ビジネスメールでは、いきなりメインの内容からではなく、書き出し文と呼ばれる挨拶から始めるのがマナーです。
自分からメールを送る時には、「お疲れ様です」や「お世話になっております」を一般的に書き出しで使います。
ですが、返信時にこのパターンだけでは、あまりにも形式的な感じがしますよね^^;
以前の私がまさにこの2つの挨拶ばかりでした。
でも、同じパターンばかりだと、「あまりにも引き出しが少ないなぁ・・」と感じていたんですね。
「返信ありがとう」や「お久しぶり」などの書き出しも使いたいのは、私自身だけではないはず！
実は返信時の書き出し文は、色々なパターンで書くことができるんです。
どんなパターンがあるのでしょうか？
そこで知りたいのが・・・
返信をする際の書き出しの例文
何となく形式的になりがちな書き出し文ですが、本文の最初に見る文章なので、相手の印象を決める上で結構大事なんですね。
返信時に状況に合わせた書き出し文を書くことができると、相手に「応用の利く人だ！」という印象を与えることができますよ！
マナーを踏まえた、スムーズな書き出しとはいったいどのようなものがあるのでしょうか？
実際に例文を挙げて、ビジネスメールの返信書き出し文をご紹介していきますね。
目次
連絡ありがとうパターンの使い方と例
「連絡ありがとう」という書き出しで返信をする場合の例文を見ていきましょう。
〇〇 課長
ご連絡ありがとうございます。（※）
〇〇課長のおかげで、問題を解決することができました。
（以下省略）
※の部分を下記のように変更してみましょう。
「連絡ありがとう」を意味するフレーズには、下記のようなものがあります。
① ご連絡ありがとうございます。
② ご連絡いただき、ありがとうございます。
③ 早速のご連絡ありがとうございます。
①の「ご連絡ありがとうございます」は、社内の方・社外の方ともに使える鉄板フレーズ！
何らかのアクションを先方が起こしてくれたことに対する感謝の気持ちを表しています。
②の「ご連絡いただき、ありがとうございます」は、①よりも丁寧な表現になっています。
社外の取引先担当者や、社内の上司などに利用するとよいでしょう。
③の「早速のご連絡ありがとうございます」は、返信に対するお礼に加えて、迅速な対応をしてくれた場合に使用します。
こちらからメールを送り、その返信をもらった場合や、直接何かを依頼した件の回答や報告を受ける場合ですね。
ちなみに、社外・社内共に件名は「何の返信か」が分かるよう、件名は変えないことが大切。
返信を表す「Re:」はそのまま残しておきましょうね。
では次に、返信に対するお礼の書き出し文には、どのようなものがあるのでしょうか？
続いて見ていきましょう。
返信ありがとうパターンの使い方と例
「返信ありがとう」という書き出しで返信をする場合の例文を見ていきましょう。
株式会社〇〇
人事部 〇〇 〇〇 様
ご返信いただき、ありがとうございます。（※）
〇〇の件について、手続きを進めてまいります。
（以下省略）
自分のメールに対する返信をしてくれたことを中心に、お礼を伝える挨拶文です。
「返信ありがとう」を意味するフレーズには、下記のようなものがあります。
① ご返信いただき、ありがとうございます。
② 早速のご返信、ありがとうございます。
③ ご多忙のところ、ご返信いただき誠にありがとうございます。
①の「ご返信いただき、ありがとうございます」は、もっともポピュラーな書き出し文。
自分の送ったメールに対する返信を受けた場合に、使いやすい挨拶です。
社内・社外問わず使用することができます。
②の「早速のご返信、ありがとうございます」は、相手がスピーディに対応してくれた場合に使用するのがよいでしょう。
ビジネス上ではレスポンスの早さが重要ですが、忙しい状況であれば返信が遅れることも考えられますよね。
そんな中、自分へのメールの返信を早く行ってくれたことに対する感謝を表現することができます。
③の「ご多忙のところ、ご返信いただき誠にありがとうございます」は、社外用もしくは自分の上席にあたる人に対する敬意を表した書き出し文です。
相手が管理職クラスの役職者や、取引先などの場合は③の例文が適しています。
では次に「お世話になっている」という書き出しについてはどうでしょうか？
続いて見ていきましょう。
お世話になってますパターンの使い方と例
「お世話になってます」パターンは、ビジネス上最も多く使用するフレーズと言っても過言ではありません。
「お世話になってます」パターンは、基本的に社外の相手に使います。
ビジネスメールの返信でも、書き出しの挨拶文として、非常に使いやすいです。
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
いつもお世話になっております。（※）
株式会社ビジマナねっとの山田です。
（以下省略）
