ビジネス上であなたが謝罪メールを送った後に、相手からメールの返信を受けたことはありますか？
相手が気を遣って返信してくれたら、かなりホッとするもの^^
そんな時に、こちらも返信をするべきかどうか、悩みますよね！？
私は過去に、取引先担当者の名前の漢字を間違えてメールを送信してしまい、謝罪メールを送ったことがあります(;_;)
相手がとても良い方で、
「間違えられることが多いので大丈夫ですよ。ご丁寧にメールをいただきありがとうございました。」
という返信をくれたんですね。
ホッとしたのもつかの間、「こういう時ってメールの返信をするべきなんだろうか？」と非常に悩みました・・
周囲の人たちに聞いても、「送るべきだ！」「送らなくてもいいんじゃない！？」と両論がありました。
送るべきかどうか悩んだ上、どんな文面にすればよいのか分からず、結局返信できなかった経験があります^^;
今になって思いますが、返信をした方が確実に丁寧です。
悩んでいるあなたは、気遣いをしてくれたことに対するお礼をぜひ相手に伝えましょう！
そこで今回お伝えするのが・・
謝罪への返信メールに返信する理由
相手からの返信に対して、返信をオススメする理由をお伝えしていきます！
また、社内・社外別の例文付きでご紹介しますので、ご安心くださいね^^
まずは、謝罪メールへ返信の返信をすべき理由について見ていきましょう！
目次
謝罪メールの返信には返信をした方がいい？
あなたが謝罪メールを送って、相手が返信してくれた場合には、返信をした方がよいのでしょうか？
その答えはズバリYES！
謝罪しなければいけない事象を起こしたのは、こちら側ですよね。
その謝罪メールに対して「お気になさらずに」のような旨のメールが来たかと思います。
「返信は不要」という内容が書いていない限りは、こちらの方からも返信をするのが望ましいですよ^^
返信の返信をすべき理由が次の2点。
それは・・
- 誠意を伝えることができるため
- メールのやり取りは1往復半が理想的であるため
それぞれについて解説していきますね！
誠意を伝えることができるため
あなたが起こしたミスに対する寛大な処置に対して、まずは感謝の気持ちを述べましょう。
ビジネス上のミスは、後々に大きな問題の引き金になることがあります。
ましてや社外の担当者ともなれば、取引上のトラブルに発展しかねません。
相手は「気にしないで良いですよ」「今後ともよろしくお願いします」というように、返答してくれているのです。
これは非常にありがたいことよね！
そのため、
をしっかりと伝えていきましょう！
メールのやり取りは1往復半が理想的であるため
メールのやり取りで覚えておきたいポイントは、1往復半が理想的ということです。
その理由は、相手に極力負担をかけず、効率的にメールのやり取りができる目安とされているから。
1. あなたから送る
2. 返信が来る
ここまでが1往復です。
3. 返信メールに返す
これで1往復半となりますよね。
あなたが返信の返信メールを送るということは、ちょうど1往復半ということ。
そのため、返信不要であることを伝えてあげるのがベストです！
もしも他に何か用件があったとしても、別件で伝えるようにしましょう。
続けて用件を述べるのは、この状況では好ましくありません。
では実際に、謝罪メールにおける返信の返信をする場合には、どんな内容を書けばよいか気になりますね。
まずは、メールの相手が社内の方である場合の例文を見ていきましょう！
【社内】謝罪メールにおける返信の返信例文
相手が社内の人間の場合について、ご紹介していきます。
あなたのミスが原因で迷惑をかけているので、返信メールをもらったら、こちらも返信を行うのが相手への配慮。
たとえ社内同士であっても、ビジネスマナーをきちんと踏まえた上で、返信をしましょうね！
それでは、社内の相手への返信の返信例文をご紹介します。
技術部
〇〇 様
お疲れ様です。
営業部の山田です。
ご丁寧にメールをいただき、ありがとうございます。
温かいお言葉を頂戴し、とても嬉しく思っております。
今回の件では、ご迷惑をお掛けしてしまい、申し訳ありませんでした。
今後は同じ過ちを繰り返さないよう、十分注意いたします。
お忙しいことと思いますので、本メールへの返事はお気を遣われませんよう、お願いいたします。
営業部 山田 一郎
件名は、どのメールの返信にあたるのかが分かるよう、変えないようにしましょう。
つまり、「Re:〜」の状態で送るということです。
本文では、相手の心遣いに対するお礼をしっかりと述べてくださいね。
また、相手に迷惑をかけてしまったことへのお詫びや、今後同じようなミスはしない旨も伝えるとよいでしょう。
「メールを送る⇒相手からの返信⇒あなたの返信」と1往復半になるよう、最後にこれ以上の返信は不要であることを入れるのが大切。
ただし、「返信不要」と直接的に言わないようにしましょう。
「本メールへの返事はお気を遣われませんよう」のような文言を使うと、やんわりした表現となりますよ^^
取引先などの場合は、どう書けばよいのでしょうか？
続いて、社外向けの返信の返信メール例文を見ていきましょう！
【社外】謝罪メールにおける返信の返信例文
社外の方に対する返信の返信は、社内よりも少しハードルの高い内容です。
「どう書けばいいんだろう？」という思いが強くなるかもしれません^^;
ですがご安心ください！
言葉遣いは丁寧にする必要がありますが、基本的な内容は同じで構いません。
それでは早速例文を見ていきましょう！
〇〇株式会社
営業部
〇〇 〇〇 様
いつもお世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
ご丁寧にメールをいただきまして、誠にありがとうございます。
温かいお言葉を頂戴し、大変恐縮しております。
重ねてのお詫びとなりますが、ご迷惑をお掛けしてしまい、申し訳ございませんでした。
今後は同じ過ちを繰り返すことがないよう、誠心誠意努めて参ります。
お忙しいことと存じますので、どうかこのメールへのお返事にはお気遣いなさらないよう、お願い申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
基本的な内容は社内と変わりません。
ただし、あなたがミスをしてしまった立場なので、例文のようにビジネスマナーを踏まえた丁寧な内容で書くことが大切。
あなたが最初に送ったメールで、謝罪をしていると思います。
返信の返信時には、再度お詫びをすると丁寧。
「重ねてのお詫びとなりますが〜」のように書くと、相手への配慮が伝わりやすいですよ！
わざわざ返信をくれたことだけでも、非常にありがたいこと。
これ以上、相手に手間ををかけることのないよう、最後には「これ以上の返信は大丈夫ですよ」という旨の文言を付けるが好ましいですよ^^
まとめ
謝罪メールの返信に対して返信をした方がよい理由について、振り返っておきましょう。
◎ 誠意を伝えることができるため
◎ メールのやり取りは1往復半が理想的であるため
ミスを犯して謝罪をしたという前提がある以上、きちんとした対応と誠意あるレスポンスが重要。
あなたのミスに気遣いをしてくれたことに対しての感謝の気持ちは、しっかりと伝えるべきでしょう。
相手がわざわざ丁寧に返信をくれているわけなので。
返信の返信は、必ず行わなければならないというわけではありません。
ただし、今後の相手との関係性を考えると、返信の返信をした方が、相手からの印象がよくなることは間違いないと思います。
もし自分だったと考えると、返信の返信があった方が、確実に嬉しいので^^
ぜひ例文を参考にして、謝罪への返信メールに返信をしていきましょうね！
