社内の人に資料作成を依頼するメールを書く際、手が止まってはいないでしょうか?

例えば、以下のような状況。

  • 企画会議用の資料の作成をお願いしたい
  • 仕事の効率化のため、資料作成を手伝ってもらいたい

 
「〇月〇日までお願い」「至急作成して欲しい」といった自分本位なお願いでは、相手は快く引き受けてくれません。

お願いの仕方を間違えると、押し付けのようになってしまいますよね^^;。

 
私は過去に上司から、「〇〇の件の資料作成しておいてください」という資料作成の依頼メールを受けたことがあります。

どのくらいの分量で、いつまでという具体的な指示がなかったため、困惑してしまったんですね^^;

 
そんな経験があるので、依頼する際には、相手に分かりやすく伝えることが大事だと凄く思ったわけです!

資料作成依頼メールは、どのような内容にすればよいか気になりますね。

もしもあなたがこのような悩みを抱えているのであれば、ぜひ今回の記事を参考にしてくださいませ!

 
今回は、資料作成を依頼する際のメール例文をご紹介していきます。

  • 作成者本人が使う資料の場合
  • あなたが使う資料の作成を手伝ってもらう場合

この2パターンでお伝えしてきますね!

 
きちんとした依頼メールを送れば、素晴らしい内容の資料を作成してもらえるかもしれません。

そのためには、相手が内容を的確に把握できる依頼の仕方が大事。

 
実際に依頼する場合の例文と、意識すべきポイントを見ていきましょう^^

 
まずは作成した本人が使う資料作成の依頼パターンについて、お伝えしてきますね!

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資料作成依頼メールの例文【作成者本人が使う場合】

資料作成を依頼されると、相手にとっては仕事が増えます。

タイミングによっては「今は忙しいのに…」と思われることもあるかもしれません。

 
資料作成依頼メールは、「ぜひあなたにお願いしたい」という旨を入れるのがコツ。

以下の例文を参考にしてみて下さいね!
 

件名:新商品Aに関する資料作成の依頼

 
〇〇 様
 
お疲れ様です。

山田です。
 
企画会議の発表で使用する資料の作成をお願いしたいと思っています。

〇〇さんのプレゼンテーションは、人を惹き付ける魅力があり、周りからの評判が凄くよいです。
 
そのため、発表とともに資料作成を是非ともよろしくお願いいたします。
 
作成してほしい資料の概要を下記にまとめました。

========================
内容:新商品Aの魅力について
形式:パワーポイント
分量:10ページ程度
期限:9月21日
========================

ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。

よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
資料作成の依頼メールは、どんな資料にすべきかの具体的なポイントを伝えることが大切。

例文のように、資料の具体的な内容・形式・分量・期限を記載するようにしましょう。

 
もしもこちらの指示が曖昧であれば、作成する側が困惑してしまいます。

そうすると、こちらが意図していない、的はずれな資料になる可能性があるのでご注意を!

 
特に、依頼者と作成者で大きく認識が変わりやすいのが分量です。

こちらは10ページ程度を想定していたのに、相手は30ページ程度の分量を想像しているかも知れません。

認識の相違をなくすためにも、分量は確実に伝えましょうね!

 
資料の作成を相手に手伝ってもらう場合は、どのような内容にすればよいのでしょうか?

次の見出しで、例文をお伝えしていきます!

資料作成依頼メールの例文【手伝ってもらう場合】

あなたが使う資料の作成を、手伝って欲しいときもありますよね。

 
そんな時は、「お力添え」というフレーズを使うのがオススメ。

助ける・協力するという意味で、相手へ支援をお願いする時に使える言葉です。

ビジネスシーンでは「協力」ではなく、「お力添え」を使うとスマートなので、ぜひ意識して使ってみましょう!

 
それでは「お力添え」を使って、例文をご紹介しますね。
 

件名:商品Aの市場に関する資料作成のお願い

 
〇〇さん
 
お疲れ様です。

山田です。
 
来週の企画会議で使用する資料を作成しているのですが、一部分〇〇さんにお願いをしたいと思っています。

商品Aの市場に関して、3年前から現在までの推移と結果をまとめた資料を作成いただきたいです。
 
〇〇さんは市場分析力に優れているので、ぜひお力添えいただければ幸いです。
 
作成してほしい資料の概要を下記にまとめました。

========================
内容:商品Aの市場に関する資料
形式:エクセル
枚数:4~5枚程度
期限:10月16日
========================

ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。

よろしくお願いいたします。
 
山田 一郎

 
資料作成を手伝ってもらう場合は、丁寧にお願いすることが大切。

「お力添えいただければ幸いです」のようにお願いするのがよいでしょう!