「お世話になってます」を意味するフレーズは、下記のようなものがあります。
① いつもお世話になっております。
② 平素より大変お世話になっております。
③ いつもお世話になり、ありがとうございます。
①の「いつもお世話になっております」は、関係が継続している相手に対して使うことのできるフレーズ。
今まで何かしらのやり取りを行ったことがある相手に対して使用します。
②の「平素より大変お世話になっております」は、よりかしこまった表現です。
「平素より」は日頃からという意味があります。
③の場合は、より感謝の気持ちを出したい場合や、特別感を持たせたい場合の書き出しフレーズです。
このフレーズは関係性が継続している相手に対して、送るようにしましょう。
「久しぶりの相手」からの返信メールには、どのような書き出し文が適しているのでしょうか？
続いて見ていきましょう。
お久しぶりパターンの使い方と例
「お久しぶり」というのは親しい相手に対する口語体であるため、ビジネス上では「ご無沙汰」という言葉を利用します。
「ご無沙汰」という書き出しで返信をする場合の例文を見ていきましょう。
株式会社〇〇
人事部 〇〇 〇〇 様
ご無沙汰しております。（※）
株式会社のビジマナねっとの山田です。
（以下省略）
「お久しぶり」を意味するフレーズには、下記のようなものがあります。
① ご無沙汰しております。
② ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
③ ご無沙汰しており、大変申し訳ございません。
①の「ご無沙汰」は、相手が社内・社外の方問わず使用することができます。
お久しぶりですという旨をメールで伝える場合に、使用しましょう。
②の「ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか」は、より相手に気を遣いたい場合に使用しましょう。
問いかけによって、相手へ配慮する気持ちを伝えやすいです。
③の「ご無沙汰しており、大変申し訳ございません」は、こちらから連絡が中々できなかった場合に使います。
3ヶ月以上空いてしまった場合が、期間のおおよその目安です。
では最後に、対応に対するお礼を述べる場合の冒頭文は、どのような書き出し文がよいのでしょうか？
次の見出しで見ていきましょう。
先日はありがとうパターンの使い方と例
「先日はありがとう」という書き出しで返信をする場合の例文を見ていきましょう。
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
先日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。（※）
〇〇様のご尽力により、商品Aの目標達成の目処が立ちました。
（以下省略）
相手とやり取りしたことに対するお礼になるので、その後どんな結果になったか、どう感じたかなどを盛り込むと、さらによいでしょう。
「先日はありがとう」を意味するフレーズには、下記のようなものがあります。
ちなみに、先日は本日に変えても問題ありませんよ^^
① 先日はありがとうございました
② 先日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました
③ このたびは迅速なご対応をいただき、ありがとうございました
①の「先日はありがとうございました」は、少し前に相手とやり取りをした場合に使えるシンプルな書き出しフレーズです。
②の「先日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました」は、相手が時間を割いてくれたことを中心に書くお礼です。
多忙そうな相手に使うのがよいでしょう。
③の「このたびは迅速なご対応をいただき、ありがとうございました」は、相手のレスポンスの速さに対するお礼になります。
何かを依頼して、すぐに対応してもらった時に使用するとよいでしょう。
まとめ
ビジネスメールの返信書き出し文について、振り返っておきましょう。
◎ 相手や状況によって書き出し文を選ぶ
◎ 相手を思いやる気持ちを持つ
メールの書き出し文は気を抜くと、いつも同じになってしまいがちです。
相手が社内の方だと「お疲れ様です」、社外の方だと「いつもお世話になっております」のフレーズですね。
そうならないよう、相手や状況によって、返信時の書き出し文に変化を加えるようにしましょう。
私はこの15つの挨拶パターンをリスト化して、相手によって変化を付けるようにしています！
そのおかげか、「引き出しが多いね〜」と言ってもらえたことが度々^^
書き出し文が形式的にならないのが、相手に良い印象を与えているのかなと思ってます！
返信時には、相手や状況に応じて、いろいろな書き出し文を使ってみてくださいね。
引き出しが多いと、相手からの印象が思った以上に良いなど、様々なメリットがありますよ〜
