明らかに自分宛てのメールではないよな…

こんなメールを受け取った際に、相手にどう指摘してあげればよいか迷っていませんか?

ビジネスメールで「宛先を間違えていますよ」とストレートに言うと、角が立ちそうな感じがしますよね^^;

 
じゃあ、どのように書けば丁寧に指摘できるの!?

 
もしあなたがこのような状況で困っていれば、あなたのお役に立てると思います。

このまま記事を読み進めて損はさせません!

 
社内と社外の方に宛てる場合の例文を使って、ポイントをお伝えしていきますね。

私は過去に、宛先を間違えて別の人にメールを送ってしまったことがあります。

その人からは、

「メールの宛先を間違えています。これが社外の人だったら大変なことになりますよ。今後は二度と同じミスをしないように注意してください。」

 
という返信が…。

言いたいことは分かりますが、「もう少し言い方ってあるよな・・」と思った経験がありました(;_;)

 
宛先を間違えるのは、メールを送った人のミスとはいえ、配慮のない指摘をすると、相手は気分を害してしまいます。

どのように書けば、丁寧かつやんわりと宛先間違いを指摘することができるのでしょうか?

 
そこで今回は、メール宛先間違い指摘する例文をご紹介していきますね。

まずは社内の方へ送る場合から見ていきましょう!

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【社内】宛先間違いを指摘する場合の例文

社内への指摘メールは、長文で書く必要はないので、簡潔にまとめることを意識しましょう。

話のやり取りをしていたわけではないため、話を膨らませる必要はありません。

 
また、間違いメールは、普段付き合いのない方から来る可能性も十分あります。

特別ユーモアなどを交える必要はなく、淡々と要件のみ伝える内容のメールの方が無難です!
 

以上を踏まえた上で、例文を見ていきましょう。

件名:Re:〇〇について

 
人事部
加藤 課長
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
先ほど、加藤課長より「〇〇について」という件名のメールが送られてきましたが、宛先に間違いはないでしょうか。

お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
 
よろしくお願いいたします。
 
営業部 山田 一郎

 

必要な事のみを簡潔に分かりやすく伝えていますね。

「間違えています」というストレートな指摘ではなく、「間違いはないでしょうか」という疑問形で指摘するのがポイント!

こうすることで、相手にやんわりと間違いを伝えることができます。
 

 
間違いメールの指摘は、相手に誤りを気付かせてあげるのが最大の目的。

そのため、話を広げずにやり取りを完結させるのがよいでしょう。

 
ちなみに、取引先や顧客といった社外の方へは、どのような内容で送ればよいのでしょうか。

続いて、社外の方へ間違いを指摘する場合の例文を見ていきましょう。

【社外】宛先間違いを指摘する場合の例文

基本的な内容は、社内へのメールと同様です。

ただし、相手は社外の方なので、社内以上に言葉遣いや指摘の仕方に気を付けることが大切。

相手を不快にさせないように気を付けましょう。

 
以上を踏まえた上で、例文をご紹介しますね。

件名:Re:先日の△△について

 
〇〇株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
先ほど〇〇様から「先日の△△ついて」という件名のメールを受信しました。

内容を拝見したところ、誤送信ではないかと思い、ご連絡を差し上げました。
 
つきましては、〇〇様のメール送信履歴をご確認くださいますよう、お願い申し上げます。

受信したメールは、勝手ながら破棄させていただきます。
 
よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 

例文のように、宛先を間違えているということを、相手に気付いてもらうような内容にしましょう。

今後の円滑なお付き合いのためにも、できるだけ角が立たないような言葉遣いがベストです。

先程の例文のように「間違いはないでしょうか」という疑問形で指摘するのもありですが、例文なので、もう一つの型で表現しました!

 
例文の「誤送信ではないかと思い、ご連絡差し上げました」という部分ですね。

相手に間違えているとストレートに指摘するのではなく、あくまで自分が「思う」と書くことによって、やんわりと指摘するようにしています。

 
社外・社内問わず、宛先間違いを指摘する場合に、意識したいポイントがあります。

注意すべき3つのポイントについて、次の見出しで見ていきましょう!

