社内の人へ結婚式の祝電を依頼する場合、「どんな依頼メール送ればいいんだろう…」と悩んでいませんか？
祝電によって、新郎新婦を盛りたててあげたいですよね。
上司や同僚からの祝電があれば、新郎新婦の顔を立てることにもつながります。
社内の人が結婚式を挙げるとき、祝電によってお祝いしてあげたい！
そんな場合には、どのような依頼メールを送ればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが・・・
社内向けの祝電依頼メール例文
私は過去に上司へ祝電の依頼メールを送る状況になった時がありました。
祝電の依頼メールは書いたことがなかったため、どんな内容にすればよいか色々調べたんですね。
結構時間がかかってしまい、その時に思ったのが、「例文があれば助かるな・・」ということ^^;
そんな経験があるので、ぜひあなたには祝電の依頼メールを送る際のショートカットができるようお手伝いしていきたいと思います！
「相手にできるだけ祝電を送ってもらえるように依頼したい！」という方は、ぜひ今回の記事を参考にしてくださいね。
祝電の依頼メールを社内の方に送る場合の例文をご紹介していきます！
目次
社内の方へ送る祝電の依頼メール例文
社内の方へ祝電をメールで依頼をしたいという場合には、どのような内容にすればよいのでしょうか？
依頼メールの例文を挙げますので、ご参考になればと思います。
総務部
◯◯ 課長
お疲れ様です。
営業部第一課の山田です。
この度、営業部第一課の△△△△さんが社外の◎◎◎◎さんとご結婚されます。
大変恐縮ですが、△△さんへの祝電をお願いしてもよろしいでしょうか。
◯◯課長の心温まる祝辞が新郎新婦の門出にとって、とてもよい励ましになると思っております。
結婚式の詳細は以下の通りです。
====================
日程：20XX年◯月◯日(土)
開始時刻：14時00分
結婚式会場：××ホテル
式場住所：東京都品川区〜
式場電話番号：03-XXXX-XXXX
====================
ご不明な点がございましたら、山田までご連絡をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
営業部 山田 一郎
TEL：090-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
例文は上司に送ることを想定して記載しました。
同僚などに送る場合には、宛名の部分を変更して作成してくださいね。
本文中では、誰が結婚するのかを忘れずに述べるようにしましょう。
例文のように、他部署の人へ送る場合には、部署名付きで伝えると親切。
相手が社内なのか社外なのかも、併せて記載することが大切です。
もし相手も社内の方である場合は、どこの部署かを記載して社内同士であることが分かるようにしましょう。
社内宛のメールなので、必要なことを簡潔にまとめるのが望ましいです。
長文で読むのに時間がかかるメールだと、読み手が疲れてしまいますからね^^;
依頼したい事項が確実に伝わるような内容をオススメします！
例文をご紹介しましたが、いざあなたが依頼メールを送ろうとすると、手が止まってしまうかもしれません。
それは、どんなことを意識すればよいか頭に入っていないから^^;
ではそんな部分を解消するために、必ず守りたいポイントをご紹介していきます。
特に意識すべきポイントを3つにまとめましたので、ぜひ意識してみてくださいね！
祝電の依頼メール作成の際に意識すべきポイントを、次の見出しで見ていきましょう。
祝電を依頼すべき3つのポイント
祝電を依頼する場合のメールでは、どんなことを意識すべきでしょうか？
それは・・・
- 分かりやすい件名にする
- 丁重にお願いをする
- 結婚式の概要を記載する
それぞれについて、詳しく見ていきましょう！
分かりやすい件名にする
メールでまず最初に目につくのが件名。
長々と書かずに、明確に用件が伝わる件名にしましょう。
- 祝電のお願い
- 祝電の依頼
といったシンプルのもので問題ありません。
丁重にお願いをする
祝電の作成は相手に強制することができません。
そのため、丁重にお願いするようにしましょう。
例文のように「◯◯課長（さん）の心温まる祝辞が〜」といった、個人名を挙げてお願いするのがオススメ。
相手が自分宛てにお願いをされているという感覚になるので、祝電を送ってくれる確率が上がります。
また、お願いの仕方ですが、直接的に｢祝電を送ってください｣と書くのはオススメしません。
強制的な印象が強くなってしまいますので^^;
そのため、例文のように疑問形で「よろしいでしょうか」のような表現にすると、やんわりと相手にお願いができますよ！
結婚式の概要を記載する
結婚式の日時や会場がわからなければ、祝電を送りたくても送ることができません。
祝電の対応に了解を得ても、結婚式に関する情報が不十分であれば、残念な結果になってしまいますよね^^;
そんなことにならないよう、結婚式の概要について記載をしましょう。
記載する項目の一例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。
- 日程
- 開始時刻
- 式場名
- 式場住所
- 式場電話番号
この3つのポイント加えて、多くの人が見落としがちなことがあります。
それがスケジュールのこと。
内容のみならず、段取りも意識しておきましょうね^^
依頼メールはいつ頃に送るのが望ましいのでしょうか？
次の見出しでは、依頼する時期についてお伝えしていきたいと思います。
祝電の依頼メールは余裕をもったスケジュールで
祝電の依頼メールは、どのタイミングで送るのがよいでしょうか？
その目安は・・・
結婚式の2週間～遅くとも1週間前
結婚式よりも前すぎると相手が忘れがちになるし、近すぎると相手に大きな負担をかけてしまいます。
特に、結婚式の数日前に依頼メールを送るのは失礼なこと。
祝電を送る側は、内容を考えたり祝電を手配したりする必要があります。
直前に依頼してしまうと、相手に大きな負担をかけるということ。
そうすると、「段取りの悪い人」という印象があなたにつく可能性があるので、ぜひ余裕を持ったスケジュールで送るようにしましょうね！
個人的な目安では、余裕を持って2週間程前に依頼メールを送るのがオススメ^^
相手の手間暇を考えると、ギリギリになるのは避ける方がよいでしょう。
できるだけ余裕をもったスケジュールで、依頼メールを送るように心掛けてくださいね！
まとめ
祝電の依頼メールで意識すべきポイントについて、振り返っておきましょう。
① 分かりやすい件名にする
② 丁重にお願いをする
③ 結婚式の概要を記載する
祝電は相手に強制することができません。
そのため、ビジネスマナーを踏まえて丁寧にお願いする必要があります。
祝電を作成してもらう確率を上げるためには、本文中に「相手の名前」を入れて呼びかけることがポイント。
相手の名前を入れることによって、メールの受け手に自分事として認識してもらうためです。
少しでも相手に対応をしてもらえるよう、このような工夫をしていきましょうね！
私は上司に祝電の依頼メールを送った際に、本文中にきちんと上司の名前を入れました！
このことが成果に結びついたのか、頼んだ上司5人中5人が書いてくれましたよ^^
母数は多くありませんが、見事100%の成功率！
ぜひあなたも実践してみてください。
上記の3つのポイントを押さえた依頼メールを送り、相手に気持ちよく祝電を打ってもらえるようにしていきましょう。
