入社したばかりだと何もかも始めてで、日々戸惑うことが多いことでしょう。
中でもメール文は、友人たちに送るようなラフなものではありません。
特に、取引先へのメールは、一気にハードルが上がります。
そう、その理由はビジネスマナーを踏まえた内容である必要があるから。
あなたは次のような不安を抱えていませんか？
例えば・・・
- 宛先を書くときは、役職もつけるべきだろうか…
- 出だしは一体どのように書けばいいんだろう…
- 失礼があって怒らせてしまったらどうしよう…
などと、心配は尽きませんね^^;
新入社員が取引先に送る挨拶メールは、どんな内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが・・・
マナーを踏まえた例文と書き方
社内の人であれば、誤った書き方をしても先輩や上司が指導をしてくれるでしょう。
しかし、社外の人宛の場合だと、そうはなりません。
マナー違反のメールを送っても、指摘してくれることは基本的にないと思ってください。
それに加え、ビジネスマナーを知らない人というレッテルを貼られる可能性も・・。
そうなると、あなた個人の問題だけではなく、会社の教育体制を疑われることにもなりかねませんね^^;
そんなことにならないよう、しっかりと例文を頭に入れましょう。
アレンジを可能にするため、書き方で大事な7つのポイントもお伝えしますね！
まずは、取引先へメールを送る場合の例文を見ていきましょう。
目次
取引先へ初めて送る挨拶メールの例文
挨拶といっても「何を書けばいいんだろう？」と戸惑っているかもしれません。
友人に送るメールとは違い、「はじめまして。これからよろしくお願いします。」だけではNG。
きちんとビジネスマナーを踏まえた内容にすることが大切です。
細かいポイントは後ほどお伝えするので、まずは流れをつかむために例文を見ていきましょう！
〇〇株式会社
営業部 課長
△△ △△ 様
はじめまして。
株式会社ビジマナねっとの山田一郎と申します。
4月1日に新入社員として入社をしまして、営業部の所属です。
この度、営業の鈴木と共に貴社を担当させていただくことになりました。
△△様をはじめ、〇〇株式会社の皆様のお役に立てるよう、精一杯努めて参ります。
近々、鈴木と改めてご挨拶に伺わせていただきますが、取り急ぎメールにて失礼いたします。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
新入社員が初めて取引先の担当者に送る場合には、このような流れでメールを送ります。
初めてのメールなので、最初の印象が非常に大切。
ここでマナー違反のメールを送ってしまうと、最初に会うときからマイナスの印象でスタートしてしまいます。
ですが、逆にマナーを踏まえたメールを送ることができれば
- 新人なのにしっかりしている！
- デキる新人なんだろうな！
といったように好印象を持ってもらえる可能性が高まります。
第一印象がよければ、あなたのことを早く覚えてもらったり、贔屓にしてくれる可能性がグッと上がりますよ^^
ぜひしっかりとした内容のメールを送ってくださいね！
例文を見たところで、どんなことを意識すればよいかも押さえておきましょう。
あなたは例文をそのまま送るわけにはいきませんよね。
そのため、どんなルールを守るべきかを知っておく必要があります。
そこで、意識すべきポイントを7つにまとめてみました！
次の見出しでお伝えしていきますね。
新入社員が送る場合で意識すべき7つのポイント
新入社員が取引先にメールを送る場合には、どんなことを意識すればよいのでしょうか？
特に大事なのが次の7ポイント。
それが・・・
- 件名を分かりやすく書く
- 宛名を正確に書く
- 挨拶文から初める
- 自己紹介をする
- 決意や抱負を述べる
- 締めの挨拶をする
- 署名を入れる
この順番はあなたがメールを作成する手順に沿っているので、ご安心くださいね。
1から7まで順番に守っていけば、ビジネスマナーを踏まえたメールのできあがり♪
それでは、具体的な内容を見ていきましょう。
件名を分かりやすく書く
件名を見ただけで、ある程度どんな内容なのかを分かりやすく書くことが大切。
先程の例文では件名をご挨拶（会社名 あなたの名前）というように記載しています。
このような件名だと一目見ただけで、どんな内容で誰からのメールなのかが判断できますよね。
相手に配慮を示すためにも、分かりやすい件名を意識しましょう！
宛名を正確に書く
宛名は勝手に省略してはいけません。
例えば、「株式会社」は（株）と省略したり、役職がある場合に書かないのはマナーとしてNG。
また、前株（株式会社〇〇のような表記）と後株（〇〇株式会社のような表記）にも注意をしてくださいね。
