましょう!

第三候補まで用意しておくと、いいですね^^
 

③ 担当者を確認しておく

誰宛に電話をするのか、事前に確認をしておきましょう。

担当者は、人事部(課)や現場の看護師(部)長など、病院によって様々です。

 
鈴木さん・佐藤さんなど、よくある苗字の担当者の場合は、部署も併せてチェックしておきましょうね。

「採用担当の〇〇部(課)田中さんはいらっしゃいますか?」のように聞くことで、取り次ぎがスムーズになりますよ^^

 
募集要項やホームページなどで事前に確認をしておきましょう!

電話をかける時間帯はいつがいい?

病院見学の件で電話をするには、時間帯を選ばなくてはいけません。

 
病院スタッフの業務に支障が出にくい時間帯を選ぶことが大切。

外来で忙しい時間に電話をすると、迷惑をかける可能性が高いからです。

 
オススメの時間が・・・
14〜16時頃

この時間帯は、大抵外来が落ち着いているため、取り次いでもらいやすいです。
 

その次は、10時半〜11時半頃

9時から10時半頃までは、多くの病院で外来患者さんが非常に多い時間帯です。

そのため、この時間帯はなるべく避けるようにしましょう。

 
あなたは朝早く病院に行った際に、すごく混んでいた経験はありませんか?

混んでいるということは、スタッフが忙しいということ。

つまり、担当者に取り次いでもらえる可能性低くなります(;_;)

 
また、月曜日の午前中や、連休明けの午前中の連絡は、なるべく控えましょう。

休み明けの午前中は、特に多くの患者さん病院に来るため、非常に混み合うからです。

 
相手の都合も考え、電話をかける時間帯にも注意を払っていきましょうね!

まとめ

病院見学を電話で申し込む際ポイントについて、振り返っておきましょう。

<病院見学で電話をかける際のポイント>
① ハキハキした声で話す
② スケジュール帳を手元に用意する
③ 採用担当者を確認しておく

 
電話で話す内容はもちろん大事。

このことは、大半の人が心得ているでしょう。

ですが、この3つのポイントも同じくらい大事なので、必ず押さえておきましょう!

 
いくら上手に話せても、このポイントを踏まえていないと、相手が受ける印象は確実に悪くなります^^;

多くの人が見落としがちなことなので、この記事を見たあなたは、ぜひ意識してくださいね!

 
就職活動をスムーズに行うためにも、病院見学という就職の第一歩を上手に踏み出してください^^

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