見積依頼へのお礼メール｜状況別3パターンの例文を活用して返信しよう

 
見積依頼は、自分の会社のサービスや商品に興味を持ってくれているという嬉しい依頼の1つ。

ただ単に見積依頼を受けたと言っても、

• まずは見積だけ
• 比較検討の材料に使いたい
• すぐにでも納品してほしい

などニーズは様々です。

 
メールで見積依頼を受けた場合には、返信もメールで行う場合が多いですよね。

どんな場合でも共通して必要なのが、見積を依頼してくれたことへのお礼。

 
見積依頼に対するお礼メールは、どんな内容にすればよいのでしょうか？

そこで今回、お礼メールの例文を下記の3パターンでご紹介していきます。

それが・・・

• 返信時に見積を送る場合
• 見積を送るのに時間を要する場合
• 返信時に断る場合

 
企業の総務部に所属している後輩は、見積依頼をかなり多く受ける立場にあります。

付き合いが浅い取引先や顧客からの依頼に対しては、どのような文面でお礼の返信をすればよいのか、特に悩むとのこと。

慣れない頃は「例文があれば助かるんだけどなぁ・・」と思っていたようです^^;

 
そこで今回は、見積依頼を受けた際のお礼メール例文についてご紹介していきます。

まずは、返信時に見積を送る場合の例文から見ていきましょう！

返信時に見積を送る場合のお礼メール例文

返信するタイミングで見積を送ることができるのは、ベストの対応だと言えます。

 
その際は、見積書を送付するだけではなく、見積を依頼してくれたことに対するお礼は必ず盛り込まなくてはいけません。

依頼のあったサービスや商品の価格・納期だけを記載するのはNG。

 
どんな内容にすればよいか、実際に例文をご紹介しますね！
 

 
件名は、何の見積依頼であるかを分かるようにします。

先方からのメールに商品名などの記載がある場合は、「Re:」でも問題はありません。

数多くの企業に、様々な見積を依頼しているケースも考えられるので、分かりやすい表記を意識しましょう。
 

挨拶の後に、今回見積依頼をしてくれたことに対するお礼を述べます。

文末ではなく、最初に述べるようにすると、感謝の気持ちが伝わりやすくなりますよ^^

 
見積を送る場合には、どのような方法にするかを記載してくださいね。

• 本文に記載する
• 添付ファイルで送る
• FAXで送る

など対応の方法をきちんと伝えましょう。

 
結びの言葉として、「是非検討してほしい」という旨の文章を付け加えると、ベストですよ^^

 
では次に、見積書の作成に時間がかかるなど、タイムラグが発生する場合はどうなのでしょうか？

次の見出しで見ていきましょう！

見積を送るのに時間を要する場合のお礼メール例文

何かの事情で、返信の際に見積を一緒に送れない場合は、先にお礼メールだけを送りましょう。

 
見積ができるのを待ってからの返信では、遅い場合があります。

見積がいつできるのかを含めて、先にお礼のメールを送るようにしてくださいね！

 
それでは、例文を見ていきましょう。
 

 
見積を作成するのが営業担当者など、他者に依頼する場合には、ある程度の時間がかかりますよね。

そのため、少し時間がかかりますという主旨の文章を盛り込んでください。

 
漠然と少々お待ち下さいでは、相手にいつまで待てばよいのかと思わせてしまいます。

いつ頃までに見積が作成できるのか、おおよそのタイミングを伝えてあげましょう。

 
ただし、余裕を持ったスケジュールで記載することが大切。

確実に見積を相手に出せる日時にしましょう。

記載した日時よりも遅くなれば、相手の不満が溜まってしまいますので^^;

 
ちなみに、見積依頼を受けたものの、断らなくてはいけない場合はどうなのでしょうか？

次の見出しで見ていきましょう！

返信時に断る場合のお礼メール例文

欠品・廃盤・モデルチェンジなどにより、先方の希望する商品やサービスが提供できないケースがあります。

 
せっかく見積依頼は受けたけれど、断らなくてはいけない・・・

こんなシチュエーションの場合は、どのような内容にすればよいでしょうか？

 
例文を見ていきましょう！
 

 
相手が希望する商品やサービスが提供できない場合でも、見積を依頼してくれたことに対するお礼は述べましょう。

 
断らなければならない場合として、下記のような理由があると思います。

 
どんな事情で見積依頼に応えることができないのか、その理由をきちんと書きましょうね。

 
大事なのが断りだけで終わらせないこと。

別の対応方法があるのであれば、代替案を伝えましょう！

 
相手はあなたの会社の商品やサービスに興味を持っています。

そのため、状況や用途にマッチした代替案であれば、購入に結びつく可能性が非常に高いです。

 
これまで3つのパターンにおける例文をご紹介してきました。

いずれの場合においても大事なことがあります。

それが見積を依頼をしてくれたことへのお礼。

 
見積依頼に対するお礼を述べる際には、どんなことに気をつければ良いのでしょうか？

次の見出しで見ていきましょう！

依頼をしてくれたことへのお礼を入れること

見積依頼というのは、こちらの提供する商品やサービスに興味を持ってくいるという証拠。

導入をしたい、もしくは導入を検討したいと思っているわけです。

 
そして、見積依頼という行動を起こしてくれているわけです。

そのため、見積依頼という行為に対して、まずはお礼を述べましょう。
 

本題に入る前に、お礼を伝えるのがオススメ。

「御礼申し上げます」「ありがとうございます」のような文言ですね^^

仮に見積を断る場合でも、しっかりと入れましょう！

 
また、併せてポイントとして押さえておきたいのは、見積依頼を受けたら、返信はできる限り早く行うこと。

24時間以内には対応するように心がけてくださいね。

 
返信が遅いと相手の不満が溜まってしまいます。

お礼のつもりが、お詫びになりかねません^^;

 
早く丁寧に返信をして、見積を依頼してくれたことへのお礼をしっかりと伝えましょうね！

まとめ

見積依頼に対するお礼メールのポイントについて、振り返っておきましょう。

 
見積依頼に関しては、丁寧なお礼と素早い対応が大切。

返信時に見積を送る場合、見積を後で送る場合、断る場合、いずれにせよ見積依頼という行為に対してのお礼を述べましょう！

 
見積を依頼するということは、こちらの商品やサービスに興味を持っているということ。

丁寧な対応をすることによって、販売の成功へとつながります。

 
また、断る場合でもただ断るのは、相手への印象があまりよくありません。

代替案を提案すると対応としてベスト。

相手が商品やサービスに興味を持っているので、代替案の提案によって、別商品の販売が成功する可能性があります。

 
私の後輩は、代替案の提案を意識的に行っています。

代替案でかなりの販売につなげているので、以前社長賞をもらったんですね^^

断るというマイナスの状況を、プラスに持っていくことができますよ！

 
ぜひあなたも見積依頼があった際には、状況に応じて臨機応変に対応してくださいね！

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