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取引先に挨拶メールを送る場合、どんな内容にすればいいんだろう?

 
入社したばかりだと何もかも始めてで、日々戸惑うことが多いことでしょう。

中でもメール文は、友人たちに送るようなラフなものではありません。

 
特に、取引先へのメールは、一気にハードルが上がります。

そう、その理由はビジネスマナーを踏まえた内容である必要があるから。

 
あなたは次のような不安を抱えていませんか?

例えば・・・

  • 宛先を書くときは、役職もつけるべきだろうか…
  • 出だしは一体どのように書けばいいんだろう…
  • 失礼があって怒らせてしまったらどうしよう…

などと、心配は尽きませんね^^;

 
新入社員取引先に送る挨拶メールは、どんな内容にすればよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
マナーを踏まえた例文と書き方
 
社内の人であれば、誤った書き方をしても先輩や上司が指導をしてくれるでしょう。

しかし、社外の人宛の場合だと、そうはなりません。

マナー違反のメールを送っても、指摘してくれることは基本的にないと思ってください。

 
それに加え、ビジネスマナーを知らない人というレッテルを貼られる可能性も・・。

そうなると、あなた個人の問題だけではなく、会社の教育体制を疑われることにもなりかねませんね^^;

 
そんなことにならないよう、しっかりと例文を頭に入れましょう。

アレンジを可能にするため、書き方で大事な7つのポイントもお伝えしますね!

 
まずは、取引先へメールを送る場合の例文を見ていきましょう。

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取引先へ初めて送る挨拶メールの例文

挨拶といっても「何を書けばいいんだろう?」と戸惑っているかもしれません。

 
友人に送るメールとは違い、「はじめまして。これからよろしくお願いします。」だけではNG。

きちんとビジネスマナーを踏まえた内容にすることが大切です。

 
細かいポイントは後ほどお伝えするので、まずは流れをつかむために例文を見ていきましょう!
 

件名:ご挨拶(株式会社ビジマナねっと 山田一郎)

 
〇〇株式会社 
営業部 課長
△△ △△ 様
 
はじめまして。

株式会社ビジマナねっとの山田一郎と申します。
 
4月1日に新入社員として入社をしまして、営業部の所属です。

この度、営業の鈴木と共に貴社を担当させていただくことになりました。
 
△△様をはじめ、〇〇株式会社の皆様のお役に立てるよう、精一杯努めて参ります。

近々、鈴木と改めてご挨拶に伺わせていただきますが、取り急ぎメールにて失礼いたします。
 
今後ともよろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
新入社員が初めて取引先の担当者に送る場合には、このような流れでメールを送ります。

初めてのメールなので、最初の印象が非常に大切

 
ここでマナー違反のメールを送ってしまうと、最初に会うときからマイナスの印象でスタートしてしまいます。

ですが、逆にマナーを踏まえたメールを送ることができれば

  • 新人なのにしっかりしている!
  • デキる新人なんだろうな!

といったように好印象を持ってもらえる可能性が高まります。

 
第一印象がよければ、あなたのことを早く覚えてもらったり、贔屓にしてくれる可能性がグッと上がりますよ^^

ぜひしっかりとした内容のメールを送ってくださいね!

 
例文を見たところで、どんなことを意識すればよいかも押さえておきましょう。

あなたは例文をそのまま送るわけにはいきませんよね。

そのため、どんなルールを守るべきかを知っておく必要があります。

 
そこで、意識すべきポイントを7つにまとめてみました!

次の見出しでお伝えしていきますね。

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新入社員が送る場合で意識すべき7つのポイント

新入社員が取引先にメールを送る場合には、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

 
特に大事なのが次の7ポイント。

それが・・・

  1. 件名を分かりやすく書く
  2. 宛名を正確に書く
  3. 挨拶文から初める
  4. 自己紹介をする
  5. 決意や抱負を述べる
  6. 締めの挨拶をする
  7. 署名を入れる

 
この順番はあなたがメールを作成する手順に沿っているので、ご安心くださいね。

1から7まで順番に守っていけば、ビジネスマナーを踏まえたメールのできあがり♪

 
それでは、具体的な内容を見ていきましょう。
 

件名を分かりやすく書く

件名を見ただけで、ある程度どんな内容なのかを分かりやすく書くことが大切。

先程の例文では件名をご挨拶(会社名 あなたの名前)というように記載しています。

 
このような件名だと一目見ただけで、どんな内容で誰からのメールなのかが判断できますよね。

相手に配慮を示すためにも、分かりやすい件名を意識しましょう!
 

