取引先へ退職の挨拶メールを送ろうとしているが、内容に困ってしまった…

 
あなたはこのような状況で困っていませんか?

ただ単に「今までありがとうございました」だけでは、あまりに寂しいです(;_;)

 
お世話になった取引先の担当者には、丁寧な内容で挨拶をしておきたいもの。

でもそこで悩んでしまうのが、メールの内容のことですね。

 
取引先への退職挨拶メールは、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回は、今までのお礼を丁寧に伝える例文をお伝えしていきます!

一人一人送るのが理想ですが、さすがに全ての人に個別に送るのは、時間的に難しいでしょう。

 
そのため、

  • 個別に送る例文
  • 一斉に送る例文

この2パターンでお伝えしていきますね!

 
今まで何度も取引先から退職メールを受け取ったことがありますが、やはり個別にもらうと、よりありがたく感じます^^

あなたの都合を考慮して、特にお世話になった方には個別、それ以外は一斉送信がオススメ。

 
相手や状況に合わせて使い分けていきましょう!

まずは、個別に送る退職の挨拶メールからお伝えしていきます。

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【個人宛】退職の挨拶メール例文

取引先で特にお世話になった方は、複数人はいるのではないでしょうか?

そのような方たちには、一人一人顔を思い出しながら、丁寧な内容で挨拶メールを送りましょう。

 
今までお世話になったお礼をしっかりと述べてくださいね!

それでは、例文を見ていきましょう。

 

件名:退職のご挨拶(株式会社ビジマナねっと 山田)

 
〇〇株式会社
営業部 第一課
〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により9月30日をもちまして、株式会社ビジマナねっとを退社することになりました。
 
〇〇様には、これまで大変お世話になり感謝申し上げます。

特に、△△プロジェクトの件では、〇〇様の有益なアドバイスによって、大成功したことは、今でも鮮明な記憶として残っております。
 
本来ならば直接ご挨拶すべきところですが、メールでのご挨拶となりまして申し訳ございません。

なお、私の後任としまして、田中が担当させていただきます。
 
引き続きお力添えいただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
本来ならば、直接先方へ出向いて退職のご挨拶をするのが理想的。

ですが、引き継ぎや残務処理で忙しいと、そんな余裕はないですね^^;

 
そのため、「本来は直接挨拶すべきだが、メールでの挨拶ですみません」という旨を伝えましょう。

例文の「本来ならば直接ご挨拶すべきところですが~」の一文です。

メールでよく使われる表現なので、ぜひ覚えておいてくださいね!

 
あなたが退社しても、会社と取引先とのお付き合いは今後も続きます。

そのため、後任の紹介も忘れないようにしましょう。

後任が取引先と今後上手くやっていけるように、しっかりと紹介をしてくださいね!

 
お世話になった方々には個人宛に送りたいところですが、さすがに全員は無理でしょう(;_;)

そんな時に便利なのが一斉送信

 
一斉送信だと、人数を気にすることなく送ることができます。

10人でも100人でも、あなたの手間は変わらないのが大きなメリット!

どんな内容でメールを送ればよいのでしょうか?

 
次の見出しでは、取引先へ一斉送信で送る場合の例文を見ていきましょう!

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【一斉送信】退職の挨拶メール例文

取引先に対して退職の挨拶メールを一斉送信する際に、注意したいことがあります。

どんなことに注意すべきなのでしょうか?

 
それは・・・
Bccで送ること

Bccとは他の宛先の方に知らせずに、メールを複数の送信先に送る機能のこと。

メールを送る方々を宛先のBccに入れて送りましょうね!

 
そうすることによって、取引先同士のプライバシーが守られますので。

それではBccで送る際の例文を見ていきましょう。
 

件名:退職のご挨拶(株式会社ビジマナねっと 山田)

 
各位
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
本来お一人お一人にご挨拶すべきですが、Bccで一斉にお送りしていることをお許しください。
 
さて、私事でございますが、一身上の都合により3月31日をもって退社することとなりました。

在職中は大変お世話になり、心より感謝申しあげます。
 
なお、後任は同じ部署の田中が担当させていただきます。

今後ともご指導・ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
 
最後になりましたが、皆様のご健勝と、今後益々のご活躍を心よりお祈り申しあげます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
一斉に送るということは、様々な方がメールを受け取ることになります。

そのため、ビジネスマナーを踏まえた内容にすることが大切。

誰が見ても違和感を感じないような文章にしてくださいね!

