定年退職する方からのメールには、どんな内容で返信すればいいだろう？
それほど多くない事例なので、このような状況で悩んでいるかもしれません。
返信ですぐに思いつくのが、
- 今までありがとうございました
- 長い間お疲れ様でした
といった内容ですが、これだけだとあまりに寂しすぎますよね・・。
あなたからすると、定年退職はまだまだ先のことです。
そのため、どんな気持ちなのかが分かりにくいかもしれません^^;
では、定年退職メールへの返信は、どんな内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが、丁寧に感謝の気持ちを伝える例文。
定年退職をする方は、同じ会社の人だけではありませんね。
そこで、下記の2つのパターンを用意しました！
それが・・・
- 社内の方に対する返信
- 社外の方に対する返信
長年の勤続に対する労いの言葉は、しっかりと盛り込むようにしましょう。
敬意と感謝の気持ちをもって返信してくださいね！
下手なメールであなたのイメージを損ねないよう、どんな返信をしたらよいか例文を見ていきましょう。
まずは、社内の方から定年退職のメールが来た場合について、お伝えしていきます！
目次
【社内】定年退職の挨拶メールに返信する例文
退職の挨拶は個人に来るものと、一斉送信で来るものに分かれます。
定年退職の挨拶が個人的に来るというのは、かなり深く仕事で関わっていたということでしょう。
その場合は思い出に残ったエピソードを交えるよう意識して、返信してくださいね！
以上を踏まえて、例文を見ていきましょう！
個人宛に届いたメールへの返信例文
〇〇 部長
お疲れ様です。
山田です。
お忙しいところ、退職のご連絡をいただきありがとうございます。
〇〇部長が今年定年退職を迎えられることは存じておりましたが、いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてきます。
〇〇部長には△△プロジェクトにて、大変お世話になりました。
時には厳しく、時には温かくご指導くださりありがとうございました。
教えていただいた××に関するスキルは、今でも私の糧になっています。
新しい環境での〇〇部長のご健勝とご活躍をお祈りいたします。
お体には十分お気を付けくださいませ。
今まで本当にありがとうございました。
山田 一郎
一斉送信で来たメールに対しては、どう返信すればよいでしょうか？
続いて例文を見ていきましょう！
一斉送信で届いたメールへの返信
総務部
〇〇 課長
お疲れ様です。
山田です。
お忙しいところ、退職のご連絡をいただき恐縮です。
〇〇課長には、△△の件で大変お世話になりました。
新卒時から勤められたとのことで、長きに渡り本当にお疲れ様でした。
新しい環境での〇〇課長のご健勝とご活躍をお祈りいたします。
今後お体には十分お気を付けくださいませ。
営業部
山田 一郎
定年退職なので、「今までお疲れ様でした」という労いの言葉を入れましょう。
また、何らかしらお世話になったことがあるはず。
感謝の言葉もしっかりと入れましょうね^^
ちなみに、社外の方から定年退職の挨拶メールが来た場合は、どうなのでしょうか？
次の見出しで見ていきましょう！
【社外】定年退職の挨拶メールに返信する例文
定年退職を迎えるお客様や取引先から連絡があるということは、仕事で関わりが深かった場合でしょう。
あなたが一緒に仕事をした際には、色々なことを教えてもらったはず。
社会人経験が豊富なので、身になることが多くあったと思います。
そのため、お世話になったことへの感謝の気持ちをしっかりと伝えてくださいね。
それでは例文を見ていきましょう！
株式会社ABC
営業部 課長
〇〇 〇〇 様
平素よりお世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
ご丁寧に退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
〇〇様には△△プロジェクトの件で、特にお世話になりました。
私の発注ミスでご迷惑をお掛けした際に、親身になったアドバイスで助けていただいたことは、生涯忘れません。
未熟な私に対して、丁寧にご指導賜りましたことに感謝申し上げます。
〇〇様が退職されるという事で寂しい限りですが、新しい環境でのご活躍をお祈りしております。
お体には十分気を付けてお過ごしください。
今まで本当にありがとうございました。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL：03-××××-××××
FAX：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
お客様や取引先の場合にも、特に思い出に残った内容を入れることが大切。