宛名を正確に書く

宛名は勝手に省略してはいけません。

例えば、「株式会社」は(株)と省略したり、役職がある場合に書かないのはマナーとしてNG。

また、前株(株式会社〇〇のような表記)と後株(〇〇株式会社のような表記)にも注意をしてくださいね。

 
宛名の書き方の基本的なマナーは、

  • 会社名
  • ※ 部署(+役職)
  • 名前(フルネーム)+様

※ 部署が不明な場合や役職がない場合は省略可

 
具体的には下記のような書き方です。

〇〇株式会社 
人事部 課長
〇〇 〇〇 様

 

よく「〇〇課長様」のように記載する人を見かけますが、これはマナー違反。

「役職+様」は二重敬語と呼ばれるNGな書き方です。

役職がある場合には、「役職+名前+様」のようにしてくださいね!

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挨拶文から始める

ビジネスメールでは、挨拶文から始めるというマナーがあります。

例えば・・・

  • はじめまして
  • いつもお世話になっております
  • 平素より大変お世話になっております

のような文言ですね。
 
あなたも一度は目にしたことがあるのではないでしょうか?

 
今回は取引先へ初めて送るメールなので、はじめましてを選択するのが無難。

挨拶文なしで本題からスタートするのは、ビジネスマナー違反。

 
本文を書き始める際は、挨拶文からスタートするということを頭に入れておきましょう!
 

自己紹介をする

挨拶文を記載したら、次はあなたの自己紹介です。

 
まずは、会社名自分の名前を述べましょう。

そして、新入社員である旨と部署名を付ければなおよしです!

新入社員である旨を述べることによって、相手側は初めてメールをする人から連絡が来た理由がはっきりするので。

 
先程の例文から自己紹介部分を抜粋しました。

株式会社ビジマナねっとの山田一郎と申します。

4月1日に新入社員として入社をしまして、営業部の所属です。

 

取引先の担当者にあなたのことを覚えてもらうためにも、しっかりと自己紹介をしてくださいね!
 

決意や抱負を述べる

自己紹介をした後は、決意や抱負を述べましょう。

 
もしかすると、「初めてのメールなのに、そんなに書けないよ…」と思ったかもしれません。

ですが、決意や抱負といっても、初めて送るメールなので長々と書く必要はありません。

簡易的なものでOKです!

 
先程の例文で決意・抱負の部分を抜粋しました。

〇〇様をはじめ、〇〇株式会社の皆様のお役に立てるよう、精一杯努めて参ります。

 

新人であることを強調したければ、「新人ですが、貴社のお役に立てる様に努めて参ります。」のような文言でも構いません。

あなたの熱意謙虚な姿勢を伝えましょう!

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締めの挨拶をする

いよいよ本文の締めです。

締めもビジネスメールで必須のマナー。

 
例えば・・・

  • よろしくお願い申し上げます
  • 今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします

のような文言ですね。

 
先程の例文から締めの部分を抜粋しました。

取り急ぎメールにて失礼いたします。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

 

例文ではまだ会ったことがない設定なので、「取り急ぎメールにて失礼いたします。」と入れています。

これで、まずはメールで挨拶をしたかったことが相手に伝わりますね^^

 
ビジネスメールは挨拶文と締めがマナーであることを頭に入れておきましょう!
 

署名を入れる

締めを書いたからといって、まだ安心してはいけません!

 
あなたの情報を記載した署名を記載することが必要です。

自分の名前はともかく、「会社住所や電話番号なんて、相手は既に知っているのでは?」と思うかもしれません。

ですが、これもビジネスマナーの一つ。
 

  • 会社名
  • 所属部署(課)
  • 名前(フルネーム)
  • 連絡先(会社住所・電話番号・メールアドレスなど)

といった情報をきちんと書きましょう。

ちなみに、所属している部署や課は省略可です。

 
先程の例文から署名の部分を抜粋しました。

株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 

この7つのポイントを守れば、ビジネスマナーを踏まえたメールのできあがり♪

1つ1つをしっかりと意識して、取引先へ丁寧なメールを送るようにしてくださいね!

まとめ

新入社員が取引先へ送る挨拶メールについて、振り返っておきましょう。

<取引先へ初めて送るメールのポイント>
① 件名を分かりやすく書く
② 宛名を正確に書く
③ 挨拶文から初める
④ 自己紹介をする
⑤ 決意や抱負を述べる
⑥ 締めの挨拶をする
⑦ 署名を入れる

 
これら7つのポイントのどれか1つだけでも抜けてしまうのはNG。

マナー違反のメールとなってしまうので、ご注意くださいね!

 
取引先に初めての挨拶メールを送るのは、ハードルが高いと思いがち。

ですが、ポイントを1つ1つ踏まえれば、そう難しいものではありません。

何より挨拶メールがあるかないかで、相手の心証がかなり変わってきます。

 
もしかすると、メールを送るのに緊張して、気が重くなっているかもしれません^^;

ですが、今後の付き合いをスムーズにする潤滑油だと考えれば、頑張ってメール文を作れるのではないでしょうか?

 
例文と7つのポイントを再度確認して、ビジネスマナーを踏まえた丁寧な挨拶メールを送りましょう!

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