 
相手の良い部分を伝えることも忘れずに^^

・ あなたはこういう部分に優れている
 ↓
・ だからあなたに協力をお願いしたい

 
このように伝えると、相手の自尊心を高めることができるので、嫌な顔をせずに引き受けてもらいやすいですよ!

 
ぜひ意識してみてくださいね^^

 
今まで2つの状況における例文をご紹介してきました。

「よし資料作成の依頼メールを書いてみよう!」と思っても、例文と状況が違うと、どんなポイントを意識すればよいのかと迷ってしまうかもしれません・・。

 
そこで、どんなことを意識すればよいのかお伝えしていきますね!

あらゆる状況に対応できるように、特に重要なポイントを3つにまとめてみました^^

 
次の見出しで見ていきましょう!

資料の作成を依頼する際に意識すべき3つのポイント

資料作成をスムーズに引き受けてもらい、依頼したい内容を的確に伝えるためには、どうすればよいのでしょうか?

意識すべきポイントが次の3つ。

それが・・・

  • 分かりやすい件名にする
  • 相手に頼みたい理由を述べる
  • 資料の内容を記載する

それぞれについて見ていきましょう!
 

分かりやすい件名にする

件名は一目見て依頼メールだと分かるようにしましょう。

あやふやな件名だと、メールを受け取った相手は、どんな目的なのかが分かりにくくなります。

 
例えば、次のような件名だと、どんな内容なのかが分かりやすいです。

  • 〇〇の資料作成の依頼
  • 〇〇に関する資料作成のお願い

件名は相手の一番最初に目に触れる場所なので、ぜひ意識をしていきましょう!
 

相手に頼みたい理由を述べる

なぜあなたに頼みたいのかということを伝えるようにしましょう。

 
「資料が必要なので作成をお願いします」というのと、「〇〇さんは〜の部分が優れているので、ぜひ資料の作成をお願いします」というのでは、どちらの印象がよいでしょうか?

もちろん後者ですよね!

 
その理由は、「自分は〜の部分で認められている」という相手の自尊心が高まるから。

ぜひ相手の良い部分を述べた上で、依頼するようにしましょう!

 
スムーズに引き受けてくれる可能性が上がるので、頑張って資料を作成してもらいやすくなります。

つまり、頼み方次第で資料のクオリティーがよくなるということ^^

 
これはやらないと損ですね!

ぜひ実践していきましょう。
 

資料の内容を記載する

頼み方が上手でも、依頼する側が的確に指示ができなければ、望んだ資料は作成してもらえません。

 
どんな資料を作成してほしいか、きちんと指示をすることが大切。

具体的には・・

  • どんな資料を作成して欲しいのか
  • どのくらいの文量か
  • 形式(エクセル、ワード、パワーポイントなど)
  • 期限はいつまでか

このように、内容を箇条書きで記載します。

 
分かりやすいように、概要を「======」などで括るようにすると、相手が理解しやすいでしょう。

相手の立場に立ってメール内容を考えることが大切ですよ^^

 
ぜひこれらの3つのポイントを意識して、相手に依頼をしていきましょうね!

まとめ

社内の方へ資料の作成を依頼するメールのポイントについて、振り返っておきましょう。

<資料作成の依頼メールのポイント>
① 分かりやすい件名にする
② 相手に頼みたい理由を述べる
③ 資料の内容を記載する

 
特に意識したいのが「その相手に頼みたい理由を述べる」こと。

なぜあなたに頼みたいのかを伝えることが大切です。

 
その人ならではの特徴や仕事ぶりを褒めて依頼をすると、相手が快く引き受けてくれやすくなります!

もしあなたが依頼される立場だったら、自分のことを認めてくれた上で頼まれると、なかなか断れないですよね。

また、いざ資料作成を行う場合でも、気持ちよく取り組めるはず^^

 
自分だったらこう頼まれると嬉しいなということを意識して、相手に依頼をしましょう。

資料作成の依頼メールをする際には、ぜひ3つのポイントを意識してみてくださいね!

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