「今までお世話になりました」という旨だけでは、形式的で相手の心には響きません^^;
そのため、あなたと相手との間で共通のエピソードを盛り込んでくださいね。
そうすると、オリジナルの文章となり、気持ちが入った内容になります。
ぜひ意識してくださいね！
これまで社内と社内それぞれの返信の例文をご紹介してきました。
例文だけを見ると、どんなことを意識すればよいのか、少し分かりにくいかもしれません^^;
返信内容でまだ少しなりとも不安があるという方は、次も読み進めることをオススメします。
大事な3つのポイントをご紹介していきますので。
次の見出しで詳しくお伝えしていきますね！
定年退職メールへの返信で意識すべき3つのポイント
定年退職メールへの返信では、どんなことに意識すればよいのでしょうか？
特に大事なのが次の3つ。
それが・・・
- 今までお世話になったお礼を述べる
- 相手との思い出のエピソードを述べる
- 退職後の気遣いを述べる
それぞれについて詳しく見ていきましょう！
今までお世話になったお礼を述べる
定年退職を迎える前には、色々とお世話になったはず。
社会人経験が豊富なので、年が近い先輩や上司とは、違う視点で指導してくれたことでしょう。
仕事中に改まってお礼を言う機会は、そうないですよね^^;
返信のタイミングは、今までお世話になったお礼を述べる、またとないチャンス。
「今までありがとうございました」という感謝の気持ちを、しっかりと伝えましょう！
相手との思い出のエピソードを述べる
例文での解説の繰り返しとなりますが、共通のエピソードを交えると、相手は思い出が蘇るでしょう。
つまり、相手の目に留まる内容となるので、ぜひ盛り込んでくださいね^^
例えば・・・
- ノウハウを教えてもらったこと
- トラブルやミスをサポートしてもらったこと
- あなたが勉強になったこと
- 今でも信念として持てていること
- 食事を御馳走になったこと
など色々とあると思います。
思い出深いエピソードを盛り込み、相手を泣かせちゃいましょう（笑）
退職後の気遣いを述べる
今までと生活が異なるため、何かしらの不安を持っていることは間違いないでしょう。
新しい生活を踏み出すのに不安を感じるのは、いくつになっても同じ。
退職後の生活や再就職について、根ほり葉ほり聞く必要はありませんが、気遣いをすることが非常に大事。
これからゆっくりとプライベートを充実させるかもしれませんし、引き続き働くかもしれません。
今後の活躍への期待や、健康面を気遣う言葉を最後に添えると良いですね！
ここまでメールの返信の内容について解説してきました。
ですが、重要なのは何も内容だけではありません。
そう、それがメールを返信するタイミング！
どうして返信をするタイミングが重要なのでしょうか？
その理由を次の見出しで詳しく見ていきましょう！
返信のタイミングはすぐが大事！
退職者が挨拶のメールを送るのは、退職する直前がほとんどでしょう。
多くの方は有休消化の後に退職日を迎えるので、最終出勤日にメールが届く場合が多いです。
そのため、すぐに返信することが非常に大切。
もしも、返信が遅ければ、メールが読まれずに退職してしまう可能性があるのです。
そうすれば、二度と見られないメールとなり、返信が無駄になってしまいます。
せっかく気持ちをこめたメールを送ったのに、見てもらえないのはとても残念ですね^^;
そうならないよう、メールに気付いた時点で素早く返信をして、気持ちを伝えましょう。
もしも、メール内に退職後の個人的な連絡先が書かれている場合は、そちらへ返信するとよいでしょう。
ただし、その場合でも早めに返信をしてくださいね。
一般的なメールの返信マナーが24時間以内ですので、それを目安に送ることをオススメします。
返信する内容は当然大事ですが、タイミングも非常に大事。
メールが届いたら、すぐに返信をするということを頭にしっかりと入れておきましょう！
まとめ
定年退職メールへの返信について、振り返っておきましょう。
① 今までお世話になったお礼を述べる
② 相手との思い出のエピソードを述べる
③ 退職後の気遣いを述べる
挨拶のメールというのは、送信する側からすると礼儀を尽くして送ります。
そのため、受け取った側がいい加減な対応をするのは、マナー違反です。
人間関係の基本は礼儀。
他人の「退職」という大きなライフイベントに丁寧に対応できるかどうかは、あなた次第です。
そのため、しっかりと上記の3つのポイントを踏まえたメールを送るようにしてくださいね！
あなたは今まで様々なことで、お世話になったことでしょう。
再度強調しますが、相手との共通のエピソードを入れたオリジナルの文章で、相手の目に留まるような内容にする意識が大事。
ありきたりな文章だと、サッと読まれて終わりなので（汗）
感謝の気持ちを述べて、なおかつ相手の目に留まるような丁寧な内容で作成していきましょう！
