社外の担当者に同行してもらおうと、同行を依頼する場合がありますよね。
例えば次のような場合。
- 商品やサービスを詳しく説明してほしい
- 一緒に謝罪して誠意を示したい
そのような場合に、どのような依頼メールを送ればよいのか、困ってはいませんか？
相手が引き受けてくれなかったり、乗り気になってくれないかもしれない…
そう考えると、なかなか一通のメールを送ることができず、悩んでしまうと思います^^;
同行依頼メールを社外の方へ送る場合には、どんな内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回お伝えするのが、協力を仰ぐ依頼メール例文。
今回は2つの状況別にお伝えしていきますね。
それが・・・
- 営業目的で依頼する場合の例文
- お詫び目的で依頼する場合の例文
私自身も社会人3年目あたりまでは、社外の方に協力をお願いするメールを送るときは、結構悩むことも多かったです。
- 断られたらどうしよう…
- 失礼な頼み方だと思われたらどうしよう…
なんて考えていたんですね^^;
そんな状況であればいいなと思ったのが、依頼メールの例文。
そこで今回は、快く同行してもらうための例文をポイント付きでご紹介していきます！
まずは営業目的で同行を依頼する際の例文を見ていきましょう。
目次
営業目的で同行する場合の例文
商品の営業が目的
で、他社担当者へ同行をお願いする場合の例文をご紹介します。
下記の例文を見ていきましょう。
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
株式会社△△商事の担当者が、御社の商品Aに興味を持っております。
専門的な知識を要する商品であるため、ぜひ〇〇様にお力添えをいただきたいと思っております。
ご足労をおかけいたしますが、ご同行をお願いできないでしょうか。
詳細な内容が下記です。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
・ 会社名：株式会社△△商事
・ 住所：東京都品川区××××1-23-234
・ 商談相手：営業本部 課長 ●●様
・ 商談内容：商品Aの具体的なメリット、導入事例
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社△△商事へ商品Aの販売が成功すれば、口コミで周囲への導入が広まる可能性があります。
お互いの販売実績を作るためにも、お力添えの程よろしくお願い申し上げます。
訪問の日時につきましては、〇〇様のご都合のつく日時で調整させていただきたいと思っております。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
最初に相手の目に入るのが件名。
メールを開く前に、「ご同行のお願い」などどんな内容なのかの概要が分かるような表記にしましょう。
本文では、商談内容や商談相手についての情報を伝えます。
「＝＝＝＝＝」部分のように、内容をまとめると相手が理解しやすいです。
相手にもメリットがある旨を示した上でお願いすると、協力してもらいやすいでしょう。
ちなみに、お詫びのために同行を依頼する場合は、どうなのでしょうか？
次の見出しで例文を見ていきましょう！
お詫び目的で依頼する場合の例文
取引先へ納品した商品に不具合が起こり、お詫び目的で同行をお願いする場合の例文です。
下記の例文を見ていきましょう。
〇〇株式会社
開発部 課長
〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
株式会社△△へ納品した機器Bについて、電源が正常に入らない不具合が起こりました。
つきましては、お詫びのために9月13日に株式会社△△へ訪問する予定です。
より誠意を示すためにも、ご同行をお願いできないでしょうか。
詳細な内容が下記です。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
・ 会社名：株式会社△△
・ 住所：東京都港区××××1-23-234
・ 訪問日時：9月13日（水）
・ 面会相手：技術部 係長 ●●様
・ 状況：機器Bの電源が正常に入らない不具合が度々発生する。状況が改善しなければ、今後他社に切り替えたいと言われている。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社△△との信頼を回復できなければ、弊社のみならず、貴社にとっても損害が発生することを憂慮しております。
ぜひお力添えいただきたく存じます。
お忙しい中大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
お詫びのために同行を依頼する場合は、現在どんな状況であるかを伝えましょう。
自分の意見ではなく、客観的な事実を入れることが大切。
これ以上話が悪い方向に進まないよう、ぜひ協力してほしいという内容にしましょう。
最悪の場合どうなるかも伝えておくと、相手に危機感を与えることができます。
マズい状況であることを伝え、同行してお詫びをしたい旨を述べることが大切です！
ここまで2つの状況における例文をご紹介してきました。
「何となく分かった気がするけど、きちんと書けるか不安・・」
もしかすると、あなたはこんな状況かもしれません^^;
そこで、社外の担当者へ同行を依頼する際のポイントについて、分かりやすくまとめてみました！
次の見出しで詳しく見ていきましょう。
同行を依頼する際に意識すべき3つのポイント
同行を依頼するメールは、どのようなことを意識すればよいのでしょうか？
そのポイントが次の3つ。
- 協力してほしい旨を伝える
- 共通の目的を述べる
- 相手への気遣いを忘れない
それぞれについて見ていきましょう！
① 協力してほしい旨を伝える
協力を求める際には、その理由を示すことが大切。
相手も日々やるべき仕事があり、意味もなく動いてはくれないでしょう。
そのため、何で協力してほしいのかを伝えてくださいね！
あわせてぜひあなたにお願いしたいという旨を示すことも大切。
その人が必要である文言が書かれていたら、協力してくれる可能性はグッと上がるでしょう。
② 共通の目的を述べる
同行をお願いするということは、何らかの目的があるはず。
自分だけではなく、相手との共通目標を示すことが大切です！
営業の場合だと、販売に結びつけることで、共に会社に利益をもたらすことですよね。
お詫びの場合だと、共に誠意を示すことで、関係の維持や改善を図ることでしょう。
共通の目的を明確に述べることで、社外の担当者に協力をしたいという気持ちを抱かせることができますよ！
③ 相手への気遣いを忘れない
ビジネスは人間対人間の付き合いです。
相手を不快な気持ちにさせないよう、気遣いを忘れないことが大切。
気遣いが感じられない依頼メールであれば、協力したいという気持ちが湧かないでしょう。
あなたがメールの受け手だったら、機械的な依頼メールの内容に、わざわざ時間を割いて協力したいとは思わないですよね^^;
自分本位の内容になっていないか、メールの送信前にはチェックを忘れずに。
心配であれば、第三者にチェックしてもらうこともアリだと思いますよ^^
丁重な言葉遣いと相手のことを配慮した内容で、メールを送るようにしましょうね！
まとめ
社外の方への同行依頼メールのポイントについて、振り返っておきましょう。
① 協力してほしい旨を伝える
② 共通の目的を述べる
③ 相手への気遣いを忘れない
同行を依頼する上で何より大事なのが、相手に協力をしたいと思わせること。
自分本位での依頼では、協力を得るのが難しいと思います。
ぜひあなたに同行してもらいたいという旨をしっかりと伝えましょう。
また、お互いにとってどんなメリットがあるのかを示すことも忘れずに！
私はこの3つのポイントをいつも押さえて、依頼メールを作成しています。
おかげで、相手のスケジュールの都合が合わないという以外は、ほぼ断られていません！
相手への気遣いを意識していることが、活きているのかなと思っています^^
同行依頼メール作成時には、3つのポイントをきちんと押さえて、メールを送るようにしていきましょうね！
