社外の相手から見積もりをもらったけれども、こちらが求めている条件に合わないことってありますよね。

例えば下記のような状況。

  • 思っていたよりも金額が高くて予算オーバーだな…
  • 日程(納期)の面で受け入れるのは厳しい…
  • 他社の方が魅力的だな…

こんな状況の場合には、お断りをすることが必要となります。

 
相手との関係性を悪くせずに、丁寧に断る内容を考えて手が止まっている(;_:)

もしあなたがこのような状況であれば、このまま記事を読み進めてくださいね。

状況別にご紹介しますので、きっと悩みを解決できるはず!

私自身、見積もりを断る場合には、相手のことを配慮した内容を意識しています。

そのおかげか、断りのメールがきっかけで社外の方との関係性が悪くなったことはないですよ(^^)

 
見積もり断りメールは、どのような内容で書けばよいのでしょうか?

そこで今回は、

  • 金額面を理由に断る場合
  • 納期の面を理由に断る場合
  • 作業内容の面を理由に断る場合
  • 他社との比較で断る場合
  • 人員的な面を理由に断る場合

といった状況に応じて、ご紹介していきますね。

 
まずは金額面で折り合いがつかない場合の例文を見ていきましょう。

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金額面を理由に断る場合の例文

金額面で見積もりの断りを伝える際には、金額で折り合いがつかない旨を盛り込みましょう。

金額面で厳しい予算の範囲外のような理由ですね。

 
それでは、金額面で折り合いがつかない場合の例文を見ていきましょう。

件名:ご提案の見積もりの件に関しまして

 
株式会社○○
営業部 ○○ ○○ 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先日依頼したお見積もりの件ですが、ご対応いただき、ありがとうございました。
 
社内で慎重に検討しましたが、残念ながら弊社の予算と合わないため、今回は見送らせていただきたいと思います。

ご期待にお応えすることができず、申し訳ございません。
 
また機会がありましたら、その際はぜひよろしくお願いいたします。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:090-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 

金額面の理由を書くと、「相手に不快な思いをさせてしまうかな」と思うかも知れません。

でも、そこは心配無用

理由なくただ断われた場合は、相手が「どうして!?」と疑問を感じてしまいます。

金額面で厳しいという理由をしっかりと盛り込みましょう。

 
ただし、「金額が高すぎる」「もっと安くすべきだ」ということを述べるのはNG。

ビジネスマナーを配慮できない人だという印象を与え、次の機会がなくなる可能性大です。

 
続いては納期の面で折り合いがつかない場合の例文です。

こちらも例文を交えてご紹介していきますね!

納期の面を理由に断る場合の例文

日程面で見積もりの断りを伝える際には、下記のような理由で折り合いがつかない旨を盛り込みましょう。

スケジュール面で厳しい希望の納期で対応できないのような理由ですね。

 
それでは、納期の面で断る場合の例文を見ていきましょう。

件名:お見積もりの内容の件

 
株式会社○○
営業部 ○○ ○○ 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
見積もりをお送りいただきまして、誠にありがとうございました。
 
社内で慎重に検討させていただきました結果、納期の面でご希望にお応えすることできず、弊社でお引き受けするのは困難な状況です。

大変申し訳ありませんが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
 
また別の機会がありましたら、その際はよろしくお願い申し上げます。
 
(署名)

 

納期で難しい場合には、「日程の面で相手に迷惑をかけてしまうから、引き受けるのは難しいよ」という理由を伝えましょう。

相手を尊重して伝えることが大切です。

断られることは残念であっても、配慮があれば、悪い気分はしないですよね。

 
続いては作業内容の面で折り合いがつかない場合の例文です。

こちらも例文を交えてお伝えしていきますね!