宛名の書き方の基本的なマナーは、
- 会社名
- ※ 部署（＋役職）
- 名前（フルネーム）＋様
※ 部署が不明な場合や役職がない場合は省略可
具体的には下記のような書き方です。
人事部 課長
〇〇 〇〇 様
よく「〇〇課長様」のように記載する人を見かけますが、これはマナー違反。
「役職＋様」は二重敬語と呼ばれるNGな書き方です。
役職がある場合には、「役職＋名前＋様」のようにしてくださいね！
挨拶文から始める
ビジネスメールでは、挨拶文から始めるというマナーがあります。
例えば・・・
- はじめまして
- いつもお世話になっております
- 平素より大変お世話になっております
のような文言ですね。
あなたも一度は目にしたことがあるのではないでしょうか？
今回は取引先へ初めて送るメールなので、はじめましてを選択するのが無難。
挨拶文なしで本題からスタートするのは、ビジネスマナー違反。
本文を書き始める際は、挨拶文からスタートするということを頭に入れておきましょう！
自己紹介をする
挨拶文を記載したら、次はあなたの自己紹介です。
まずは、会社名と自分の名前を述べましょう。
そして、新入社員である旨と部署名を付ければなおよしです！
新入社員である旨を述べることによって、相手側は初めてメールをする人から連絡が来た理由がはっきりするので。
先程の例文から自己紹介部分を抜粋しました。
4月1日に新入社員として入社をしまして、営業部の所属です。
取引先の担当者にあなたのことを覚えてもらうためにも、しっかりと自己紹介をしてくださいね！
決意や抱負を述べる
自己紹介をした後は、決意や抱負を述べましょう。
もしかすると、「初めてのメールなのに、そんなに書けないよ…」と思ったかもしれません。
ですが、決意や抱負といっても、初めて送るメールなので長々と書く必要はありません。
簡易的なものでOKです！
先程の例文で決意・抱負の部分を抜粋しました。
新人であることを強調したければ、「新人ですが、貴社のお役に立てる様に努めて参ります。」のような文言でも構いません。
あなたの熱意や謙虚な姿勢を伝えましょう！
締めの挨拶をする
いよいよ本文の締めです。
締めもビジネスメールで必須のマナー。
例えば・・・
- よろしくお願い申し上げます
- 今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします
のような文言ですね。
先程の例文から締めの部分を抜粋しました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
例文ではまだ会ったことがない設定なので、「取り急ぎメールにて失礼いたします。」と入れています。
これで、まずはメールで挨拶をしたかったことが相手に伝わりますね^^
ビジネスメールは挨拶文と締めがマナーであることを頭に入れておきましょう！
署名を入れる
締めを書いたからといって、まだ安心してはいけません！
あなたの情報を記載した署名を記載することが必要です。
自分の名前はともかく、「会社住所や電話番号なんて、相手は既に知っているのでは？」と思うかもしれません。
ですが、これもビジネスマナーの一つ。
- 会社名
- 所属部署（課）
- 名前（フルネーム）
- 連絡先（会社住所・電話番号・メールアドレスなど）
といった情報をきちんと書きましょう。
ちなみに、所属している部署や課は省略可です。
先程の例文から署名の部分を抜粋しました。
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
この7つのポイントを守れば、ビジネスマナーを踏まえたメールのできあがり♪
1つ1つをしっかりと意識して、取引先へ丁寧なメールを送るようにしてくださいね！
まとめ
新入社員が取引先へ送る挨拶メールについて、振り返っておきましょう。
① 件名を分かりやすく書く
② 宛名を正確に書く
③ 挨拶文から初める
④ 自己紹介をする
⑤ 決意や抱負を述べる
⑥ 締めの挨拶をする
⑦ 署名を入れる
これら7つのポイントのどれか1つだけでも抜けてしまうのはNG。
マナー違反のメールとなってしまうので、ご注意くださいね！
取引先に初めての挨拶メールを送るのは、ハードルが高いと思いがち。
ですが、ポイントを1つ1つ踏まえれば、そう難しいものではありません。
何より挨拶メールがあるかないかで、相手の心証がかなり変わってきます。
もしかすると、メールを送るのに緊張して、気が重くなっているかもしれません^^;
ですが、今後の付き合いをスムーズにする潤滑油だと考えれば、頑張ってメール文を作れるのではないでしょうか？
例文と7つのポイントを再度確認して、ビジネスマナーを踏まえた丁寧な挨拶メールを送りましょう！
