新入社員が取引先に送る挨拶メール｜例文と7つのポイントでマナー違反を防止しよう

 
入社したばかりだと何もかも始めてで、日々戸惑うことが多いことでしょう。

中でもメール文は、友人たちに送るようなラフなものではありません。

 
特に、取引先へのメールは、一気にハードルが上がります。

そう、その理由はビジネスマナーを踏まえた内容である必要があるから。

 
あなたは次のような不安を抱えていませんか？

例えば・・・

• 宛先を書くときは、役職もつけるべきだろうか…
• 出だしは一体どのように書けばいいんだろう…
• 失礼があって怒らせてしまったらどうしよう…

などと、心配は尽きませんね^^;

 
新入社員が取引先に送る挨拶メールは、どんな内容にすればよいのでしょうか？

そこで今回お伝えするのが・・・
マナーを踏まえた例文と書き方
 
社内の人であれば、誤った書き方をしても先輩や上司が指導をしてくれるでしょう。

しかし、社外の人宛の場合だと、そうはなりません。

マナー違反のメールを送っても、指摘してくれることは基本的にないと思ってください。

 
それに加え、ビジネスマナーを知らない人というレッテルを貼られる可能性も・・。

そうなると、あなた個人の問題だけではなく、会社の教育体制を疑われることにもなりかねませんね^^;

 
そんなことにならないよう、しっかりと例文を頭に入れましょう。

アレンジを可能にするため、書き方で大事な7つのポイントもお伝えしますね！

 
まずは、取引先へメールを送る場合の例文を見ていきましょう。

取引先へ初めて送る挨拶メールの例文

挨拶といっても「何を書けばいいんだろう？」と戸惑っているかもしれません。

 
友人に送るメールとは違い、「はじめまして。これからよろしくお願いします。」だけではNG。

きちんとビジネスマナーを踏まえた内容にすることが大切です。

 
細かいポイントは後ほどお伝えするので、まずは流れをつかむために例文を見ていきましょう！
 

 
新入社員が初めて取引先の担当者に送る場合には、このような流れでメールを送ります。

初めてのメールなので、最初の印象が非常に大切。

 
ここでマナー違反のメールを送ってしまうと、最初に会うときからマイナスの印象でスタートしてしまいます。

ですが、逆にマナーを踏まえたメールを送ることができれば

• 新人なのにしっかりしている！
• デキる新人なんだろうな！

といったように好印象を持ってもらえる可能性が高まります。

 
第一印象がよければ、あなたのことを早く覚えてもらったり、贔屓にしてくれる可能性がグッと上がりますよ^^

ぜひしっかりとした内容のメールを送ってくださいね！

 
例文を見たところで、どんなことを意識すればよいかも押さえておきましょう。

あなたは例文をそのまま送るわけにはいきませんよね。

そのため、どんなルールを守るべきかを知っておく必要があります。

 
そこで、意識すべきポイントを7つにまとめてみました！

次の見出しでお伝えしていきますね。

新入社員が送る場合で意識すべき7つのポイント

新入社員が取引先にメールを送る場合には、どんなことを意識すればよいのでしょうか？

 
特に大事なのが次の7ポイント。

それが・・・

1. 件名を分かりやすく書く
2. 宛名を正確に書く
3. 挨拶文から初める
4. 自己紹介をする
5. 決意や抱負を述べる
6. 締めの挨拶をする
7. 署名を入れる

