ビジネスメール｜返信遅れでお詫びの際に好印象な例文【社内＆社外】

ビジネスメールの返信が遅れてしまったという状況がありますよね。

ついうっかり忘れていた場合もあれば、後で返信しようと思っていたら時間の間隔が空いてしまった場合も・・。

 
そんな状況でメールを返信する際には、

• 遅れた理由は述べたほうがよいのか…
• どんな内容にすべきなのか…

といった疑問点が出てきます^^;

 
では、相手にどんなメールを送るのがよいのでしょうか？
 
そこで知りたいのが・・
返信遅れの際のお詫び例文

私は以前、取引先へのメールに「少し後で返信しよう」と思って、返信を忘れてしまったことがあったんですね。

2日後に、返信していないことに気付いたときには、パニック状態・・

返信を忘れていたことへのショックと、お詫びの文言をどうすればよいのかで頭がいっぱいになり、冷や汗が止まらなかったです^^;

 
このような状況になった場合は、その後をいかにカバーしていくか考えることが大切。

そこで今回は、ビジネスメールの返信に遅れた場合のお詫びについて、お伝えしていきますね。

 
まずは、社内の人に送る場合の例文から見ていきましょう！

【社内】返信遅れのお詫びメール例文

社内の方に対する、返信が遅れた場合のお詫びメールです。

下記の例文を見ていきましょう。

 

社内の人同士のやり取りだと、ついフランクになってしまいがちですが、お詫びメールの場合には基本的にNG。

親しい間柄でない限り、「すみません」という言葉は控えましょう。

ビジネスメールで「返信が遅れてすみません」という表現だと、お詫びという印象が薄くなってしまいます。

 
では、どういった文言を使うのがよいのでしょうか？

「申し訳ありません」や「失礼いたしました」を使うのが、万人に対して無難。

目上や上司に対しても、問題なく使えますよ！

 
取引先や顧客など社外の方に送る場合は、どうなのでしょうか？

続いて、社外の人へ送る場合の例文をご紹介します。

【社外】返信遅れのお詫びメール例文

社外の方に対する、返信が遅れた場合のお詫びメールです。

下記の例文を見ていきましょう。

 

社内向けのメールよりも、丁寧さを重視しています。

取引先や顧客の場合、一度信用を失うと、今後の仕事に影響が出てしまう可能性があります。

 
基本的には、最初の一文にお詫びの文言があれば問題ありません。

ただし、誠意を込めて最後にもう一度お詫びの文言を入れておくと、丁寧さが出て相手への配慮が伝わりやすいです。

文言は例文の「メールにて大変恐縮ですが、ご連絡が遅れたこと、重ねてお詫び申し上げます。」というように、終わりに一言添えておくとよいでしょう。

 
ちなみに、返信が遅れた場合に文中で使用したい文言があります。

3パターンご紹介するので、ぜひ意識的に使うようにしましょう！

返信が遅れた場合のお詫びの文言3例

相手への返信が遅れた場合には、しっかりとお詫びの文言を入れることが大切。

返信が遅れた場合に使えるお詫びの文言が次の3つ。
 

 

返信遅れのお詫びは、長々と書く必要はなく、上記のような短い文言で問題ありません。

3つとも意味は変わらないので、あなたがしっくりくる文言を使うとよいでしょう。

 
返信が遅れたのにも関わらず、このお詫びを飛ばして本文を書き始めてしまうと、ビジネスマナーを知らない人だという印象を与えてしまう可能性があります。

相手にもよりますが、メールの一般的な返信時間のマナーは24時間以内とされています。

そのため、24時間を超えてしまった場合には、お詫びの文言を入れると、相手のことを配慮している印象が伝わりますよ！

 
以上を踏まえた上で、社内と社外別にお詫びのメールの例文を見ていきましょう。

次の見出しで詳しく解説していきます。

 
社内・社外問わず返信のお詫びメールでは、ここは意識したいというポイントが3つあります。

次の見出しで詳しくお伝えしていきますね！

返信のお詫びメールで意識すべき3つのポイント

返信が遅れたことに対してお詫びメールを送る場合、意識すべき3つのポイントがあります。

それは・・・

• 遅れた理由は基本的に伝えなくてOK
• お詫びの文言以外は通常のビジネスメールと同じ
• いつも以上に誤字・脱字に気を付ける

それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
 

① 遅れた理由は基本的に伝えなくてOK

「返信をうっかり忘れていた」「他のことを優先していた」など自分に非がある場合には、基本的に返信が遅れた理由を伝える必要はありません。

というのも、このような場合は理由を付けると言い訳がましくなるため、相手に不快な印象を与える可能性があるためです。

 
ただし、出張・体調不良による休み・個人的な事情の休み（冠婚葬祭など）は理由を加えても問題ないでしょう。

例えば、「体調不良で昨日は欠勤しており、ご返信が遅くなりました。」のような文言ですね。

 
基本的に返信が遅れた理由は述べなくてもよいということを頭に入れておきましょう。
 

② お詫びの文言以外は通常のビジネスメールと同じ

お詫びの文言以外は、基本的に通常のビジネスメールのやり取りで大丈夫です。

お詫びの旨中心の文章になると、相手にとって必要な情報が分かりにくくなります。

 
読みやすい文章という意味でも、メールの内容は、本来のやり取りから外れないようにすることが大切。

お詫びを述べた後は、通常のビジネスメールと同じようなやり取りをしていきましょう。
 

③ いつも以上に誤字・脱字に気を付ける

メールの誤字脱字に気を付けるのは社会人として当然ですが、お詫びのメールを送る際には、特に注意をしましょう。

返信が遅れてしまったことに加えて、誤字・脱字のあるメールを送ってしまうと、相手の心象にかなりの悪影響が出やすいです。

 
一つ一つでは大事に至らなくても、ミスが重なると、相手からの信頼を失いやすいので要注意。

メールを送信する前には、複数回見直すといった、いつも以上に確認を徹底することをオススメします。

まとめ

ビジネスメールで返信に遅れた場合の対応について、振り返っておきましょう。

 
社内向けのお詫びメールでは、社内だからと気を抜かず、ビジネスマナーを踏まえた文言でお詫びをしましょう。

「申し訳ありません」や「失礼いたしました」という文言ですね。

社外向けのお詫びメールでは、最後にもお詫びの文言を入れておくことで、丁寧さが出ます。

 
社内・社外問わず、基本的に遅れた理由は書かなくてもよいことと、お詫びを述べた後は通常のやり取りを意識することが大切。

また、メールを送る前には、誤字脱字がないかをきちんとチェックしましょうね。

 
私が以前取引先への返信メールが遅くなった時は、お詫びの文言を入れたメールを送り、何とか事なきを得ました^^;

返信が遅れた後の対応を誤ると、相手との信頼関係にヒビが入る可能性もあると思って、すごくヒヤヒヤした記憶があります（汗）

 
必要であれば他の人に読んでもらうなどして、相手のことを配慮したお詫びメールを送っていきましょう！