仕事で協力して頑張ってきた方が転職することになったら、何とも寂しい気持ちがするもの。
関係が深かった方から、転職に伴う挨拶メールを受け取った場合には、どんな返信をすればよいか困ってしまいませんか？
ただ単に・・
- 今までありがとうございました
- 新天地でのご活躍をお祈りしています
というだけの文言では、形式的な印象でもの寂しい感じがします^^;
どのような内容にすれば、今までの感謝の気持ちを伝え、今後の応援の気持ちを伝えることができるのでしょうか？
そこで知りたいのが・・・
退職挨拶メールへの返信例文
直接顔を合わせる場合だと、言葉で伝えやすいですが、メールだとどんな内容にすべきか結構難しく感じるもの。
私自身、転職する方への返信の文面をなかなか書けず、苦労したことがあるんですね^^;
その時に「例文と意識すべきポイントが分かればいいのになぁ」と思っていて、本やネットで色々と探した記憶があります。
そんな要望に応えるため、
- 社内の方への転職の挨拶に対する返信
- 社外の方への転職の挨拶に対する返信
の例文と意識すべき3つのポイントについてまとめてみました！
まずは、親交の深い社内の方から転職の挨拶メールが来た場合の返信例文について見ていきましょう。
【社内】転職の挨拶に対する返信例文
親しい社内の人から転職する挨拶メールが来ると、とても残念に感じますね。
返信では今まで関わった中で特に思い出に残ったことを伝えると、相手が受ける印象がよいです。
それでは早速例文を見ていきましょう。
〇〇 様
お疲れ様です。
山田です。
ご退職されるということで、正直寂しい気持ちでいっぱいです。
いつも〇〇さんには困ったことがあったときに助けていただき、本当にありがとうございました。
特にプロジェクトAでご一緒した際に、臨機応変な対応で私の不手際を見事にカバーして下さったことは、今でも鮮明に覚えています。
〇〇さんが会社を離れてしまうのは非常に残念ですが、新しい環境でのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これからも教えていただいたことを忘れずに日々、努力していきます。
今まで大変お世話になり、ありがとうございました。
山田 一郎
上記は親交の深い先輩に送る場合の例文ですが、役職がある方の場合は、〇〇課長のように置き換えて作成しましょう。
転職のご挨拶メールに返信する文面には、まず今までお世話になった感謝の気持ちを入れましょう。
ありきたりな文章だと相手の心に響かないため、その人との思い出話を入れるのがよいです。
社内の方へ送る場合には、特に気を付けたい注意点があります。
それは・・・
早く返信すること
転職の挨拶メールを送った人が在職中にメールを送らないと、読んでもらえないからです。
退職者が出勤の最終日に挨拶メールを送るというケースが多いので、返信は速やかにしましょうね！
私は過去にギリギリのタイミングで、返信を受け取ってもらえたことがあります。
あと10分遅ければ、見てもらえなかったと思います^^;
メールを見てもらえなければ、内容が相手に全く伝わらないので、タイミングを逸しないように注意しましょう！
社外の人からの転職の挨拶メールに返信する場合は、どうなのでしょうか？
次の見出しで見ていきましょう！
【社外】転職の挨拶に対する返信例文
社外の人から転職の挨拶メールを受けて返信する際は、言葉遣いを意識しましょう。
お仕事でお世話になったことへの感謝を丁寧に伝えることがポイントですよ！
それでは例文を見ていきましょう。
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
いつもお世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
ご退職されるということで、正直非常に驚いています。
〇〇様には、私が案件Aに携わった当時から様々な面でご指導いただき、大変感謝しております。
転職のお知らせは非常に残念でありますが、今後のご活躍をお祈り申し上げます。
これまでお世話になったことは忘れません。
今まで本当にありがとうございました。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1－23 ○○ビル5F
TEL：03-××××-××××
FAX：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
例文は社内の方への返信と比べると、ビジネスマナーを踏まえた文章となっています。
相手を気遣う丁寧な文面にすることが大切です。
一緒に携わった案件やプロジェクトなどでお世話になった文面があると、相手の印象に残りやすいですよ。
「社外の方だから形式的な文章でいいや」とは思わないことが大切。
同業他社の場合には、またどこかでご縁があるかもしれません。
その時には、心のこもった文章と形式的な文章だと、どっちが相手の印象に残っているでしょうか？
もちろん前者の心のこもった文章ですよね！
社外の方の場合も、転職の挨拶メールを受けたら、相手が在職中である間にメールが届くようスピーディーな対応を心掛けましょう。
社内・社外問わず挨拶メールへの返信には、意識するべきポイントがあります。
それが3つの気持ちを入れること。
次の意味出しで詳しい内容を見ていきましょう！
3つの気持ちを伝えよう
社外の人からメールで退職のご連絡を受けたら、返信に入れたい3つの気持ちがあります。
それが・・・
- 感謝の気持ち
- 残念な気持ち
- 応援の気持ち
それぞれについて見ていきましょう。
感謝の気持ち
まず、ポイントの1つ目は感謝の気持ちです。
今まで仕事でお世話になったことへのお礼を伝えましょう。
「ありがとうございました」という内容のメールを見て嫌な気持ちがする人はいないですよね。
感謝の気持ちはこの3つの気持ちの中で一番大事だと言えますので、忘れずに入れることが大切です。
残念な気持ち
2つ目のポイントが残念な気持ちを入れること。
会社を退職することが残念であると伝われば、転職する人もこれまで一緒に仕事をしてきてよかったと感じることができるはず。
「いてもいなくてもよかった人」「いてほしくない人」と思われるのが、相手にとって非常に悲しいことですからね^^;
特に、長いお付き合いであった場合は、残念な気持ちがより一層湧いてくると思います。
応援の気持ち
最後が新しい出発を応援する気持ち。
転職の挨拶メールを受け取った人が寂しく感じつつも、将来を応援してくれたら、転職者にとっては非常に嬉しいことです。
挨拶メールを送って来た人は、これからの環境が変わるので、少なからず何らかしらの不安を感じています。
「新しい環境にすぐ慣れることができるだろうか？」、「仕事で成果を出せるか不安…」など心配な気持ちが少なからずあるでしょう。
その不安を少しでも和らげるため、「応援しています」という旨を伝えるのが、相手への配慮を心得たデキる社会人。
また、メールの長さにも注意を払いましょう。
様々なことを伝えたいと思いますが、他の方からの返信もあることが想定されます。
3つの気持ちを入れつつも、例文程度の長さが無難です。
転職する方とは、またどこかで再会するかもしれません。
転職するからご縁が終わりということではなく、いつどんなことがあるか分からないので、ぜひ返信文は大切にしましょうね！
まとめ
転職する方からの挨拶メールへの返信のポイントについて、振り返っておきましょう。
① 感謝の気持ち
② 残念な気持ち
③ 応援の気持ち
形式的な返信では、どうしても相手への思いが伝わりにくいです。
ありがとうの気持ち、会社を離れてしまうことによる残念な気持ち、これからの活躍を願う気持ちを文面に入れると、感情が表現された文章になりますよ。
私も、転職する人に対して返信メールを書いたときに、この3つの気持ちを盛り込みました。
「寂しくなるな・・」と思っていましたが、1年半程経ってから会社に戻ってきた、なんてオチもありましたが（笑）
それでも、戻ってきたときには、「メールの内容が嬉しかった」と褒めてくれましたよ！
「終わりよければ、すべてよし」ではありませんが、転職する人には気持ちをしっかり伝えて、快く送り出すことがベストでしょう。
ぜひ相手の気持ちを考えた返信文を作成していきましょうね！
