歓迎会の出欠メールは、どんな内容で返信すればいいんだろう?

 
歓迎会に関する出欠確認が来た際に、こんなことを思うかもしれません。

  • 出席でお願いします
  • 今回は残念ながら欠席でお願いします

このような用件だけの文言では、返信内容として寂しいですね^^;

 
歓迎会は新卒社員に限らず、転職してきた中途社員の場合も行われます。

そのため、時期を問わず歓迎会が行われる場合が多いです。

そんな場合に頭に入れておきたいのが、歓迎会の出欠確認に対する返信のこと。

 
歓迎会出欠メールへの返信は、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが、出欠に加えて心遣いも伝える例文

 
ただし、状況によって返信内容が異なるため、次の3パターンでご紹介しますね!

具体的には・・・

  • 出席時の返信の例文
  • 欠席時の返信の例文
  • 出欠が未定である場合の返信の例文

あなたの状況に合わせて、ぜひ活用してくださいませ。

 
返信時には心遣いをプラスすると、周りとの差別化を図ることができますよ!

多くの人がやっていないことなので、意識してみてくださいね^^

 
まずは歓迎会に出席する場合から見ていきましょう。

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歓迎会に出席する場合の返信の例文

参加ができる場合には、幹事から歓迎会の案内に対してなるべく早く返信しましょう。

 
ただし、参加しますというだけでは、気持ちが入った内容になりません。

そう、幹事の方への心遣いが大切!

 
どんな内容にすべきなのか、例文を見ていきましょう。

 

件名:Re:鈴木さん歓迎会のお知らせ
 

〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
鈴木さんの歓迎会の件ですが、参加でお願いいたします。

準備や当日の運営でお手伝いできることがございましたら、何でもおっしゃってください。

私にできることであれば、ぜひ協力させていただきます。
 
よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
件名は変更せずに、Re:がついた状態で送りましょう。

幹事が返信時のメールのチェックを行う際に、件名が同じだと見落としが減るためです。

 
参加するのであれば、準備もしくは運営当日の手伝いができますね。

上記のように、協力する旨の文言を入れることによって、幹事への配慮を示すことができます。

 
幹事の方からは、手伝いのお願いを中々言い出しにくい場合があるでしょう。

そこで、あなたから協力の申し出をすることによって、幹事は協力を仰ぎやすくなります。

少しでも幹事の負担を軽減できるよう、心遣いを大切にしてくださいね!

 
歓迎会に欠席する場合は、どうなのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう!

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歓迎会に欠席する場合の返信の例文

仕事やプライベートの予定が入っていて、欠席せざるを得ない場合もありますね。

 
「どうせ出ないから、自分に関係ない」と思わないようにしましょう。

幹事への配慮は出欠に関わらずできることなので^^

 
それでは、欠席の場合の例文を見てみましょう。

 

件名:Re:歓迎会のご案内
 

〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
鈴木さんの歓迎会に関するご連絡をいただきありがとうございます。

予定の調整がつかないため、残念ながら欠席させていただきます。
 
当日は欠席ですが、準備の段階でしたらお手伝いをすることが可能です。

私にできることがございましたら、お声かけくださいませ。
 
よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
たとえ当日は欠席でも、準備で協力しますというスタンスは取れます。

この一言があるかないかで、印象が変わりますね!

 
私の経験上、欠席でこのような文言を言ってくれる人はごく稀です。

だからこそあなたが実践すれば、相手のインパクトに残る可能性大

ぜひ意識してみてくださいね!

 
ちなみに、欠席する場合の理由は、どうすればよいでしょうか?

正直に伝えるか、あまり触れないほうがよいかで迷うかもしれません・・。

 
どうすべきかを次の見出しで見ていきましょう!

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欠席する際の理由はどうすればいい?

欠席の理由は、どう伝えればよいのでしょうか?

 
理由を伝える際に大事なのが・・・
角が立たない伝え方にすること
 
出張や外せない仕事の予定であれば、そのまま伝えても問題ないでしょう。

しかし、プライベートなどの予定が理由だと、伝えにくい場合がありますね。

その場合、正直に言うと角が立ってしまう可能性があります。

 
ただし、何の理由を言わずに欠席はしにくいですよね^^;

相手から直接理由を聞かれる可能性がありますので、それはなるべく避けたいところ。

 

そこで、理由にはあまり触れず、便利なフレーズをご紹介します!

【欠席の際に使える便利なフレーズ】

  • 折角の機会ですが、その日は都合がつかず参加できません。
  • 残念ですが、外せない用事があるため今回は欠席させていただきます。
  • 予定の調整がつかないため、残念ながら欠席させていただきます。

 
3つのフレーズはどれも意味に違いはないので、あなたが使いやすいものでOKです。

上記のフレーズを上手に使い、角が立たない伝え方を意識しましょう!

 
もしも、参加が現段階で未定である場合には、どんな内容で返信すればよいのでしょうか?

次の見出しで見ていきましょう。

参加が未定である場合の返信の例文

歓迎会の案内をもらった時点では、予定がはっきりしない場合もありますね。

 
ただし、ずっと出席なのか欠席なのかわからない状態だと、幹事に迷惑がかかってしまいます。

その場合には、現時点での状況を伝えておくのが丁寧な対応。

いつならはっきりするのかも、一緒に伝えてくださいね!

 
それでは例文を見ていきましょう。

 

件名:Re:歓迎会開催のお知らせ
 

〇〇様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
この度は歓迎会のご案内をいただきありがとうございます。
 
歓迎会当日は、打ち合わせの仮予定が入っており、先方からの回答待ちです。

そのため、現時点では出欠について回答ができません。

10日には打ち合わせ日が決定しますので、予定が分かり次第、回答させていただいてもよろしいでしょうか。
 
ご迷惑をお掛けして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
参加が未定である場合には、出席か欠席かはっきりわかる具体的な日程を伝えることが大切。

「○日だとはっきりした回答ができる」のような文言ですね。

 
具体的な日付を明確に伝えておけば、幹事へ迷惑がかかりにくいです。

ただし、日程は余裕を持たせてくださいね。

もしも、その日にまだ分からない状態となれば、再度幹事に連絡をする必要が出てくるので^^;

 
参加できるか未定の場合でも、幹事への心遣いを忘れないようにしていきましょうね!

まとめ

歓迎会メールへ返信をする場合について、振り返っておきましょう。

<出欠メールに返信する際のポイント>
幹事への心遣いをプラスすること

 
あなたは、今まで出欠の旨だけを返信してはいませんでしたか?

 
単に必要事項だけを返信するのでは、あまりにも形式的。

幹事への心遣いも伝えるのが、デキる社会人のポイントです!

 
出席の場合であれば、準備や当日の運営時に手伝いができますね。

たとえ欠席の場合であっても、準備段階で手伝えることはあるはず。

欠席だから自分には関係ないという態度はNGです!

 
また、参加が未定である場合には、いつなら回答できるかの具体的な日程を示すことが幹事への配慮。

回答がいつになるか触れない返答は、幹事を困らせてしまいます。

あなたが確実に回答できそうな日程で伝えることを意識してくださいね!

 
何か手伝えることはないかと、常日頃から他人を思いやる視線を持つように心掛けましょう。

そうすると、あなたが困った時に、周りの方々が助けとなってくれるかもしれませんよ^^

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