作業内容の面を理由に断る場合の例文

作業内容の面で見積もりの断りを伝える際には、どんな内容で折り合いがつかないのかを盛り込みましょう。

作業内容が高度予想以上に時間を要するのような理由ですね。

 
それでは、作業内容の面で断る場合の例文を見ていきましょう。

件名:見積もりの件辞退のお詫び

 
株式会社○○
営業部 ○○ ○○ 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
見積もりをお送りいただきまして、誠にありがとうございました。
 
内容を精査させていただきましたところ、非常に高度な内容となっており、弊社では御社の高い技術力を充分に活用できる目途が立たないことがわかりました。

大変申し訳ありませんが、今回は採用を見送らせていただきたいと思います。
 
今後は御社の技術力を最大限に生かせるよう精進してまいりますので、引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。

(署名)

 

例文では、ただ内容が高度でできないという旨だけではなく、相手のことをしっかりと持ち上げているのがポイントです。

褒められて嫌な気持ちをする方は、まずいませんからね。

そして、最後に次回につなげていく姿勢を見せることが、今後に活きてきます!

 
続いては他社との比較で折り合いがつかない場合の例文です。

こちらも例文を交えてご紹介していきますね!

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他社との比較で断る場合の例文

他社との比較で見積もりの断りを伝える際には、下記のような折り合いがつかない旨を盛り込みましょう。

他社の提案の方がよりマッチしていた他社の見積もりと比較したのような旨ですね。

 
それでは、他社との比較で断る場合の例文を見ていきましょう。

件名:今回の見積もりの件

 
株式会社○○
営業部 ○○ ○○ 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
見積もりをお送りいただきまして、誠にありがとうございました。
 
社内で慎重に検討させていただきました結果、誠に遺憾ではございますが、今回は採用を見送らせていただきたいと思います。

弊社の希望する内容が、他社の提案に合致しておりました。
 
素晴らしいご提案をいただいたにも関わらず、このような返事となりましたことをお詫び申し上げます。

また別の機会がありましたら、その際はよろしくお願い申し上げます。
 
(署名)

 

例文では、「他社の提案内容の方が自分の会社にマッチしていた」のように、今回はご縁がなかったという旨を盛り込みましょう。

加えて、「素晴らしいご提案」という旨を入れて、フォローを入れることで丁寧に伝わる文言にしています。

 
NGなのは「御社の見積もりの内容がダメ」という旨を入れること。

たとえ金額が高い・サービス内容がよくないなどの理由があったとしても、それを伝えるのはビジネスマナーを踏まえた文章ではありません。

相手の状況を配慮することが大切です。

 
最後に、人員的な面で折り合いがつかない場合の例文です。

どんな内容にすればよいのか、例文を見ていきましょう!

人員的な面を理由に断る場合の例文

人員的な面で見積もりの断りを伝える際には、下記のような旨を盛り込みましょう。

必要な人員を確保できない人員の都合がつかないのような理由ですね。

 
それでは、人員的な面で折り合いがつかない場合の例文を見ていきましょう。

件名:〇〇の見積もりの内容につきまして

 
株式会社○○
営業部 ○○ ○○ 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
見積もりをお送りいただきまして、誠にありがとうございました。

内容を拝見しましたところ、人員の確保が難しく、今回はご提案を見送らせていただきたいと思います。
 
折角の素晴らしいご提案を弊社の都合でお断りすることになり、誠に申し訳ございません。
 
今後はご提案の内容でも対応できるよう努めますので、今後とも変わらぬご支援賜りたく、何卒よろしくお願い申し上げます。
 
(署名)

 

「その内容では人員的に無理でしょ」と心の中では思っても、そのまま文章にするのは避けましょう。

「人員的なリソースが不足している」のような、自分の会社の都合で理由をつけるのがビジネスマナーです。

 
そして、例文のように今後は対応できるよう努力していくという旨を盛り込むのがポイント。

このような文言を入れておくことで、次回も話があるかもしれません。

あくまで最後は前向きな内容で終わるようにしましょうね!

 
今まで5つの状況での見積もりを断る例文を見てきましたが、共通して意識すべきポイントがあります。

次の見出しで詳しく見ていきましょう。

断る理由と配慮の気持ちを述べよう!

