誤送信メールが来たけれども、どのように返信すればいいんだろう?

本来別の人に送られるメールが、あなたのところへ来てしまう場合がありますよね。

 
私は以下のような誤送信メールを受信したことがあります。

  • 宛先が違うお礼メールが送られてきた
  • 自分に全く関係ない社内プロジェクトの飲み会のお誘いメールが送られてきた

特に2番目のケースでは、送信者が上席にあたる役職者だったので、どのような対応をすべきか、とても悩んだ記憶があります・・。

 
誤送信メールを受信した場合には、返信して間違いを教えてあげるのが親切

でも悩んでしまうのが伝え方ですよね^^;

 
どのような文言で誤送信を伝えるのがよいのでしょうか?

そんな悩みを解消できるよう、誤送信への返信を例文付きでご紹介していきますね!

私は誤送信メールが送られてきた時に、何事もなかったようにやり過ごすことも、頭をよぎりました。

「でもそれだと、相手が誤送信に気付いていないのでは!?」と思い直し、しっかり伝えましたんですね!

相手から感謝されたので、「送ってよかった!」と思った経験があります。

 
このような悩みをすぐに解消できるよう、メール誤送信への返信例文をご紹介していきます。

まずは、社内の方からの誤送信に対する場合を見ていきましょう!

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【社内】メールの誤送信に対する返信例文

誤送信に対するお詫びメールが来ていない場合には、相手が誤送信に気付いていない可能性が高いです。

そのため、返信をして誤送信の旨を教えてあげることが大切。

 
社内でも、面識の浅い人や上司など少し距離がある場合と、後輩や同僚など距離が近い場合がありますよね。

それぞれの場合別にご紹介していきますね。

まずは、面識の浅い人や上司に送る場合の例文です。

面識の浅い人や上司などに送る場合

件名:Re:製品Aの作業工程について

 
製造部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
先程「製品Aの作業工程について」という件名のメールが送られてきましたが、宛先に間違いはないでしょうか。

ご確認いただけると幸いです。
 
よろしくお願いいたします。
 
営業部 山田 一郎

 
誤送信であることに気が付いたら、例文のような文言で、すぐに相手へと伝えてあげましょう。

本文中には、どのメールなのかすぐ分かるようにするため、件名を載せてあげると親切です。

 
「誤送信です」直接的な表現よりも、「宛先に間違いはないでしょうか」のように、相手に問いかけるような表現をオススメします。

その理由は、直接指摘するよりも、確認を促す表現の方が、相手へやわらかい印象で伝えることができるから。

 
では次に、後輩や同僚など距離が近い人の場合には、どんなメールを送ればよいのでしょうか?

日頃から付き合いがあるのであれば、少々くだけた感じでも構いません。

後輩や同僚などに送る場合

件名:Re:出荷体制の見直しの件

 
生産管理部
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
〇〇さん(※)、メールの宛先を間違えて送信していませんか。

「Re:出荷体制の見直しの件」という件名のメールは、私宛ではないと思います。
 
誤送信の旨は口外しませんので、今度ランチに連れて行ってくださいね。(※2)
 
営業部 山田 一郎

 
ある程度付き合いのある人に事務的な文面を送るのは、他人行儀な印象を与えてしまいます。

少々くだけた表現を盛り込むことで、先程のメールの文面よりも柔らかい印象を与えることができます。

 
特に※部分の「〇〇さん」と呼びかけることによって、堅苦しさを和らげることができます。

さらに、相手の距離が近ければ、(※2)のような文章を加えるのもアリです。

何気ない一言を加えることで、「しまった!」という相手の気持ちをグッと和らげることにつながりますよ!

 
社外の人からメールが誤送信されてきた場合は、どうなのでしょうか?

社内の人よりも、返信に気を遣いますね・・。

次の見出しで詳しく見ていきましょう!