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宛先間違いを指摘する際に意識すべき3つのポイント

宛先間違いである旨を相手に指摘する際には、どんなことを意識すればよいのでしょうか?

そのポイントが・・・

  • 確認を促すような指摘をする
  • 誤送信メールへの対応も考慮する
  • Ccの人にも返信するかを考える

それぞれのポイントについてお伝えしていきますね!

① 確認を促すような指摘をする

宛先間違いは相手のミスですが、「間違えている」とストレートに指摘すると、相手が受ける印象はあまり良くないですよね。

もし私が受け手だったら、「もう少し言い方を考えてほしいなぁ」と思います^^;

 
間違いを指摘するときは「間違いはないでしょうか」と相手に確認を促すような指摘の仕方をすることで、やわらかい表現になります。

また、「誤送信ではないかと思います」のように、自分が「思う」と表現しても、指摘が間接的になりますよ!

 
上記のような表現だと、文章全体の角が取れた印象になります。

 
受け取った相手を不快にせず指摘することができるので、ぜひ意識しておきましょう!

② 誤送信メールへの対応も考慮する

メールを誤送信した相手からすれば、そのメールの行く末も気になるところ。

特に、機密情報が入っているような内容だと、相手が情報漏洩について不安に感じてしまいます。

 
宛名が自分ではないなど、明らかな誤送信である場合には、「破棄いたします」や「削除しておきます」と加えることも考慮しましょう。

一言付け加えておくことで、相手の安心感につながります。

相手への配慮という意味でも、ぜひ頭に入れておきましょう!

 
最後に、間違いメールが複数人にCcで送られていた場合のポイントもご紹介しますね。

③ Ccの人にも返信するかを考える

自分以外にも複数人に間違いメールが送られていた場合には、返信の際にCcを利用して、全員に返信することを考えましょう。

Ccを活用することで、誤送信されている旨を全員に伝えることができます。

つまり、一斉に情報の共有ができるということですね。

 
ただし、機密情報が含まれているなどで、本人にだけ伝えたい時もありますよね。

そういう場合には、Ccを使わず、やり取りしている相手だけに誤送信の旨を伝えましょう。

 
Ccを含めた全員に返信するか、相手だけに返信するかは、その状況に応じて考えることが大切!

 
間違いメールを受け取った際は、やり取りをしている相手だけを考えればいいというわけではありません。

Ccの宛先まで配慮できるのが、デキる社会人ですよ〜

まとめ

メールの宛先間違いを指摘する場合のポイントについて、振り返っておきましょう。

<宛先間違いを指摘するポイント>
① 確認を促すような指摘をする
② メールに対しての対応を明記する
③ Ccの人にも返信するかを考える

 
宛先間違いの指摘は、あくまで宛先を間違えているということを、相手に気付いてもらうことが目的。

単にミスの指摘が目的ではないので、今後の付き合いのためにも穏便に済ませましょう。

 
そのためには、「間違えています」というストレートな指摘ではなく、

  • 「間違いはないでしょうか」のように疑問形を使う
  • 「誤送信ではないかと思い」のように自分を主語にする

ことによって、やわらかく指摘することができます。

 
「間違えている」ということを指摘するのでも、表現の仕方によって相手が受ける印象は結構変わるものですよ^^

 
表現の仕方によって、印象が変わる例がこちら。

例えば、コップに半分の水が入っている場合、「もう半分しかない」と言うこともできるし、「まだ半分ある」と言うこともできますよね。

コップの水は半分という事実は同じなのに、表現の仕方で印象が変わるということ。

 
表現次第でマイナスにも、プラスにも変えることができるんです!

言葉の表現って怖い部分があるなと思いつつも、面白いですよね^^

 
ご紹介した3つのポイントを意識して、相手へ配慮の気持ちを持った指摘を心掛けていきましょう!

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