 
また、できれば一人一人に退職の挨拶をするのが理想的。

そのため、本文中には「本来お一人お一人にご挨拶すべきですが、Bccで一斉にお送りしていることをお許しください。」という文言を入れましょう!

これも大事なビジネスマナーなので。

 
さあこれで、個人宛・一斉送信で送る内容を把握できましたね!

ですが、いざメールを書こうとすると、手が止まってしまうかもしれません^^;

それは、大事なポイントがしっかりと頭に入っていないから。

 
そこで、退職の挨拶メールを書くために意識すべきポイントを把握しておきましょう!

次の見出しで詳しくお伝えしていきますね。

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取引先への挨拶メールで意識すべき3つのポイント

取引先への退職の挨拶メールでは、どんなことに意識をすればよいのでしょうか?

 
特に大事なのが次の3つのポイント。

それが・・・

  • 退職・お礼・今後の順に述べる
  • タイミングは1〜2週間前が目安
  • メールでの挨拶となった旨を詫びる

それぞれについて、詳しく見ていきましょう!
 

退職・お礼・今後の順に述べる

文章を書き進めて行く際、以下の順に内容を進めていきましょう。

【退職の挨拶メールの構成】

退職することを知らせる(具体的に退職日時も入れること)
 ↓
今までお世話になったことへのお礼を述べる
 ↓
後任について述べる(先方に不安を感じさせないようにする)

 

上記の例文も、この順で書き進めています。

順番が変わると、退職の挨拶メールとして違和感が出てしまいます。

文章の展開を意識して、書き進めてくださいね!
 

タイミングは1〜2週間前が目安

退職の挨拶メールを送るタイミングは、1〜2週間前を目安にしましょう。

担当者が変わるということは、今後のやり取りについて、相手に少なからず不安を感じさせます。

引き継ぎなどの関係もあるため、少し早めのタイミングで送ることが大切。

 
ただし、退職の旨をすでに口頭で連絡済みということもありますね。

その場合は、すでに相手は退職の旨を知っているので、メールは直前になっても問題はありません。

 
退職前日や当日のタイミングで、初めて退職の旨を報告して、取引先を驚かせるようなことがないよう、気を付けてくださいね!

余裕を持ったスケジュールを意識してください。
 

メールでの挨拶となった旨を詫びる

本来ならば、足を運んで直接退職のご挨拶をすべきです。

でも、さすがに全ての人に対して個別に足を運ぶのは、スケジュール的に無理ですよね^^;

 
そのため、メールでの略式の挨拶となったことをお詫びしましょう。

「メールでのご挨拶となり、申し訳ありません」といったお詫びの文章を必ず入れてくださいね!

 
以上の3つのポイントを意識して、取引先へ退職の挨拶メールを送るようにしていきましょう。

まとめ

取引先への退職挨拶メールについて、振り返っておきましょう。

<退職挨拶メールを送る際のポイント>
① 退職・お礼・今後の順に述べる
② タイミングは1〜2週間前を目安に
③ メールでの挨拶となった旨を詫びる

 
取引先の方にメールを送る際には、相手のこと考えた内容を意識しましょう。

そのため、

  • 退職することの報告
  • 今までお世話になったお礼
  • 後任に触れて今後のことを不安にさせない

これらは、必ず盛り込むようにしてくださいね!

 
また、メールを送るのは早すぎず遅すぎずのタイミングにしましょう。

早すぎても気持ちが薄くなりますし、遅すぎると取引先へ迷惑をかけてしまいます(;_;)

具体的な目安が、退職の1~2週間前(まだ退職の旨を連絡をしていない場合)なので、ぜひ意識してくださいね。

 
できれば個別に送るのが望ましいですが、それができない場合には一斉送信で送りましょう。

特に、一斉送信の場合には、多くの人の目に触れる文章なので、ビジネスマナーをしっかりと踏まえた内容にすることが大切。

 
例文を上手に活用して、去り際まで丁寧な対応をしていきましょう!
 

bccでメールを送る際の注意点についてまとめた記事もあるので、ぜひ参考にしてくださいね!
⇒ メールの一斉送信でbcc使用時のマナー|必ず押さえたい3つのポイント

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