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【社外】メールの誤送信に対する返信例文

社内とは異なり、社外からのメールの誤送信は、少々困ってしまいますね。

言葉遣いとマナーを意識しなければならない分、返信の難易度が高くなります。

 
社外の場合には、ビジネスマナーを意識した文章を心掛けましょう。

件名:Re:〇〇の見積書について

 
〇〇株式会社
営業部
〇〇 〇〇 様
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
本日私宛に届いた「〇〇の見積書について」という件名のメールですが、宛先を間違えてはいないでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけると幸いです。
 
よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
社外の方への返信は、角が立たないよう丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

指摘するような言い方では感じが悪くなってしまうので、社内と同様に確認を促すようなスタンスが良いでしょう。

誤送信への返信は、相手に誤送信をしたことに気付いてもらうことが目的。

特に社外の方の場合だと、気付かせてあげないと相手が困る場合が多いです。

「宛先を間違えてはいないでしょうか」の後に、「ご確認いただけると幸いです」と付け加えることで、二重に確認を促すことができますよ!

 
誤送信のメールを返信する際には、意識しておきたいポイントがあります。

どんなスタンスで送るのが、望ましいのでしょうか?

次の見出しで詳しくお伝えしていきますね!

気付いた時点で指摘してあげるのが優しさ

メールの誤送信というのは、送信した本人にとって非常に痛いミス。

しかし、本人はまだ誤送信に気付いていないかもしれません。

 
添付された資料などによっては、情報漏洩になり得るため、早い対応が必要です。

今後のことを考えると、気付いた時点で指摘してあげることが優しさと言えるでしょう。

 
社内・社外に関係なく、ビジネスで繋がりのある人をフォローするという姿勢が、非常に大事。

そうすると、後から何らかしらの形であなたに返ってくることが多いです。

ちなみに、私は誤送信の旨を教えてあげた後輩が、後々仕事を助けてくれたことがありました。

自分ではすっかり忘れている位に日が経っていたのですが、資料作りを手伝ってくれたんですね^^

「以前メールを間違えて送った時に助けてくれた」と覚えてくれて、忘れた頃に自分に恩が返ってきた経験があり、今となってはよい思い出です!

 
こんな経験もあるので、「見てみぬフリ」をせず、誤送信の旨を伝えてあげましょうね。

私はすぐに教えてあげるようにしていますよ!

 
誤送信だと気付くと、相手は大きなショックを受ける可能性があります。

「マズいことをしてしまった・・どうしよう(;_;)」と思うかもしれません。

 
そこで、少しでも相手を安心させてあげることが相手への配慮です。

次の見出しで詳しく見ていきましょう!

相手を安心させてあげるポイントとは?

メールの誤送信を指摘された相手は、ショックを受けてしまい、あたふた状態になるかもしれません。

そんなところに、「この指摘はマズいですよ」といったミスを責めるような対応は、望ましくありません。

 
相手が既にお付き合いのある人であれば、少しフランクな気遣いや冗談を挟むことで、ショックを軽減させてあげることもできます。

・〇〇さん、メールを間違えて送信してますよ。相手が私で良かったですね。

・このことは口外しないので、今度飲みに連れていってくださいね。

 

関係性が深くない方であれば、下記のような文言を入れるのもアリです。

・内容は口外しないようにして、破棄させていただきます。

 
このような文言をプラスすることによって、相手の気持ちはかなり楽になることでしょう。

もしかすると、あなたも同じようなミスを犯してしまう可能性があります。

相手の立場に立って考えることを忘れないようにしましょうね!

まとめ

メール誤送信への返信のポイントについて、振り返っておきましょう。

<誤送信メールへの返信のポイント>
◎ 気付いた時点ですぐに教えてあげる
◎ 相手の立場になって考える

 
相手は誤送信をしても、自分では気付いていない可能性があります。

もしもあなたが誤送信メールを受けてしまった時は、相手のためにも速やかに返信してあげましょう。

 
何より大切なのは、誤送信であることをしっかりと相手に伝えること

その際には、相手のことを思いやる気持ちを意識し、ミスを責めることは避けた方がいいです。

ただでさえ、相手は誤送信に対してショックを受けているハズなので^^;

 
誤送信を伝える際には、伝えるべきかどうか少しためらうかもしません。

しかしそこは、相手のためを思い、メールの返信をして教えてあげましょうね!

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