 
この順番はあなたがメールを作成する手順に沿っているので、ご安心くださいね。

1から7まで順番に守っていけば、ビジネスマナーを踏まえたメールのできあがり♪

 
それでは、具体的な内容を見ていきましょう。
 

件名を分かりやすく書く

件名を見ただけで、ある程度どんな内容なのかを分かりやすく書くことが大切。

先程の例文では件名をご挨拶（会社名　あなたの名前）というように記載しています。

 
このような件名だと一目見ただけで、どんな内容で誰からのメールなのかが判断できますよね。

相手に配慮を示すためにも、分かりやすい件名を意識しましょう！
 

宛名を正確に書く

宛名は勝手に省略してはいけません。

例えば、「株式会社」は（株）と省略したり、役職がある場合に書かないのはマナーとしてNG。

また、前株（株式会社〇〇のような表記）と後株（〇〇株式会社のような表記）にも注意をしてくださいね。

 
宛名の書き方の基本的なマナーは、

• 会社名
• ※ 部署（＋役職）
• 名前（フルネーム）＋様

※ 部署が不明な場合や役職がない場合は省略可

 
具体的には下記のような書き方です。

よく「〇〇課長様」のように記載する人を見かけますが、これはマナー違反。

「役職＋様」は二重敬語と呼ばれるNGな書き方です。

役職がある場合には、「役職＋名前＋様」のようにしてくださいね！

挨拶文から始める

ビジネスメールでは、挨拶文から始めるというマナーがあります。

例えば・・・

• はじめまして
• いつもお世話になっております
• 平素より大変お世話になっております

のような文言ですね。
 
あなたも一度は目にしたことがあるのではないでしょうか？

 
今回は取引先へ初めて送るメールなので、はじめましてを選択するのが無難。

挨拶文なしで本題からスタートするのは、ビジネスマナー違反。

 
本文を書き始める際は、挨拶文からスタートするということを頭に入れておきましょう！
 

自己紹介をする

挨拶文を記載したら、次はあなたの自己紹介です。

 
まずは、会社名と自分の名前を述べましょう。

そして、新入社員である旨と部署名を付ければなおよしです！

新入社員である旨を述べることによって、相手側は初めてメールをする人から連絡が来た理由がはっきりするので。

 
先程の例文から自己紹介部分を抜粋しました。

取引先の担当者にあなたのことを覚えてもらうためにも、しっかりと自己紹介をしてくださいね！
 

決意や抱負を述べる

自己紹介をした後は、決意や抱負を述べましょう。

 
もしかすると、「初めてのメールなのに、そんなに書けないよ…」と思ったかもしれません。

ですが、決意や抱負といっても、初めて送るメールなので長々と書く必要はありません。

簡易的なものでOKです！

 
先程の例文で決意・抱負の部分を抜粋しました。

新人であることを強調したければ、「新人ですが、貴社のお役に立てる様に努めて参ります。」のような文言でも構いません。

あなたの熱意や謙虚な姿勢を伝えましょう！

締めの挨拶をする

いよいよ本文の締めです。

締めもビジネスメールで必須のマナー。

 
例えば・・・

• よろしくお願い申し上げます
• 今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします

のような文言ですね。

 
先程の例文から締めの部分を抜粋しました。

例文ではまだ会ったことがない設定なので、「取り急ぎメールにて失礼いたします。」と入れています。

これで、まずはメールで挨拶をしたかったことが相手に伝わりますね^^

 
ビジネスメールは挨拶文と締めがマナーであることを頭に入れておきましょう！
 

署名を入れる

締めを書いたからといって、まだ安心してはいけません！

 
あなたの情報を記載した署名を記載することが必要です。

自分の名前はともかく、「会社住所や電話番号なんて、相手は既に知っているのでは？」と思うかもしれません。

ですが、これもビジネスマナーの一つ。
 

• 会社名
• 所属部署（課）
• 名前（フルネーム）
• 連絡先（会社住所・電話番号・メールアドレスなど）

といった情報をきちんと書きましょう。

ちなみに、所属している部署や課は省略可です。

 
先程の例文から署名の部分を抜粋しました。

この7つのポイントを守れば、ビジネスマナーを踏まえたメールのできあがり♪

1つ1つをしっかりと意識して、取引先へ丁寧なメールを送るようにしてくださいね！

まとめ

新入社員が取引先へ送る挨拶メールについて、振り返っておきましょう。

 
これら7つのポイントのどれか1つだけでも抜けてしまうのはNG。

マナー違反のメールとなってしまうので、ご注意くださいね！

 
取引先に初めての挨拶メールを送るのは、ハードルが高いと思いがち。

ですが、ポイントを1つ1つ踏まえれば、そう難しいものではありません。

何より挨拶メールがあるかないかで、相手の心証がかなり変わってきます。

 
もしかすると、メールを送るのに緊張して、気が重くなっているかもしれません^^;

ですが、今後の付き合いをスムーズにする潤滑油だと考えれば、頑張ってメール文を作れるのではないでしょうか？

 
例文と7つのポイントを再度確認して、ビジネスマナーを踏まえた丁寧な挨拶メールを送りましょう！

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