社外の相手から提示された見積もりを断る際には、どのように伝えればよいか悩んでしまいますよね。

ですが、相手からするとなぜ断られたかの理由が重要。

理由を伝えてもらえると、相手はどこを改善すればよいかを考えることができるからです。

見積もりを断られた相手は、理由が金額であっても、納期であっても、内容を見直したり、もっと改善できるところがないか検討するでしょう。

私の経験で、今まで断る理由をちゃんとしていなかった場合の悪い例をご紹介しますね。

 
先輩がこれから取引をしようとしていた案件だったのですが、値引きが目的で、こちらが提示した見積もりを何度も断られました。

その間担当者は、断る理由を曖昧にしていたんですね・・。

無駄に時間を費やすし、不誠実な相手ということで、結局縁を切っていましたが(;_;)

 
やはり、理解できる理由を説明できなければ、その後の対応が難しくなってしまいます。

このようなことがないように、断る理由はしっかり述べることが大事ですよ!

 
また、相手への配慮の気持ちも忘れないようにしたいもの。

断ったけれども、最後に今後も関係を続けていきたいという旨があると、相手への配慮が伝わりやすいです。

「また別の機会がありましたら、その際はよろしくお願い申し上げます」のような文言ですね。

 
断りのメールでも、最後は前向きな表現で終わるようメールが書くことを意識していきましょう!

断りの理由を詳しく教えてほしいと言われたら

断る理由を入れてメールを送った後、理由を詳しく教えてほしいと言われた場合には、教えてあげるべきなのでしょうか?

その答えは・・
場合による

教えてあげてもいい場合と教える必要がない場合の基準をご紹介しますね!

 
教えても問題ないのは、こんな場合です。

  • 相手の姿勢が本気のとき
  • 相手がこちらのことを思ってくれているとき
  •  
    相手の姿勢が本気であれば、実際に契約まで至った後も、真剣に対応してくれる可能性が高いです。

    また、こちらのことを真剣に思ってくれていれば、条件を変えて再度提案してくれることもありますよ^^

    教える必要がないのは、こんな場合です。

  • 断った後に相手の態度が変わったとき
  • 相手がただ契約を取りたいという姿勢のとき
  •  
    断った後に、急に態度が変わる人っていますよね。

    そんな人には、わざわざ詳しい理由を教える必要はないでしょう。

    不誠実な人である可能性が高いので、教えてもロクなことがないと思いますよ(;_;)

     
    営業ノルマを達成するためなどの理由で、「何とかお願いします」という人っていますよね。

    自分の立場を中心に押してくる相手には、わざわざ教える必要はありません。

    反応してくれる人だと思われると、しつこく営業をかけられる可能性大です。

     
    相手の真剣度や姿勢によって、教えるか教えないかをしっかりと判断していきましょうね!

    まとめ

    見積もりの断りメールを送る際の意識すべきポイントについて、振り返っておきましょう。

    <見積もりの断りメールで意識すべきポイント>
    ◎ 断る理由を述べること
    ◎ 相手への配慮の気持ちを持つこと

     
    断る理由は社外の相手がすごく気になるところ。

    今回ご紹介した5つの状況のように、

    • 金額面
    • 納期の面
    • 作業内容の面
    • 他社との比較
    • 人員的な面

    など様々な状況がありますが、しっかりと理由を伝えるようにしましょうね。

     
    断るときは、相手のことを悪く言わないよう配慮の気持ちを持つことが大切。

    間違っても、「高すぎるから」「スケジュールが無謀すぎるから」などという文言はNGですよ!

     
    また、次の機会につながるように文章を締めるという点も忘れないようにしましょう。

    最後に「また機会がある際は、よろしくお願いします」の旨の内容があるとGOOD^^

     
    見積もりを断って終わりにするのではなく、また次の機会に期待していることが伝われば、相手側の印象もよくなりやすいですよ!

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